مهم‌ترین اصول در انتخاب دستگاه حضور و غیاب

به احتمال زیاد هنگام مراجعه به ادارات و سازمان‌های مختلف دستگاه‌هایی را در نزدیکی ورودی و خروجی مشاهده کرده‌اید که پرسنل هنگام ورود و خروج از آن استفاده می‌کنند. دستگاه حضور و غیاب یک دستگاه با تکنولوژی نسبتا جدید و فناوری مدرن به شمار می‌رود که از طریق روش‌های مختلف به منظور ثبت و اعلان حضور، ردیابی و ثبت دقیق میزان ساعات کاری کارکنان یک شرکت، اداره، سازمان، مجموعه و غیره به کار می‌رود؛ در واقع انتخاب دستگاه حضور و غیاب در حالت کلی به شما این امکان را می‌دهد تا برای کنترل ورود و خروج پرسنل و نظم‌دهی به فعالیت کارکنان، برنامه‌ریزی کنید.

با توجه به اینکه هم‌اکنون دستگاه‌های حضور و غیاب متنوع با انواع کارایی و فناوری از نظر ثبت حضور و تردد افراد، ساخته‌شده است، انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب با توجه به تعداد کارکنان و کاربرد در نظر گرفته‌شده مدیران، برای هر سازمان اهمیت بالایی دارد.

میزان واریز حقوق و مزایا، تعداد اخذ مرخصی و مدت‌زمان استفاده‌شده در طول مرخصی‌های اخذشده از طرف پرسنل، تعداد ماموریت کاری در نظر گرفته‌شده برای کارکنان و مدت‌زمان ماموریت و دیگر عوامل متاثر از دستورالعمل در نظر گرفته‌شده هر شرکت، به طور مستقیم به حضور یا عدم حضور پرسنل در ساعات کاری شرکت و مدت حضور فعال آنها بستگی دارد؛ بنابراین انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب مناسب برای هر شرکت و سازمان ضروری به نظر می‌رسد.

در گذشته عموما برای حضور و غیاب کارکنان از یک دفتر مناسب برای نام‌نویسی اعضا و گرفتن امضا از آنها استفاده می‌شد؛ بدیهی است که انتخاب دستگاه حضور و غیاب سنتی مانند روش ذکر شده علاوه بر زمان‌بر بودن با درصد بالایی از خطا و اشتباه همراه بوده و امکان اجحاف حق کارکنان، ایجاد اختلال در سیستم مدیریتی و عقب‌افتادن کارها و حتی سوء‌استفاده برخی کارکنان برای ثبت ساعات کاری بیشتر وجود دارد؛ در ادامه این مقاله، پس از ذکر خلاصه‌ای از مزایای وجود دستگاه حضور و غیاب برای یک مجموعه و انواع دستگاه های حضور و غیاب موجود، راهکارهایی را به شما معرفی می‌کنیم تا با اصول مهم در انتخاب دستگاه حضور و غیاب آشنا شوید و بهترین انتخاب را برای مجموعه خود داشته باشید.

انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب، هدفمند شدن فعالیت پرسنل شرکت

همانطور که ذکر شد، مخصوصا اگر تعداد پرسنلی که در مجموعه یا شرکت شما فعالیت می‌کنند، زیاد نباشد، انتخاب دستگاه حضور و غیاب ضروری به نظر می‌رسد. از مزایایی که شما با داشتن این دستگاه‌ها در شرکت خود از آنها بهره‌مند می‌شوید، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• ‌مدیریت حضور و غیاب به صورت دقیق و با کارایی بالا
• ردیابی ساعات فعال کاری حضوری پرسنل شرکت و انعطاف پذیری در تنظیم زمان کار پرسنل دورکار
• تطابق کامل میزان دستمزد و مزایای پرسنل بر اساس ساعات فعال و اضافی کاری بدون وجود خطاهای انسانی
• صرفه‌جویی زمان و هزینه برای پرداخت حقوق پرسنل(بخش بزرگی از حقوق که بر اساس ساعات کار تنظیم می‌شود).
• هدفمند بودن فعالیت‌های شرکت، ایجاد اعتماد دوطرفه میان کارکنان و مدیران و جلوگیری از ایجاد بی‌نظمی
• شفاف‌بودن نحوه رابطه بین پرسنل و مدیران و دسترسی به اطلاعات نحوه حضور و ساعات کاری پرسنل بصورت یکجا در بازه‌های زمانی دلخواه و مدیریت آنلاین

انواع دستگاه‌های حضور و غیاب

پیش از آمدن سیستم‌های حضور و غیاب کاملا اتوماتیک، فعالیت دستگاه‌های مورد استفاده در اکثر شرکت‌ها بصورت نیمه‌اتوماتیک بود؛ بطوریکه انتخاب دستگاه حضور و غیاب توسط مدیران شرکت، محدود به انتخاب دستگاه‌هایی با عملکرد کارتی و پانچی بود که حضور و غیاب پرسنل در آنها بصورت نیمه‌اتوماتیک ثبت می‌شد.

