حضور و غیاب در محیط‌های کاری پرخطر: کارمندان و کارفرمایان بدانند!

یکی از مشکلات و دغدغه‌های ایمنی در مجموعه‌ها، حضور و غیاب در محیط‌های کاری پرخطر است. دستگاه‌های ثبت ورود و خروج به ابزاری ضروری برای مدیریت نیروی کار در سازمان‌ها تبدیل شده‌اند. این دستگاه‌ها به کارفرمایان کمک می‌کنند تا ساعات کاری کارکنان خود را به دقت ثبت و پیگیری کنند و از نظم و امنیت محیط کار اطمینان حاصل کنند. با این حال، استفاده از دستگاه‌های حضور غیاب در محیط‌های کاری خطرناک، چالش‌های مختلفی را به همراه دارد. در این مقاله، قصد داریم به بررسی این چالش‌ها و ارائه راهکارهایی برای مدیریت حضور و غیاب در این مکان‌ها بپردازیم.

تعریف محیط‌های کاری پرخطر

محیط‌های کاری پرخطر به مکان‌هایی گفته می‌شود که در آنها، کارمندان در معرض خطرات تهدید کننده سلامتی و ایمنی قرار دارند. این خطرات می‌توانند شامل عوامل فیزیکی (مانند دما، رطوبت، صدا، ارتعاش، تشعشعات، انفجار و حریق)، عوامل شیمیایی (مانند گازها، بخارات، گرد و غبار و مواد سمی)، عوامل بیولوژیکی (مانند ویروس‌ها، باکتری‌ها و قارچ‌ها)، عوامل ارگونومیکی (مانند وضعیت نامناسب بدن، بلند کردن اجسام سنگین و حرکات تکراری) و عوامل روانی (مانند استرس، فشار کاری و خشونت) باشند.

چند مثال‌ از محیط‌های کاری پرحادثه عبارتند از: کارخانه‌های تولیدی، معادن، واحدهای نفت و گاز، پروژه‌های ساخت و ساز، آزمایشگاه‌ها، بیمارستان‌ها و مراکز آتش‌نشانی.

چالش‌های حضور و غیاب در محیط‌های کاری پرخطر

در ادامه به برخی از مشکلات و مسائلی اشاره می‌کنیم که هنگام استفاده از دستگاه‌های ثبت تردد در محیط‌های کاری پرخطر رخ می‌دهند:

مشکلات فنی

شرایط محیطی دشوار (مانند دما، رطوبت، گرد و غبار و مواد شیمیایی) می‌توانند باعث خرابی دستگاه‌های حضور و غیاب شوند و عملکرد آنها را با مشکل مواجه کنند. برای مثال، دمای بالا امکان آسیب به قطعات الکترونیکی دستگاه را افزایش می‌دهد، رطوبت زیاد می‌تواند باعث خوردگی قطعات فلزی شود و گرد و غبار می‌تواند باعث مسدود شدن حسگرها شود.

موانع انسانی

برخی اشتباهات انسانی می‌تواند منجر به ثبت نادرست اطلاعات حضور غیاب شوند. چند مورد از این اشتباهات شامل خطای کاربری، عدم آموزش کافی و بی‌توجهی به نکات ایمنی می‌باشد. برای نمونه، اگر کارکنان آموزش ندیده باشند که چگونه از سیستم‌ها استفاده کنند، ممکن است اطلاعات را به صورت صحیح وارد نکنند یا به دستگاه آسیب بزنند.

مشکلات امنیتی

احتمال سرقت اطلاعات و جعل هویت در محیط‌های کاری پرخطر بیشتر است. مثلا، افراد سودجو ممکن است سعی در دسترسی به اطلاعات هویتی پرسنل داشته باشند یا از کارت‌های حضور و غیاب جعلی استفاده کنند.

چالش‌های قانونی و مدیریتی

رعایت استانداردهاو اجرای قوانین حضور و غیاب در محیط‌های پر ریسک باعث حفظ حریم خصوصی کارکنان می‌شود.

برخی موارد بسیار حائز اهمیت در محیط‌های پر ریسک، رعایت استانداردها، حفظ حریم خصوصی کارکنان و اجرای قوانین مربوط به حضور و غیاب است. به عنوان نمونه، کارفرمایان باید از ثبت و نگهداری درست اطلاعات حضور و غیاب کارکنان اطمینان حاصل کنند و از آنها در برابر سوء استفاده محافظت نمایند.

در ادامه این بخش، وظایف کارفرمایان در زمینه مدیریت حضور و غیاب در محیط‌های کاری پرخطر را شرح می‌دهیم.

