نرم افزار مدیریت مهمان چیست و چگونه کار میکند؟
استفاده از نرم افزار مدیریت مهمان برای ایجاد امنیت و نظم در سازمان‌ها استفاده میشود. برخی مجموعه ها از دفترچه‌های ثبت کاغذی استفاده می‌کنند. ناکارآمدی این روش به‌محض وقوع یک اضطرار مانند آتش‌سوزی یا ورود فردی غیرمجاز به اتاق سرور آشکار میشود. در دفترچه شاید فقط یک اسم و ساعت ورود نوشته شده باشد؛ آن هم اگر اطلاعات خوانا باشد و ساعت خروج فراموش نشده باشد.
نرم افزار مدیریت مهمان (Visitor Management System یا VMS) فرایند ثبت حضور افرادی که موقتی وارد سازمان میشوند را دیجیتالی میکند. این نرم‌افزار می‌تواند از ثبت مشخصات و اطلاع‌رسانی به میزبان تا صدور مجوز موقت و گزارش‌گیری را پوشش دهد. در ادامه، نحوه کار سامانه مدیریت مراجعین و کاربردهای آن را توضیح می‌دهیم.
توجه: در این مقاله، منظور از VMS سامانه مدیریت بازدیدکنندگان (Visitor Management System) است؛ نه نرم‌افزار مدیریت تصاویر دوربین‌های مداربسته (Video Management System).
نرم افزار مدیریت مهمان چیست؟
نرم افزار مدیریت مهمان، یک ابزار مکانیزه است برای ثبت و پیگیری ورود و خروج افرادی که کارمند رسمی مجموعه نیستند؛ مانند مهمان جلسه، متقاضی استخدام، پیمانکار، بازرس و پیک.
این نرم‌افزار با عنوان‌هایی مانند سامانه مدیریت مراجعین یا نرم‌افزار مدیریت هوشمند ورود و خروج مهمان هم شناخته میشود و هدف آن این است که اطلاعات بازدیدکنندگان در یک سامانه ثبت شود تا مسئولان بتوانند وضعیت مراجعه و زمان ورود و خروج را بررسی کنند.
مثلا پیک ممکن است فقط برای تحویل بسته وارد پذیرش شود، بازرس به چند بخش مشخص دسترسی بخواهد و پیمانکار چند ساعت در ساختمان کار کند. نرم‌افزار مدیریت مهمان کمک میکند فرایند ثبت و پیگیری هر مراجعه متناسب با شرایط آن انجام شود.
این نرم‌افزار می‌تواند قابلیت‌های زیر را ارائه دهد:
- ثبت مشخصات بازدیدکننده و اطلاعات میزبان
- ثبت زمان ورود و خروج
- ارسال اعلان برای میزبان
- پیش‌ثبت‌نام و هماهنگی ملاقات
- صدور کارت موقت یا کد QR
- ثبت و بررسی گزارش مراجعات
- اتصال به سیستم کنترل تردد برای مدیریت مجوز ورود به بخش‌های مشخص
- نگهداری تاریخچه تردد مهمان در نرم افزار
- تهیه لیست سیاه یا (Black List) برای جلوگیری از تردد افراد غیرمجاز
همه این امکانات در تمام نرم‌افزارها وجود ندارند. هنگام انتخاب سامانه مدیریت مراجعین و تردد باید بررسی کنید کدام قابلیت‌ها به‌صورت پیش‌فرض ارائه میشوند و کدام‌یک به اتصال تجهیزات یا نرم‌افزارهای دیگر نیاز دارند. مثلا نرم افزار کنترل تردد رایگان Unis که مختص دستگاه های حضور و غیاب و کنترل تردد برند ویردی (Virdi) است، همه این امکانات را به صورت رایگان در اختیار شما قرار میدهد.
برای مدیریت تردد مهمانان در مجموعه (با هر دستگاه کنترل تردد از هر برندی که دارید)، میتوانید از نرم افزار یکپارچه ساز تردد استفاده کنید.