با توجه به امکان وجود دستکاری و تقلب در دستگاه‌های حضور و غیاب با فعالیت نیمه‌اتوماتیک و هم‌چنین گسترش‌دادن فعالیت‌های دستگاه‌ها علاوه بر ثبت حضور پرسنل، راه‌حل‌هایی اتخاذ شد که در نتیجه آن دستگاه‌های حضور و غیاب با فعالیت کاملا اتوماتیک مانند گیت کنترل تردد طراحی شدند؛ امروزه بیشتر مدیران به انتخاب این دستگاه‌ها برای شرکت و مجموعه‌ خودشان می‌پردازند.

دستگاه‌های حضور و غیاب امروزی شامل یک بخش سخت‌افزار و هم‌چنین نرم‌افزار متناسب هستند؛ قسمت سخت افزاری شامل فیزیک خود دستگاه حضور و غیاب است که بصورت کاملا آفلاین اطلاعات حضور و غیاب پرسنل را در خود ذخیره می‌کند. بخش نرم‌افزاری هم شامل یک لوح حاوی نرم‌افزار است که در سیستم کامپیوتر یا لب‌تاپ شرکت نصب شده و با متصل‌شدن به بخش سخت‌افزاری(به صورت باسیم یا بی‌سیم)، اطلاعاتی از قبیل تردد پرسنل شرکت، تعداد و مدت زمان مرخصی ثبت‌شده و غیره را در اختیار کاربر کنترل‌کننده قرار می‌دهد؛ هم‌چنین اکثر این نرم‌افزارها دارای بخش حسابرسی بوده که به وسیله آن مقدار حقوق و مزایای پرداختی محاسبه می‌شود.

از جمله پرکاربردترین گزینه‌ها در انتخاب دستگاه‌ حضور و غیاب مناسب و موجود در بازار، که در فروشگاه سایت ایران اکسس هم ارائه می‌شود، دستگاه‌های حضور و غیاب زیر هستند که به صورت اجمالی توضیح می‌دهیم:

• دستگاه‌ حضور و غیاب کارتی

در این نوع دستگاه، برای هر پرسنل یک کارت از طرف شرکت صادر می‌شود که شامل سریال یکتا می‌باشد؛ با قرارگیری کارت در روبروی دستگاه، ورود و خروج فرد به شرکت ثبت و کنترل می‌شود. انتخاب دستگاه حضور و غیاب با این روش مشکلاتی از قبیل نیاز به صدور کارت، عدم ثبت اطلاعات حضور و غیاب در صورت مفقودشدن کارت پرسنلی هر شخص، امکان آسیب به سنسورهای تشخیص کارت، وجود تقلب در ثبت کارت و غیره در پی خواهد ‌داشت. از طرفی انتخاب دستگاه حضور و غیاب با استفاده از کارت، ارزان‌تر از سایر دستگاه‌ها خواهد بود.

• دستگاه حضور و غیاب با استفاده از اثر انگشت

در این دستگاه، با قرارگرفتن اثرانگشت هر فرد در مکان خاص تعبیه‌شده (سنسور اثر انگشت)، اطلاعات ورود و خروج وی ثبت شده و به نرم‌افزار منتقل می‌شود. از مزایای این روش نسبت سیستم کارتی، همراه بودن شناسه کاربری فرد و عدم امکان ثبت تردد پرسنل به جای یکدیگر میباشد، همچنین در نسل جدید سیستم های اثرانگشتی، امکان شناسایی اثرانگشت تقلبی وجود دارد. نکته مهم در استفاده از سیستم حضور و غیاب اثرانگشتی، رعایت استاندارد لازم در ثبت و اسکن اولیه اثر انگشت میباشد.

• دستگاه حضور و غیاب با استفاده از تشخیص چهره

انتخاب دستگاه حضور و غیاب با استفاده از تشخیص چهره، اطلاعات به مراتب درست‌تر و دقیق‌تری در اختیار مدیریت شرکت قرار می‌دهد؛ برای یک مجموعه شلوغ با چگالی تردد بالا با توجه به سرعت بیشتر ثبت اطلاعات، انتخاب این نوع دستگاه‌ها مناسب‌تر است.

