مهم‌ترین اصول در انتخاب دستگاه حضور و غیاب

به احتمال زیاد هنگام مراجعه به ادارات و سازمان‌های مختلف دستگاه‌هایی را در نزدیکی ورودی و خروجی مشاهده کرده‌اید که پرسنل هنگام ورود و خروج از آن استفاده می‌کنند. دستگاه حضور و غیاب یک دستگاه با تکنولوژی نسبتا جدید و فناوری مدرن به شمار می‌رود که از طریق روش‌های مختلف به منظور ثبت و اعلان حضور، ردیابی و ثبت دقیق میزان ساعات کاری کارکنان یک شرکت، اداره، سازمان، مجموعه و غیره به کار می‌رود؛ در واقع انتخاب دستگاه حضور و غیاب در حالت کلی به شما این امکان را می‌دهد تا برای کنترل ورود و خروج پرسنل و نظم‌دهی به فعالیت کارکنان، برنامه‌ریزی کنید.

با توجه به اینکه هم‌اکنون دستگاه‌های حضور و غیاب متنوع با انواع کارایی و فناوری از نظر ثبت حضور و تردد افراد، ساخته‌شده است، انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب با توجه به تعداد کارکنان و کاربرد در نظر گرفته‌شده مدیران، برای هر سازمان اهمیت بالایی دارد.

میزان واریز حقوق و مزایا، تعداد اخذ مرخصی و مدت‌زمان استفاده‌شده در طول مرخصی‌های اخذشده از طرف پرسنل، تعداد ماموریت کاری در نظر گرفته‌شده برای کارکنان و مدت‌زمان ماموریت و دیگر عوامل متاثر از دستورالعمل در نظر گرفته‌شده هر شرکت، به طور مستقیم به حضور یا عدم حضور پرسنل در ساعات کاری شرکت و مدت حضور فعال آنها بستگی دارد؛ بنابراین انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب مناسب برای هر شرکت و سازمان ضروری به نظر می‌رسد.

در گذشته عموما برای حضور و غیاب کارکنان از یک دفتر مناسب برای نام‌نویسی اعضا و گرفتن امضا از آنها استفاده می‌شد؛ بدیهی است که انتخاب سیستم حضور و غیاب سنتی مانند روش ذکر شده علاوه بر زمان‌بر بودن با درصد بالایی از خطا و اشتباه همراه بوده و امکان اجحاف حق کارکنان، ایجاد اختلال در سیستم مدیریتی و عقب‌افتادن کارها و حتی سوء‌استفاده برخی کارکنان برای ثبت ساعات کاری بیشتر وجود دارد.

در ادامه این مقاله، پس از ذکر خلاصه‌ای از مزایای وجود دستگاه حضور و غیاب برای یک مجموعه و انواع دستگاه های حضور و غیاب موجود، راهکارهایی را به شما معرفی می‌کنیم تا با اصول مهم در انتخاب دستگاه حضور غیاب آشنا شوید و بهترین انتخاب را برای مجموعه خود داشته باشید.

انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب، هدفمند شدن فعالیت پرسنل شرکت

همانطور که ذکر شد، مخصوصا اگر تعداد پرسنلی که در مجموعه یا شرکت شما فعالیت می‌کنند، زیاد نباشد، انتخاب دستگاه حضور و غیاب ضروری به نظر می‌رسد. از مزایایی که شما با داشتن این دستگاه‌ها در شرکت خود از آنها بهره‌مند می‌شوید، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• ‌مدیریت تردد و حضور و غیاب به صورت دقیق و با کارایی بالا
• ردیابی ساعات فعال کاری حضوری پرسنل شرکت و انعطاف پذیری در تنظیم زمان کار پرسنل دورکار
• تطابق کامل میزان دستمزد و مزایای پرسنل بر اساس ساعات فعال و اضافی کاری بدون وجود خطاهای انسانی
• صرفه‌جویی زمان و هزینه برای پرداخت حقوق پرسنل(بخش بزرگی از حقوق که بر اساس ساعات کار تنظیم می‌شود).
• هدفمند بودن فعالیت‌های شرکت، ایجاد اعتماد دوطرفه میان کارکنان و مدیران و جلوگیری از ایجاد بی‌نظمی
• شفاف‌بودن نحوه رابطه بین پرسنل و مدیران و دسترسی به اطلاعات نحوه حضور و ساعات کاری پرسنل بصورت یکجا در بازه‌های زمانی دلخواه و مدیریت آنلاین

انتخاب دستگاه حضور و غیاب در میان برندهای متعدد با رنج قیمتی متفاوت بدون اطلاع دقیق از مشخصات دستگاه ها فرایند آسانی نیست!