انواع نرم افزار مدیریت مهمان
نرم افزار کنترل تردد مهمان را می‌توان از چند نظر دسته‌بندی کرد. یک سامانه ممکن است چند ویژگی را هم‌زمان داشته باشد:
- از نظر محل اجرا: نرم افزار مدیریت مراجعین می‌تواند ابری باشد یا روی سرور سازمان نصب شود. در نوع ابری، دسترسی معمولاً از طریق مرورگر انجام میشود.
- از نظر روش ثبت مهمان: مسئول پذیرش می‌تواند اطلاعات را با کامپیوتر یا تبلت ثبت کند. در مجموعه‌های پرتردد، کیوسک یا تبلت خودثبت‌نام هم کاربرد دارد. بعضی سامانه‌ها از ثبت اطلاعات با گوشی یا کد QR پشتیبانی می‌کنند.
- از نظر اتصال به سیستم‌های دیگر: نرم افزار ورود و خروج مهمان می‌تواند مستقل باشد یا به سیستم کنترل تردد، منابع انسانی، تقویم سازمانی، پیامک و ایمیل متصل شود.
در عمل، یکی از تفاوت‌های مهم نرم‌افزارها، امکان یکپارچه‌سازی آن‌ها با سیستم‌های دیگر است. اگر نرم‌افزار مدیریت مهمان و سیستم کنترل تردد جدا باشند، ممکن است اطلاعات مهمان در یک سامانه ثبت شود و مسئول پذیرش مجبور باشد مجوز ورود را در سامانه دیگری تعریف کند. این کار زمان بیشتری می‌برد و احتمال خطای انسانی را افزایش میدهد.
نرم افزار مدیریت هوشمند ورود و خروج مهمان چطور کار میکند؟
نرم افزار پذیرش مهمان می‌تواند فرایند مراجعه را از زمان هماهنگی ملاقات تا خروج بازدیدکننده پوشش دهد. مراحل معمول به این شکل است:
۱. پیش‌ثبت‌نام مهمان
اگر مراجعه از قبل هماهنگ شده باشد، میزبان می‌تواند اطلاعات ملاقات را ثبت کند یا دعوت‌نامه دیجیتال بفرستد. در برخی سامانه‌ها، بازدیدکننده قبل از رسیدن اطلاعات خود را تکمیل میکند و اطلاعات ملاقات یا کد ورود را دریافت میکند.
۲. ثبت ورود
هنگام مراجعه، هویت بازدیدکننده بررسی و اطلاعات موردنیاز، مانند نام، شرکت و نام میزبان، ثبت میشود. بسته به امکانات سامانه، برای مهمان کارت موقت یا کد QR صادر میشود.
۳. تأیید میزبان و تعیین دسترسی
در برخی سامانه ها درخواست مراجعه برای میزبان ارسال میشود. پس از تأیید، می‌توان مجوز ورود مهمان را صادر کرد.
اگر نرم‌افزار به سیستم کنترل تردد متصل باشد، امکان محدود کردن دسترسی به درهای مشخص و بازه زمانی معین وجود دارد؛ مثلاً مهمان فقط در ساعت جلسه اجازه ورود به طبقه اول را داشته باشد.
۴. مدیریت حضور مهمان
مسئولان مجاز می‌توانند اطلاعات ثبت‌شده درباره بازدیدکنندگان، میزبان و زمان ورود را مشاهده کنند. اگر سامانه به سیستم کنترل تردد متصل باشد، گزارش عبور از درهای مجهز به این سیستم نیز می‌تواند در دسترس قرار بگیرد.
۵. ثبت خروج و تهیه گزارش
هنگام خروج، زمان پایان مراجعه ثبت میشود. اگر نرم افزار به سیستم کنترل تردد متصل باشد، دسترسی موقت می‌تواند غیرفعال شود. اطلاعات ثبت‌شده برای گزارش‌گیری و بررسی مراجعات بعدی قابل استفاده است.
