آشنایی با انواع نرم افزار حضور و غیاب | مزایا و معایب

به طور ساده میتوان گفت در انواع نرم افزار حضور و غیاب، اطلاعات تردد کارمندان از دستگاه حضور و غیاب دریافت شده و میزان کارکرد پرسنل با کمک تنظیماتی که در نرم افزار پیاده‌سازی می شود، در اختیار ما قرار می‌گیرد. گزارش دریافتی از نرم افزار حضور و غیاب (Attendance Software) شامل اطلاعاتی چون اضافه کار، کسر کار، کارکرد مفید کاربر، کارکرد روزانه یا ساعتی، میزان تاخیر، تعجیل و غیره است.

چرا باید از نرم افزار حضور و غیاب استفاده کنیم؟

محاسبه دقیق میزان ساعات حضور افراد در محل کار، ثبت زمان دقیق ورود و خروج کارکنان، محاسبه میزان تاخیر یا تعجیل، محاسبه اضافه کار و کسر کار و در نهایت ایجاد نظم در محل کار، از نیازمندی های ضروری هر مجموعه کوچک یا بزرگ با هر تعداد پرسنل می باشد.
طبیعتا، ثبت و محاسبه موارد مذکور توسط اپراتور یا خود کاربر به صورت دستی، بدون خطا و اشتباه نبوده و امکان اجحاف در حق کارمند یا کارفرما زیاد است؛ به علاوه نیازمند صرف زمان بسیار و داشتن نیرویی دقیق برای این فرایند است.
نرم افزار حضور غیاب از طریق دریافت اطلاعات تردد پرسنل از دستگاه حضور و غیاب، تمامی موارد عنوان شده را به صورت اتوماتیک، در زمان سریع و با بالاترین دقت محاسبه نموده که این امر موجب صرفه جویی در هزینه و زمان کارفرما خواهد شد.
استفاده از این نرم افزار ها در سازمان‌هایی که تعداد کاربر بالایی دارند بسیار کمک کننده بوده و جایگزینی مناسب برای شیوه سنتی حضوروغیاب است.

معرفی انواع نرم افزار حضور غیاب

نکته ای که در زمان تهیه سیستم ورود و خروج برای مجموعه مطرح میشود این است که، چه نرم افزاری و با چه مقدار هزینه، برای  مجموعه مناسب است؟ و اینکه به طور کلی چند نوع نرم افزار حضور غیاب یا ساعت زنی در بازار وجود دارد؟
به طور کلی 5 مدل رایج نرم افزار حضور و غیاب در بازار وجود دارد:

• نرم افزار تحت ویندوز : این مدل از نرم افزار، قابلیت نصب بر روی سیستم عامل ویندوز (Windows) را داشته و امکان دسترسی به آن صرفا از طریق سیستم کامپیوتری امکان پذیر می باشد.
• نرم افزار تحت وب : پس از نصب و راه اندازی نرم افزار حضور و غیاب تحت وب، برای دسترسی به آن تنها نیازمند به دسترسی به مرورگر (Browser)  میباشد. در واقع با وارد کردن آدرس یا لینک دسترسی و درج نام کاربری و پسورد، میتوان به محیط نرم افزار و امکانات تعریف شده در آن دسترسی پیدا کرد.

در نتیجه کاربر، محدود به دسترسی به سیستم کامپیوتری در مکان مشخص نخواهد بود و به راحتی امکان ثبت درخواست های خود (ثبت مرخصی، ماموریت، ورود و خروج، مشاهده میزان کارکرد و…) را در هر لحظه و ساعت از طریق تلفن همراه نیز خواهد داشت.

• نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین : بدون نیاز به دستگاه و سخت افزار حضورغیاب بوده و به سادگی امکان تردد و حضور و غیاب کارمندان کنترل می‌شود.
• نرم‌افزار حضور و غیاب تحت اکسل : یکی از شیوه‌های ساده، پر کردن فرم حضورغیاب در اکسل است که تمامی گزارشات را از کارمندان دریافت می‌کند.
• نرم‌افزار حضور و غیاب اندروید یا ios : این روش با امکان نصب برنامه حضورغیاب بر روی سیستم عامل‌های مختلف گوشی، امکان ثبت تردد کارمندان را ممکن ساخته است.