• دستگاه حضور و غیاب با استفاده از تشخیص عنبیه چشم پرسنل

مانند مورد قبلی، سیستم تشخیص عنبیه، اطلاعات دقیق‌تری ارائه می‌دهد؛ انتخاب دستگاه حضور و غیاب با استفاده از تشخیص چهره یا عنبیه، هزینه بیشتری نسبت به سایر دستگاه‌ها برای مدیران مجموعه خواهد داشت.

برای کسب آگاهی بیشتر راجع‌ به دستگاه‌های حضور و غیاب، انواع آنها و ویژگی‌های بهترین دستگاه حضور و غیاب می‌توانید مقاله آشنایی با انواع مختلف دستگاه‌های حضور و غیاب را  مطالعه کنید.

اصول مهم در انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب

با توجه به تنوعی که برای دستگاه‌های حضور و غیاب و کنترل تردد از لحاظ دستورالعمل شناسایی افراد ذکر شد، شاید در ابتدا انتخاب بهترین نوع دستگاه سخت به نظر برسد، اما دسته‌بندی که در ادامه ذکر می‌شود، انتخاب دستگاه حضور و غیاب را برای شما بسیار آسان می‌کند:

1-انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب با توجه به مکان مورداستفاده

در این قسمت باتوجه به مکان استفاده از این دستگاه‌ها به بررسی مدل‌های مختلف خواهیم پرداخت.

• انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای کارخانه‌های بزرگ و سازمان‌های پزشکی

با توجه به امکان از بین‌رفتن یا کم‌رنگ شدن اثر انگشت افراد به دلیل سختی مشغله و کار با مواد مختلف، انتخاب دستگاه حضور و غیاب با استفاده از تشخیص چهره یا استفاده از کارت پرسنلی منطقی‌تر است.

• انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای اداره‌های مختلف

از پرکاربردترین مکان‌ها در استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب که پرسنل در آنها بصورت منظم و شیفت مشخص کار می‌کنند، ادارات هستند که انتخاب دستگاه حضور و غیاب با اثرانگشت و تشخیص چهره مناسب‌تر به نظر می‌رسد.

• انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای مدارس

مدارس و آموزشگاه‌ها نیز از جمله مکان‌هایی هستند که با توجه به تعدد پرسنل مدیریتی و دانش‌آموزان می‌توانند تکنولوژی تشخیص چهره و اثرانگشت را برای کنترل ورود و خروج در نظر بگیرند. توجه به نوع  نرم افزار حضور و غیاب مدارس هم علاوه بر انتخاب دستگاه ضروری است.

• انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای باشگاه‌ها و استخرها

در انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب برای باشگاه‌ها و نرم‌افزار مناسب درجه آزادی بیشتری داریم که دستگاه‌های کارتی، تشخیص چهره و اثر انگشتی پرکاربردترین هستند. اما برای مکان هایی که دارای رطوبت زیادی هستند، مانند استخر ها و یا مناطق شمالی و جنوبی کشور که دارای آب و هوای شرجی هستند، انتخاب دستگاه  حضور و غیاب IP دار، امری ضروری است.

2-انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب با توجه به مشخصات خود دستگاه

علاوه بر مکان مورداستفاده دستگاه حضور و غیاب، مشخصات خود دستگاه و ویژگی‌های نرم افزاری نیز برای انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب نقش دارند که توجه به نکات زیر ضروری است:

• ظرفیت دستگاه انتخاب‌شده و تعداد دستگاه‌ها با توجه به چگالی تردد
• قیمت دستگاه حضور و غیاب و بودجه موجود
• امکان ایجاد روش ارتباطی دستگاه انتخاب‌شده با بخش نرم‌افزاری(سیم، LAN، WIFI و غیره)
• سرعت ثبت و انتقال اطلاعات دستگاه و دیگر تجهیزات جانبی
• وجود محل مناسب برای نصب دستگاه و تجهیزات
• وجود نرم‌افزار مناسب با کاربری مدیریت شرکت برای دستگاه انتخاب شده

برای کسب اطلاعات جامع و بیشتر به صفحه معرفی دستگاه‌های حضور و غیاب مراجعه کنید.

در پروسه انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب در کنار شما خواهیم بود!

امروزه دستگاه‌های حضور و غیاب به بخش جدانشدنی ادارات و شرکت‌ها تبدیل شده‌اند که مدیریت پرسنل، پرداخت حقوق و مزایا و دیگر کارهای مدیریتی را آسان‌تر از گذشته کرده‌اند.

اگر شما مدیر یک مجموعه یا سازمان خاص هستید، شرکت ایران اکسس، با ارائه انواع دستگاه‌های حضور و غیاب به همراه تکنولوژی جدید، آماده تامین و تجهیز دستگاه حضور و غیاب مناسب برای مجموعه شماست.