انواع دستگاه‌های حضور و غیاب

پیش از آمدن سیستم‌های حضور و غیاب کاملا اتوماتیک، فعالیت دستگاه‌های مورد استفاده در اکثر شرکت‌ها بصورت نیمه‌اتوماتیک بود؛ بطوریکه انتخاب دستگاه حضور و غیاب توسط مدیران شرکت، محدود به انتخاب دستگاه‌هایی با عملکرد کارتی و پانچی بود که حضور و غیاب پرسنل در آنها بصورت نیمه‌اتوماتیک ثبت می‌شد.

با توجه به امکان وجود دستکاری و تقلب در دستگاه‌های حضور و غیاب با فعالیت نیمه‌اتوماتیک و هم‌چنین گسترش‌دادن فعالیت‌های دستگاه‌ها علاوه بر ثبت حضور پرسنل، راه‌حل‌هایی اتخاذ شد که در نتیجه آن دستگاه‌های حضور و غیاب با فعالیت کاملا اتوماتیک مانند گیت کنترل تردد طراحی شدند؛ امروزه بیشتر مدیران به انتخاب این دستگاه‌ها برای شرکت و مجموعه‌ خودشان می‌پردازند.

دستگاه‌های حضور و غیاب امروزی شامل یک بخش سخت‌افزار و هم‌چنین نرم‌افزار متناسب هستند؛ قسمت سخت افزاری شامل فیزیک خود دستگاه حضور و غیاب است که بصورت کاملا آفلاین اطلاعات تردد پرسنل را در خود ذخیره می‌کند. بخش نرم‌افزاری هم شامل یک لوح حاوی نرم‌افزار است که در سیستم کامپیوتر یا لب‌تاپ شرکت نصب شده و با متصل‌شدن به بخش سخت‌افزاری(به صورت باسیم یا بی‌سیم)، اطلاعاتی از قبیل تردد پرسنل شرکت، تعداد و مدت زمان مرخصی ثبت‌شده و غیره را در اختیار کاربر کنترل‌کننده قرار می‌دهد؛ هم‌چنین اکثر این نرم‌افزارها دارای بخش حسابرسی بوده که به وسیله آن مقدار حقوق و مزایای پرداختی محاسبه می‌شود.

از جمله پرکاربردترین گزینه‌ها در انتخاب سیستم ورود و خروج مناسب و موجود در بازار، که در فروشگاه ایران اکسس هم ارائه می‌شود، دستگاه‌های حضور و غیاب زیر هستند که به صورت اجمالی توضیح می‌دهیم:

• دستگاه‌ حضور و غیاب کارتی

در این نوع دستگاه، برای هر پرسنل یک کارت از طرف شرکت صادر می‌شود که شامل سریال یکتا می‌باشد؛ با قرارگیری کارت در روبروی دستگاه، ورود و خروج فرد به شرکت ثبت و کنترل می‌شود. انتخاب دستگاه ساعتزنی با این روش مشکلاتی از قبیل نیاز به صدور کارت، عدم ثبت اطلاعات حضور و غیاب در صورت مفقودشدن کارت پرسنلی هر شخص، امکان آسیب به سنسورهای تشخیص کارت، وجود تقلب در ثبت کارت و غیره در پی خواهد ‌داشت. از طرفی انتخاب دستگاه حضور و غیاب با استفاده از کارت، ارزان‌تر از سایر دستگاه‌ها خواهد بود.

• دستگاه حضور و غیاب با استفاده از اثر انگشت

در این دستگاه، با قرارگرفتن اثرانگشت هر فرد در مکان خاص تعبیه‌شده (سنسور اثر انگشت)، اطلاعات ورود و خروج وی ثبت شده و به نرم‌افزار منتقل می‌شود. از مزایای این روش نسبت سیستم کارتی، همراه بودن شناسه کاربری فرد و عدم امکان ثبت تردد پرسنل به جای یکدیگر میباشد، همچنین در نسل جدید سیستم های اثر انگشتی، امکان شناسایی اثرانگشت تقلبی وجود دارد. نکته مهم در استفاده از سیستم حضور و غیاب اثرانگشتی، رعایت استاندارد لازم در ثبت و اسکن اولیه اثر انگشت میباشد.

• دستگاه حضور و غیاب با استفاده از تشخیص چهره

انتخاب دستگاه حضور و غیاب با استفاده از تشخیص چهره، اطلاعات به مراتب درست‌تر و دقیق‌تری در اختیار مدیریت شرکت قرار می‌دهد؛ برای یک مجموعه شلوغ با چگالی تردد بالا با توجه به سرعت بیشتر ثبت اطلاعات، انتخاب این نوع دستگاه‌ها مناسب‌تر است.

• دستگاه حضور و غیاب با استفاده از تشخیص عنبیه چشم پرسنل

مانند مورد قبلی، سیستم تشخیص عنبیه اطلاعات دقیق‌تری ارائه می‌دهد؛ انتخاب دستگاه حضور غیاب با استفاده از تشخیص چهره یا عنبیه، هزینه بیشتری نسبت به سایر دستگاه‌ها برای مدیران مجموعه خواهد داشت.