علاوه بر موارد عنوان شده، نرم افزارها را بر اساس نوع اتصال به پایگاه داده یا دیتابیس نیز نام گذاری میکنند، مانند نرم افزار حضور و غیاب تحت اکسس (Access DB) یا نرم افزار حضور و غیاب تحت اس کیو ال (SQL DB). در واقع عملکرد نرم افزار بر طبق موارد فوق می باشد اما پایگاه داده (Data Base)  نرم افزار که محل ذخیره اطلاعات می باشد، متفاوت است.

معرفی بهترین برندهای نرم افزار حضور و غیاب ایرانی

در حال حاضر برندهای بسیاری در زمینه تولید و پشتیبانی نرم افزارهای حضور و غیاب فعالیت دارند و این نرم افزارها بسته به مواردی همچون: نیاز کاربر، بودجه، امکانات، کیفیت و شرکت‌هایی که خدمات را ارائه می‌دهند، انتخاب خواهند شد.
از جمله معروف ترین این نرم افزارها میتوان به ویسمن، کسرا، رایامحاسب و دینگ اشاره کرد.

موارد کلیدی پیش از خرید و انتخاب نرم افزار حضور غیاب

با اطلاع از موارد و فاکتورهای ضروری نام برده در ادامه این مقاله، میتوانید خریدی مناسب، مطمئن و مقرون به صرفه داشته باشید:

• سیستم مورد نیاز برای نصب نرم افزار حضور غیاب:  اکثر این نرم افزارها بر روی انواع سیستم‌های ویندوز و موبایل قابل نصب هستند. باید توجه کنید اگر امکان نصب روی سیستم کامپیوتری را ندارید، از نرم افزار تحت وب یا آنلاین استفاده کنید.
• تعداد کارکنان مجموعه:  تعداد کارمندان، عملکرد شرکت و نیازمندی‌های موجود امری مهم در انتخاب نرم افزار خواهد بود. برای مثال: نرم افزار دینگ برای شرکت های کوچک و متوسط و نرم افزار افق مناسب مجموعه های بدون محدودیت تعداد کاربران است.

آیا تعداد کارکنان، تاثیری در انتخاب نرم افزار حضور و غیاب دارد؟

• سیستم گزارش‌دهی و امکانات موردنیاز: نرم افزار مورد نیاز باید به گونه‌ای انتخاب شود که امکان گزارش‌دهی دقیق را همراه با امکانات مورد نیاز کارفرما فراهم سازد.
• قیمت نرم افزار و بودجه ما: تعداد کارمندان، نوع نرم افزار، سیستم عامل و غیره در قیمت نرم افزار تاثیرگذار بوده و این هزینه متناسب با نیاز کارفرما از نرم افزار، متفاوت خواهد بود.
• زمان و نوع تردد پرسنل: توجه به این مورد بسیار مهم است. اگر می‌خواهید بر تردد پرسنل کنترل داشته باشید و زمان ورود و خروج کارمندان به گونه ای است که نیاز دارید از راه دور به اطلاعات دسترسی داشته باشید، نرم افزار های آنلاین، تحت وب و نرم افزار های اندرویدی برای شما مناسب است.
• سازگاری با تلفن همراه: خوشبختانه نرم افزارهای حضور و غیاب مختص سیستم ویندوز نبوده و بر روی انواع سیستم عامل‌های موبایل نیز قابل استفاده هستند. با توجه به نیاز خود می‌توانید نرم افزاری را تهیه کنید که با تلفن همراهتان سازگار باشد.
  قابلیت یکپارچه سازی داده‌ها با سایر نرم افزارهای اتوماسیون اداری: یکپارچگی اطلاعات سیستم حضورغیاب با سایر سیستم ها، موضوعیست که بسیار در پیشرفت و سرعت بخشیدن به امور تاثیرگذار می‌باشد. اگر مایل به ارتباط و یکپارچگی سامانه کنترل ورود و خروج با نرم افزارهای حسابداری یا حقوقو ودستمزد را دارید، به این موضوع دقت نمایید.
• زمان سنجی دقیق: هنگام تهیه‌ی نرم‌افزار حضور غیاب باید توجه کنید که محصول انتخابی از دقت کافی برخوردار باشد.
  