وظایف کارفرمایان در محیط‌های پرخطر

در محیط‌های کاری پرحادثه، کارفرما مسئولیت‌های مهمی در زمینه مدیریت حضور و غیاب کارکنان بر عهده دارد که عبارتند از:

• تهیه و نصب دستگاه‌های مناسب: کارفرمایان باید دستگاه‌های حضور و غیابی را تهیه و نصب کنند که با شرایط محیطی محل کار سازگارند و در برابر عوامل آسیب‌زا مقاوم هستند. به عنوان مثال، در محیط‌های با دمای بالا، باید از دستگاه‌هایی استفاده شود که در برابر حرارت مقاومت دارند و در مکان‌های مرطوب، باید دستگاه‌های ضد آب به کار روند.
• آموزش کارکنان: کارفرماها باید روش درست استفاده از دستگاه‌های کنترل تردد و نکات ایمنی مربوط به آنها را به کارکنان خود آموزش دهند. کارمندان باید چگونگی استفاده از کارت حضور غیاب و حسگرهای اثر انگشت را بلد باشند و آگاهی داشته باشند که در صورت بروز هرگونه مشکل، چه کاری انجام دهند.
• تدوین دستورالعمل‌ها: کارفرمایان باید دستورالعمل‌های دقیقی را برای ثبت حضور و غیاب کارگران تهیه و اجرا کنند. این دستورالعمل‌ها باید نحوه ثبت ورود و خروج، نحوه گزارش مشکلات و خرابی‌ها و نحوه برخورد با موارد غیبت را در بر بگیرد.
• نظارت و رفع مشکلات: کارفرما باید نظارت منظم و دقیقی بر عملکرد دستگاه‌های حضور غیاب کند و در صورت بروز هر مشکلی، سریعا آن را رفع نماید. به عنوان مثال، در صورت خرابی یک دستگاه، باید سریعا آن را تعمیر یا تعویض نمود تا اختلالی در ثبت ورود و خروج کارکنان ایجاد نشود.
• حفظ حریم خصوصی: ضروری است که کارفرمایان اطلاعات شخصی کارکنان را محرمانه نگه دارند و از آنها در برابر هرگونه سوء استفاده حفاظت کنند. به هیچ وجه نباید اطلاعات حضور و غیاب کارکنان در اختیار افراد غیرمجاز قرار گیرد و این اطلاعات باید به صورت امن ذخیره شوند.

در ادامه توجه شما را به وظایف کارمندان در محیط‌های کاری پرخطر جلب می‌کنیم.

وظایف کارمندان در محیط‌های خطرناک

کارمندان هم در محیط‌های کاری پرخطر، وظایفی در زمینه تردد خود دارند که عبارتند از:

• استفاده صحیح از دستگاه‌ها:  کارمندان باید نحوه استفاده صحیح از دستگاه‌های حضور و غیاب را بیاموزند و نکات ایمنی مربوط به آنها را رعایت کنند. به عنوان مثال، کارکنان باید هنگام استفاده از کارت حضور و غیاب و حسگرهای اثر انگشت دقت لازم را به کار ببرند و اطلاعات خود را اشتباه ثبت نکنند.
• گزارش مشکلات: کارمندان باید هرگونه مشکل یا خرابی در دستگاه‌های حضور و غیاب را به مسئول مربوطه گزارش دهند. یا اگر اطلاعات به درستی ثبت نشد، کارکنان باید سریعا با مسئولین هماهنگ کنند تا مشکل برطرف شود.
• همکاری با کارفرمایان: کارمندان باید کارفرمایان را در اجرای دستورالعمل‌های حضور و غیاب یاری دهند. همچنین باید به موقع در محل کار حاضر شوند و در صورت لزوم، اطلاعات مربوط به حضور و غیاب خود را ارائه دهند.
• حفظ اطلاعات شخصی:  کارمندان باید اطلاعات شخصی خود را محرمانه نگه دارند و از آنها در برابر افراد سودجو و متقلب محافظت کنند. کارکنان نباید کارت حضور و غیاب خود را در اختیار دیگران قرار دهند. فراگیری نحوه استفاده درست و دقیق از سیستم حضور غیاب، از وظایف واجب کارکنان محیط های پرخطر است.

حال به راهکارهای مفید برای بهبود حضور و غیاب در محیط‌های پرخطر توجه نمایید.

راهکارهای پیشنهادی برای بهبود فرایند حضور غیاب در محیط کاری خطرناک

برای بهبود مدیریت حضور و غیاب در محیط‌های کاری پر ریسک، می‌توان از راهکارهای زیر استفاده کرد:

• استفاده از دستگاه‌های مقاوم: همیشه بهتر است از دستگاه‌های حضور و غیابی استفاده شود که در برابر شرایط سخت محیطی مانند دما، رطوبت و … مقاوم باشند. هرچه این دستگاه‌ها از جنس مرغوب‌تری ساخته شده باشند و استانداردهای حفاظتی بالاترین داشته باشند مقاوم‌تر هستند. مثلا برای محیط‌های گرم و خشک، بدنه‌ی فلزی توصیه می‌‍‌شود. فیلترهای ضد گرد و غبار و پوشش‌های مقاوم در برابر مواد شیمیایی نیز از اهمیت خاصی برخوردارند.
• استفاده از سیستم‌های بیومتریک: استفاده از سیستم‌های بایومتریک (مانند اثر انگشت و تشخیص چهره) دقت و امنیت ثبت تردد را به شدت افزایش می‌دهد چرا که این سیستم‌ها هم کاملا ضد تقلب هستند و استفاده از آنها نیز سریع و راحت است. نکته‌ای که باید به آن توجه کرد اینست که نوع سیستم بیومتریک با دقت و توجه به شرایط محیطی انتخاب شود. مثالا، سیستم تشخیص چهره ممکن است در محیط‌های کم نور یا پر نور به خوبی شناسایی را انجام ندهد، یا سیستم اثر انگشتی در محیط‌های آلوده به گرد و غبار یا مواد شیمیایی احتمال دارد دچار اختلال شود.
• استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته: یک روش برای مدیریت آسان اطلاعات و تهیه‌ی گزارش‌های جامع، کمک گرفتن از نرم‌افزارهای مدیریت حضور و غیاب پیشرفته است. این نرم‌افزارها امکان ثبت دقیق ساعات کاری و قابلیت ادغام با سایر سیستم‌های سازمانی (مانند سیستم حقوق و دستمزد) را دارند و به بهبود فرآیندهای مدیریتی کمک می‌کنند.
• بازرسی و نگهداری دوره‌ای: یک مورد بسیار موثر، سرویس دوره‌ای و بازرسی منظم است که از بروز مشکلات جدی و اختلال در ثبت حضور و غیاب پیشگیری می‌کند.
• آموزش و آگاهی‌رسانی: دادن اطلاعات کافی در مورد اهمیت ثبت صحیح حضور و غیاب به کارمندان و آموزش نحوه استفاده از دستگاه‌ها به آنها اهمیت بسزایی دارد. کارکنان باید از قوانین و مقررات مربوط به حضور و غیاب در محیط‌های کاری پرخطر آگاه باشند.
• استفاده از سیستم‌های پشتیبان: استفاده از سیستم‌های پشتیبان (مانند دستگاه‌های جایگزین یا نرم‌افزارهای آنلاین) در دستگاه‌های اصلی ضروری است. این امر از هرگونه وقفه در ثبت حضور و غیاب جلوگیری می‌کند. سرویس دوره‌ای و بازرسی منظم می‌تواند از بروز مشکلات جدی و اختلال در ثبت حضور و غیاب پیشگیری کند.

در ادامه راهنمایی‌هایی در خصوص انتخاب دستگاه کنترل ورود و خروج در چنین محیط‌هایی ارائه می‌دهیم:

انتخاب مدل مناسب دستگاه حضور و غیاب برای محیط‌های پرخطر

برای انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب محیط‌های پرخطر، باید این معیارها را در نظر بگیرید. مقاومت دستگاه در برابر موقعیت محیط، قابلیت اطمینان و عملکرد صحیح در شرایط سخت، دقت در ثبت اطلاعات حضور و غیاب، امنیت بالا و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز، سهولت استفاده، در دسترس بودن قطعات یدکی، و هزینه دستگاه و نگهداری آن.

برای تصمیم گیری بهتر لازم است انواع دستگاه‌های حضور و غیاب موجود در بازار و ویژگی‌های هر کدام را بشناسید.

نتیجه‌گیری

مدیریت حضور و غیاب در محیط‌های کاری پرخطر، امری پیچیده و چالش‌برانگیز است که تحقق آن به همکاری و توجه کارمندان و کارفرمایان نیاز دارد. با رعایت نکات گفته شده در این مقاله و استفاده از راهکارهای مناسب، می‌توان از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری کرد.

امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد. در صورت وجود هرگونه سوال یا ابهام، لطفا با ما تماس بگیرید.

سوالات متداول

بعضی از سوالات پرتکرار مشتریان بدین ترتیب است:

1. چه نوع سیستم‌های حضور و غیابی برای محیط‌های کاری پرخطر مناسبند؟
   در این محیط‌ها، سیستم‌های حضور و غیاب باید قابلیت عملکرد در شرایط دشوار (مثل دماهای بالا یا پایین، محیط‌های خاکی یا مرطوب)، قابلیت گزارش‌دهی دقیق و امکان نظارت از راه دور داشته باشند. استفاده از تکنولوژی‌هایی مانند بیومتریک (شناسایی اثرانگشت یا تشخیص چهره) و سیستم‌های RFID ، با توجه به شرایط کاری، می‌تواند مؤثر باشد.
2. آیا سیستم‌های حضور و غیاب می‌توانند به کاهش تصادفات و حوادث کاری در محیط‌های پرخطر کمک کنند؟
   بله، این سیستم‌ها می‌توانند با نظارت دقیق‌تر بر کارکنان و اطمینان از حضور آنها در محل‌های مشخص شده در زمان‌های معین، احتمال بروز اشتباهات و حوادث ناشی از غیبت یا تأخیر را کاهش دهند.
3. آیا در محیط‌های کاری پرخطر آموزش‌های خاصی در زمینه استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب برای کارکنان لازم است؟
   بله، آموزش‌های ویژه برای کارکنان ضروری است. این آموزش‌ها باید شامل آشنایی با فناوری‌های به‌کار رفته، نحوه ثبت حضور و غیاب و روش‌های ارتباط با مسئولان در صورت بروز مشکلات فنی باشد.