ثبت خروج اهمیت زیادی دارد چون اگر این مرحله انجام نشود، سامانه همچنان حضور مهمان داخل ساختمان را نشان میدهد.
اگر مهمان از قبل ثبت نشده باشد چه؟
ممکن است پیکی برای تحویل بسته برسد، تعمیرکاری همان روز به مجموعه دعوت شود یا مهمانی زودتر از زمان تعیین‌شده مراجعه کند. پس همیشه امکان پیش ثبت نام وجود ندارد.
سیستم مدیریت بازدیدکنندگان، در صورت پشتیبانی از ثبت لحظه‌ای، می‌تواند این مراجعه‌ها را هم مدیریت کند. به این صورت که:
- مسئول پذیرش اطلاعات موردنیاز مهمان و نام میزبان را ثبت میکند.
- در صورت وجود قابلیت تأیید میزبان، درخواست برای او ارسال میشود.
- پس از تأیید، محدوده و زمان مجاز مراجعه مشخص میشود.
- در صورت نیاز، کارت یا کد QR موقت صادر میشود و اگر سامانه یکپارچه باشد، مجوز در سیستم کنترل تردد تعریف میشود.
- هنگام خروج، زمان مراجعه ثبت و مجوز موقت در صورت اتصال سامانه‌ها غیرفعال میشود.
این فرایند کمک میکند مهمانی که بدون هماهنگی قبلی مراجعه کرده، پیش از تأیید و دریافت مجوز به بخش‌های محدودشده دسترسی پیدا نکند.
مدیریت دسترسی مهمان به طبقه و زمان مشخص
فرض کنید مهمانی برای جلسه‌ای در طبقه دوم به شرکت آمده است. می‌توان مجوز او را طوری تعریف کرد که فقط در بازه زمانی مشخص، مثلاً از ساعت ۱۰ تا ۱۱:۳۰، به درهای تعیین‌شده دسترسی داشته باشد.
اگر مهمان بخواهد وارد بخشی شود که مجوز تردد در آن را ندارد، در صورت اتصال به دستگاه کنترل تردد و پشتیبانی تجهیزات، در باز نمی‌شود و تلاش ناموفق در گزارش سیستم ثبت میشود.
نوع مجوز به دلیل مراجعه بستگی دارد. برای مثال، پیک ممکن است فقط به پذیرش دسترسی داشته باشد، مهمان جلسه به آسانسور و اتاق جلسه در طبقات برود و پیمانکار اجازه ورود به محل انجام کار را داشته باشد.
| نوع مراجعه‌کننده | محدوده دسترسی پیشنهادی | روش ثبت یا ورود | مدت اعتبار |
| پیک | پذیرش یا محل تحویل بسته | ثبت ورود و خروج | چند دقیقه |
| مهمان جلسه | آسانسور، طبقه یا اتاق جلسه مشخص | کارت موقت یا QR، در صورت پشتیبانی | مدت جلسه |
| پیمانکار یا تعمیرکار | محل انجام کار؛ گاهی با همراهی کارمند | ثبت اطلاعات و مجوز موقت | مدت کار یا ساعت کاری روز مراجعه |
| بازرس | بخش‌های مشخص و تأییدشده | کارت موقت یا مجوز محدود | متناسب با مدت مأموریت |
جدول فوق محدودیت زمانی و مکانی لازم برای هر مهمان را نشان میدهد.
کدام روش شناسایی برای مهمان مناسب‌تر است؟
روش شناسایی مهمان باید با مدت حضور و سطح امنیت محل متناسب باشد.
برای یک ملاقات کوتاه، کارت موقت یا کد QR معمولاً انتخاب ساده و مناسبی است؛ البته QR زمانی نقش مجوز ورود را دارد که با سامانه کنترل تردد سازگار باشد.
