نرم افزار حضور غیاب ابری یا در محل؟ کدام بهتر است؟

دستگاه‌ها و نرم‌افزارهای حضور و غیاب یکی از ضروری‌ترین ابزار و تکنولوژی برای مدیریت بهتر در سازمان ها، شرکت‌ها و… محسوب می‌شوند. نرم افزارهای حضور و غیاب به سه دسته کلی نرم افزارهای تحت ویندوز، تحت وب و ابری یا مبتنی بر ابر دسته‌بندی می‌شوند. ما در این مقاله قصد داریم به مقایسه نرم افزارهای حضور غیاب ابری و در محل و بررسی مزایا و معایب هریک از آن‌ها بپردازیم.

آشنایی با انواع نرم‌افزار حضور و غیاب

در حالت کلی نرم‌افزار سیستم‌های حضور و غیاب را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد که عبارتند از:

نرم‌افزار حضور و غیاب تحت ویندوز

این نرم افزارها به شکل تک کاربر یا چند کاربره روی سیستم‌های کامپیوتری نصب می‌شوند. از این نرم‌افزار می‌توان در بستر شبکه محلی یک سازمان یا شرکت استفاده کرد.

نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب

نرم افزارهای تحت وب گستردگی بیشتری نسبت به نرم‌افزار حضور و غیاب تحت ویندوز دارند. در استفاده از سیستم حضور و غیاب با نرم‌افزار تحت وب، احتیاجی به نصب نرم‌افزار روی سیستم ندارید بلکه نسخه اصلی روی کامپیوتر سرور نصب شده و کاربر می‌تواند در هر مکان و زمانی با استفاده از یک مرورگر و به صورت آنلاین از آن استفاده کند.

نرم‌افزار حضور و غیاب ابری

توسعه تکنولوژی در بستر اینترنت شرایطی را فراهم کرده است که کاربران بتوانند از فضای نت برای نصب سیستم حضور و غیاب و نگهداری و ذخیره اطلاعات در این فضا استفاده کنند. به این ترتیب نرم‌افزار حضور و غیاب در این شرایط که سیستم ثبت کننده تردد ابری خواهد بود، در اصطلاح Cloud Based نامیده می‌شود.

نرم‌افزار حضور و غیاب ابری همانند نسخه تحت وب به صورت آنلاین مورد استفاده قرار می‌گیرد و در واقع نوعی نسخه تحت وب محسوب می‌شود. با این حال سیستم‌های نرم افزاری ابری یا آنلاین، برای ذخیره‌سازی اطلاعات نیازی به دستگاه یا سیستم کامپیوتری ندارند.

مزایای استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب ابری

نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین یا مبتنی بر ابر تفاوت‌هایی از نظر محل ذخیره سازی، مالکیت، نحوه اجرا و دسترسی به داده ها، هزینه‌های نصب و نگهداری و… با نرم افزارهای تحت ویندوز و تحت وب دارد. مهمترین مزایایی که برای این شکل از نرم افزارهای حضور و غیاب می‌توان نام برد عبارتند از:

عدم نیاز به نرم‌افزار مجزا و تجهیزات سخت افزاری

یکی از مهمترین مزایای نرم افزارهای حضور و غیاب ابری قابلیت استفاده از فضای ابری برای ذخیره داده‌ها است. در واقع کاربر برای استفاده از این نرم‌افزار به خرید نرم‌افزار یا تهیه تجهیزات سخت افزاری چون تجهیزات شبکه یا کامپیوتر احتیاجی ندارد. این سیستم‌ها مبتنی بر وب و اینترنت بوده و برای استفاده از آن‌ها و تخلیه داده‌ها به ارتباط اینترنتی نیاز خواهید داشت.

استفاده از نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر ابر یا آنلاین در مقایسه با نرم افزار لوکال یا در محل چه مزایایی دارد؟

عدم محدودیت مکانی در استفاده از سیستم حضور و غیاب ابری

استفاده از این نرم افزارها به معنای دسترسی به آن‌ها از طریق اینترنت است. بنابراین در هر زمان و مکانی که اینترنت در دسترس کاربر باشد می‌تواند از این سیستم استفاده کند.

قابلیت اجرا روی تمام تجهیزات الکترونیکی

نرم افزارهای حضور و غیاب ابری دارای ویژگی Cross Device هستند. این ویژگی به آن معنا است که این دسته از نرم افزارها قابلیت نصب روی تمامی تجهیزات الکترونیکی را دارا هستند. به این ترتیب کاربر در استفاده از این نرم‌افزار می‌تواند آن را روی سیستم کامپیوتری، تبلت، گوشی هوشمند، لپ تاپ و… نصب نماید.