• هشدارهای پیشگیرانه: برخی از انواع برنامه حضورغیاب در صورتی که کارمندان به زمان پایان کار خود نزدیک می‌شوند و یا عمل ثبت زمان ورود و خروج خود را از یاد می‌برند هشدار می‌دهند.
  
• تعداد دستگاه‌های ساعت زنی: اگر در مجموعه خود از چند دستگاه ساعت‌زنی به صورت همزمان استفاده می کنید، باید نرم‌افزاری با قابلیت تعریف چند دستگاه انتخاب کنید.
  علاوه بر موارد فوق، موارد دیگری در این فرایند موثر هستند که ما سعی کردیم به مهم ترین آنها اشاره داشته باشیم.

لیست قیمت انواع دستگاه حضور غیاب اثرانگشتی و تشخیص چهره

مزایا و معایب نرم افزار حضور و غیاب

از جمله مهم ترین مزایای نرم افزار حضور و غیاب می‎‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• بالابردن دقت و سرعت
• اطمینان از اجحاف نشدن کار برای کارمند و کارفرما
• امکان استناد به گزارش‌های به دست آمده
• ماندگاری بالای اطلاعات تا زمانی که کاربر آنها را حذف نکند.

و اما از جمله معایب نرم افزار حضورغیاب می‌توان موارد زیر را نام برد:

• عدم تمایل کاربر به پرداخت هزینه مجزا بابت خرید نرم افزار
• عدم تمایل به پرداخت هزینه مجزا بابت دریافت خدمات پشتیبانی و نگهداری در سال دوم خرید
• محدودیت ارتباط بعضی نرم افزارها در ارتباط با نوع خاص از دستگاه حضور غیاب

ناگفته نماند که معایب نام برده از دید کاربرانی است که در فکر دورزدن سیستم حضورغیاب و تقلب در آن هستند !!

سولات متداول در ارتباط با انتخاب برنامه حضور غیاب

• مدت زمان اعتبار لایسنس نرم افزار حضور و غیاب چقدر است؟
  برخی از شرکت‌ها به صورت مادام العمر نرم افزار را ارائه می‌دهند و هزینه‌های بعد از آن به جهت به روزرسانی و خدمات پشتیبانی خواهد بود. در مقابل برخی از شرکت‌ها به صورت یک ساله لایسنس را ارائه می‌دهند و بعد از یک سال باید به جهت تنظیمات پشتیبانی آن را تمدید کرد.
• آیا دستگاه و نرم افزار حضورغیاب هر دو باید از یک شرکت تهیه شود؟
  الزاما این طور نیست، به عنوان مثال یک سری از نرم افزارهای داخلی این محدودیت را ندارند اما یک سری از شرکت‎ها می‌گویند باید نرم افزار و دستگاه را از یک شرکت تهیه کرد در غیر این صورت خدماتی به مشتریان ارائه نمی‌شود؛ بنابراین در زمان خرید به این نکته توجه داشته باشید.
• آیا نرم افزار حضورغیاب امکان ارتقا دارد؟
  این مورد بستگی به شرکت ارائه دهنده نرم افزار داشته و تمامی شرکت‌هایی که خود، نرم افزار را تولید کرده‌اند به مرور امکان ارتقا و به روز رسانی را فراهم ساخته و در نسخه‌های آپدیت شده یک سری موارد همچون باگ‌ها برطرف شده و امکانات جدید به نرم افزار اضافه می‌شود.
• آیا نرم افزارهای حضور و غیاب، امکان محاسبه حقوق و دستمزد را هم دارند؟
  در حالت کلی وظیفه دستگاه حضور و غیاب محاسبه ساعات کاری پرسنل و کارکرد او است و محاسبه حقوق برعهده نرم‌افزار حقوق و دستمزد می‌باشد. با این حال یک سری از شرکت‌ها، ماژول محاسبه حقوق را هم به نرم افزارشان اضافه کرده‌اند که کارفرما در زمان خرید نرم افزار، باید به این موارد توجه کند که آیا این مورد جزو نیازهای او بوده یا خیر.
• آیا می‌توان نرم افزار کنترل تردد را جایگزین نرم افزار حضور غیاب نمود؟
  خیر. نرم افزار حضور و غیاب براساس دیتاهایی که از دستگاه می‌گیرد میزان کارکرد کارمند، اضافه کار، کسر کار و غیره را حساب می‌کند اما دستگاه کنترل تردد مواردی همچون ساعت، تاریخ و زمان تردد کاربر را در اختیار ما قرار می‌دهد.
• آیا امکان انتقال اطلاعات از سیستم قبلی به نرم افزار جدید وجود دارد؟
  بله، در صورتی که دیتابیس نرم افزارها مشابه باشند مثلا هر دو Access یا SQL باشند این امکان در برخی نرم افزارها توسط تیم نرم افزار، وجود دارد.