برای کسب آگاهی بیشتر راجع‌ به دستگاه‌های حضور و غیاب، انواع آنها و ویژگی‌های بهترین دستگاه حضور و غیاب می‌توانید مقاله بهترین دستگاه حضور و غیاب را مطالعه کنید.

دستگاه تشخیص عنبیه یا چشمی، از بهترین سیستم های ترددی است که با توجه به قیمت بالای آنها، چگونگی انتخاب آن بسیار مهم و ضروری است.

اصول مهم در انتخاب سیستم حضور و غیاب مناسب

با توجه به تنوعی که برای دستگاه‌های حضور و غیاب و کنترل تردد از لحاظ دستورالعمل شناسایی افراد ذکر شد، شاید در ابتدا انتخاب بهترین نوع دستگاه سخت به نظر برسد، اما دسته‌بندی که در ادامه ذکر می‌شود، انتخاب این سیستم پرکاربرد را برای شما بسیار آسان می‌کند:

1- انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب با توجه به مکان مورد استفاده

در این قسمت باتوجه به مکان استفاده از این دستگاه‌ها به بررسی مدل‌های مختلف خواهیم پرداخت.

• انتخاب سیستم حضور غیاب برای کارخانه‌های بزرگ و سازمان‌های پزشکی

با توجه به امکان از بین‌رفتن یا کم‌رنگ شدن اثر انگشت افراد به دلیل سختی مشغله و کار با مواد مختلف، انتخاب دستگاه حضور و غیاب با استفاده از تشخیص چهره یا استفاده از کارت پرسنلی منطقی‌تر است.

• انتخاب ساعت حضور و غیاب برای اداره‌های مختلف

از پرکاربردترین مکان‌ها در استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب که پرسنل در آنها بصورت منظم و شیفت مشخص کار می‌کنند، ادارات هستند که انتخاب دستگاه حضور و غیاب با اثرانگشت و تشخیص چهره مناسب‌تر به نظر می‌رسد.

• انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای مدارس

مدارس و آموزشگاه‌ها نیز از جمله مکان‌هایی هستند که با توجه به تعدد پرسنل مدیریتی و دانش‌آموزان می‌توانند تکنولوژی تشخیص چهره و اثرانگشت را برای کنترل ورود و خروج در نظر بگیرند. توجه به نوع  نرم افزار حضور و غیاب مدارس هم علاوه بر انتخاب دستگاه ضروری است.

• انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای باشگاه‌ها و استخرها

در انتخاب دستگاه حضور غیاب مناسب برای باشگاه‌ها و نرم‌افزار مناسب درجه آزادی بیشتری داریم که دستگاه‌های کارتی، تشخیص چهره و اثر انگشتی پرکاربردترین هستند. اما برای مکان هایی که دارای رطوبت زیادی هستند، مانند استخر ها و یا مناطق شمالی و جنوبی کشور که دارای آب و هوای شرجی هستند، انتخاب دستگاه  حضور و غیاب IP دار، امری ضروری است.

2- انتخاب دستگاه حضور غیاب مناسب با توجه به مشخصات خود دستگاه

علاوه بر مکان مورد استفاده سیستم ورود و خروج، مشخصات خود دستگاه و ویژگی‌های نرم افزاری نیز در انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب نقش دارند که توجه به نکات زیر ضروری است:

• ظرفیت دستگاه انتخاب‌شده و تعداد دستگاه‌ها با توجه به چگالی تردد
• قیمت دستگاه حضور و غیاب و بودجه موجود
• امکان ایجاد روش ارتباطی دستگاه انتخاب‌شده با بخش نرم‌افزاری(سیم، LAN، WIFI و غیره)
• سرعت ثبت و انتقال اطلاعات دستگاه و دیگر تجهیزات جانبی
• وجود محل مناسب برای نصب دستگاه و تجهیزات
• وجود نرم‌افزار مناسب با کاربری مدیریت شرکت برای دستگاه انتخاب شده

برای کسب اطلاعات جامع و بیشتر به صفحه معرفی دستگاه‌های حضور و غیاب مراجعه کنید.

در پروسه انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب در کنار شما خواهیم بود!

امروزه دستگاه‌های حضور و غیاب به بخش جدا نشدنی ادارات و شرکت‌ها تبدیل شده‌اند که مدیریت پرسنل، پرداخت حقوق و مزایا و دیگر کارهای مدیریتی را آسان‌تر از گذشته کرده‌اند.

اگر شما مدیر یک مجموعه یا سازمان خاص هستید، شرکت ایران اکسس، با ارائه انواع دستگاه‌های حضور و غیاب به همراه تکنولوژی جدید، آماده تامین و تجهیز دستگاه حضور و غیاب مناسب برای مجموعه شماست.