معایب سیستم نرم افزاری حضور و غیاب ابری

اگرچه برای استفاده از چنین نرم‌افزار حضور و غیابی شما نیاز به دستگاه و تجهیزات ندارید اما باید فضای ابری مورد استفاده را به صورت ماهانه یا سالانه در بستر اینترنت اجاره کنید. همچنین برای ارتباط و تخلیه اطلاعات موجود در این فضا نیاز به ارتباطات اینترنتی دارید و این به معنا است که در صورت قطعی اینترنت یا اختلال در بستر نت شما قادر به ارتباط با محل ذخیره داده‌های خود نخواهید بود.

از طرف دیگر ذخیره داده‌ها در بستر اینترنت بحث امنیت داده‌ها و اطلاعات را بیش از پیش مورد توجه قرار می‌دهد. بنابراین در زمان اجاره این نرم افزارها باید به اعتبار شرکت ارائه کننده نرم‌افزار و اصول طراحی و پیاده‌سازی نرم‌افزار حضور و غیاب ابری توجه داشته باشید.

مزایای نرم‌افزار حضور و غیاب لوکال یا محلی

نرم افزارهای حضور و غیاب لوکال یا محلی قابل خریداری هستند و شما می‌توانید این نرم افزارها را برای استفاده از انواع سیستم‌های حضور غیاب بیومتریک، کارتی، رمزی و… مورد استفاده قرار دهید. برای استفاده از این نرم افزارها نیاز به سیستم کامپیوتری و تجهیزات شبکه‌ای خواهید داشت. مهمترین مزایای این نوع نرم افزارها به این شرح است:

مالکیت قطعی نرم‌افزار

از آنجایی که کاربر ملزم به خرید نرم‌افزار برای نصب آن روی سیستم کامپیوتری یا سرور شرکت است، مالکیت این نوع نرم افزارها قطعی است و با یک بار خرید این نرم افزارها قابلیت به روزرسانی، توسعه و… در اختیار کاربر قرار می‌گیرد. همچنین می‌توان در صورت لزوم با دریافت خدمات پشتیبانی مشکلات این نوع نرم افزارهای حضور و غیاب را مرتفع نمود.

محل ذخیره‌سازی اطلاعات و امنیت آن‌ها

نرم افزارهای حضور و غیاب محلی به همراه بانک اطلاعاتی خود روی سرور اصلی در محل شرکت نصب می‌شوند. بنابراین امنیت داده‌ها در چنین شرایطی به مراتب بهتر از نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین یا ابری است که اطلاعات آن‌ها روی یک سرور در بستر اینترنت استقرار می‌یابد.

قابلیت تنظیم و توسعه

نرم افزارهای لوکال یا محلی غالبا امکان توسعه و تنظیم دارند به این معنا که می‌توان متناسب با نیازهای خاص یک سازمان یا کسب و کار مواردی چون حقوق و مزایا، انبارگردانی، فروش و… را نیز با این نرم افزارها ادغام کرد.

مقیاس‌پذیری

نرم افزارهای محلی حضور و غیاب دارای ویژگی مقیاس‌پذیری هستند و به این ترتیب با رشد سازمان یا کسب و کار می‌توان آن‌ها را نیز بسط و گسترش داد.

معایب نرم افزارهای حضور و غیاب محلی یا لوکال

مهمترین معایب نرم افزارهای حضور و غیاب در محل را می‌توان به این شرح معرفی کرد:

• محدودیت تعریف کاربران در مقایسه با نرم افزارهای حضور و غیاب ابری
• هزینه نصب، راه اندازی و نگهداری بیشتر در مقایسه با نرم افزارهای ابری
• وابستگی به فناوری و سخت‌افزار باعث می‌شود مثلا در صورت از کار افتادن رایانه با اختلال در عملکرد این نرم افزارها روبه رو شویم.
• با توجه به ذخیره داده‌های حضور و غیاب در یک سرور متمرکز، خطر هک شدن یا دسترسی غیر مجاز به این داده‌ها همواره مطرح است.

همانگونه که دیدید هر نرم افزار حضور غیاب، مزایا و معایب مختص به خود را دارد.

جمع‌بندی

ما در این مقاله از سایت ایران اکسس به مقایسه نرم افزارهای حضور غیاب ابری و در محل و مزایا و معایب هریک از آن‌ها پرداختیم.

همینطور دریافتیم که انواع مختلفی از نرم افزارهای حضور و غیاب وجود دارد که سازمان می‌تواند به تناسب بودجه و عملکردی که از یک سیستم حضور و غیاب انتظار دارد از آن‌ها بهره‌مند شود.

Reference:

• https://blog.mantratec.com/cloud-based-technology-is-the-future-of-time-attendance
• https://www.cleo.com/blog/knowledge-base-on-premise-vs-cloud