• هزینه منطقی برای خرید نرم افزار حضور غیاب چقدر است؟
  نمی‌توان عدد خاصی را برای خرید نرم افزار حضور و غیاب بیان کرد. این هزینه‌ها بسته به نیاز کارفرما، تعداد کاربر، تعداد دستگاه‌ها، گزارش‌های مورد نیاز، نوع نرم افزار، سیاست مجموعه و غیره متفاوت بوده و بسته به انتخاب کارفرما می‌تواند نرم افزاری 100 هزار تومانی و یا چند میلیون تومانی باشد که در صورت سفارشی سازی نیز هزینه این نرم افزارها افزایش خواهد داشت.
• نرم افزار حضور غیاب رایگان بگیریم یا نه؟
  برخی از شرکت‌ها همراه با دستگاه یک نسخه نرم افزار رایگان را ارائه می‌دهند که تنها اطلاعات تردد کاربران را دریافت کرده و یک خروجی را ارائه می‌دهند و کارهایی همچون محاسبه اضافه یا کسر کار، تاخیر و سایر موارد را به طور کامل ارائه نمی‌دهند. این موارد در بخش‌هایی با کارمندان کم همچون 5 نفر موثر بوده اما برای مجموعه‌هایی با محاسبات و پیاده‌سازی تنظیمات پیچیده مناسب نخواهد بود.
• آیا عملکرد نرم افزار حضور و غیاب اندروید با نرم افزار حضور و غیاب تحت وب یا ویندوز تفاوت دارد؟ 
  تفاوت در نسخه قابل نصب و امکانات در دسترس است. برخی نرم افزارها قابلیت نصب و اجرا بر روی موبایل و کامپیوتر و اجرا به صورت تحت وب را دارند. برخی دیگر فقط امکان نصب روی موبایل و سیستم عامل اندروید و IOS را داشته (بدون نیاز به دستگاه حضور غیاب). در زمان خرید لازم است از فروشنده امکانات قابل ارائه در هر نسخه را به صورت دقیق بپرسید.

برای انتخاب بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب از میان انواع محصولات موجود، آشنایی با انواع نرم افزار حضور غیاب و کسب اطلاعات کافی در خصوص مزایا و معایب آن فرایندی ضروری است که موجب خریدی مطمئن و در نتیجه رضایتمندی مشتری از سیستم حضور غیاب می‌گردد.

در پایان

در این مقاله سعی کردیم اطلاعات مهم در خصوص انواع نرم افزار حضور و غیاب، مزایا، امکانات و معایب آن را در اختیار شما قرار دهیم. این اطلاعات برای خرید مطمئن، با کیفیت و مقرون به صرفه نرم افزار حضور و غیاب ضروری است.
همکاران ما در ایران اکسس، مشتاق شنیدن سوالات، انتقادات و پیشنهادات شما در بهبود این مقاله هستند.