در بعضی سازمان های امنیتی می‌توان از روش‌های بیومتریک مانند اثرانگشت یا تشخیص چهره نیز استفاده کرد. با این حال، برای مهمانی که فقط یک‌بار مراجعه میکند، جمع‌آوری اطلاعات بیومتریک ممکن است ضرورتی نداشته باشد و ملاحظات بیشتری درباره حریم خصوصی ایجاد کند. اگر این اطلاعات جمع‌آوری میشوند، باید ضرورت جمع‌آوری، نحوه نگهداری و زمان حذف آن‌ها مشخص باشد.
تفاوت نرم افزار مدیریت مهمان با نرم افزار ارباب رجوع
نرم افزار ارباب رجوع به سامانه‌هایی گفته میشود که ثبت مراجعه‌کنندگان، نوبت‌دهی، پیگیری درخواست‌ها یا مدیریت مراجعات را انجام می‌دهند. این سامانه‌ها برای سازمان‌های خدماتی و اداری طراحی شده‌اهد.
اما نرم افزار مدیریت مهمان همانطور که گفتیم بر ثبت ورود و خروج بازدیدکنندگان، اطلاع‌رسانی به میزبان، مدیریت مجوز مراجعه و در صورت اتصال به سیستم کنترل تردد، محدود کردن دسترسی فیزیکی تمرکز دارد.
تفاوت نرم افزار مدیریت مهمان با نرم افزار حراست و نگهبانی
نرم افزار حراست و نگهبانی غیر از ثبت مراجعه‌کنندگان، امکانات دیگری مانند ثبت رخدادهای امنیتی، گزارش شیفت نگهبانان، ثبت گشت‌ها و پیگیری اتفاق‌های داخل مجموعه را نیز دارد.
نرم افزار مدیریت مهمان بیشتر بر فرایند ورود، ثبت اطلاعات و خروج بازدیدکنندگان تمرکز دارد. این دو سامانه ممکن است در برخی قابلیت‌ها مشترک باشند یا با یکدیگر یکپارچه شوند، اما کارکرد یکسان ندارند.
نقش سامانه مدیریت مراجعین در امنیت و تخلیه اضطراری
نرم افزار مدیریت مهمان می‌تواند به طرق زیر در مدیریت امنیت ساختمان هم کمک‌کننده باشد:
بررسی افراد ممنوع‌الورود
در برخی سامانه‌ها می‌توان اطلاعات بازدیدکننده را با فهرست داخلی افراد ممنوع‌الورود مقایسه کرد. این قابلیت در همه نرم‌افزارها وجود ندارد و به امکانات سامانه و سیاست سازمان بستگی دارد.
فهرست بازدیدکنندگان در زمان تخلیه
در زمان آتش‌سوزی یا شرایط اضطراری، مسئول ایمنی باید بداند چه افرادی ممکن است هنوز داخل ساختمان باشند. نرم‌افزار می‌تواند فهرست بازدیدکنندگانی را نشان دهد که ورودشان ثبت شده و خروجشان هنوز ثبت نشده است.
دقت این فهرست به ثبت درست ورود و خروج بستگی دارد. بنابراین، بهتر است در کنار دستگاه حضور و غیاب از آن استفاده شود. اگر قرار است وضعیت کارکنان هم در فهرست نمایش داده شود، سامانه باید به سیستم ثبت تردد کارکنان متصل باشد.
📄پیشنهاد مطالعه: کنترل دسترسی به بخش‌های حساس شرکت؛ از اتاق سرور تا انبار
حفاظت از اطلاعات شخصی مراجعین
نرم افزار مدیریت مهمان یا ویزیتور منیجمنت ممکن است اطلاعاتی مانند نام بازدیدکننده، شماره تماس، نام میزبان و مشخصات مدرک شناسایی را نگهداری کند. این اطلاعات نباید بدون دلیل در اختیار همه کارکنان قرار بگیرند.
برای محافظت از اطلاعات بازدیدکنندگان، این نکات را رعایت کنید:
- فقط اطلاعاتی را جمع‌آوری کنید که برای مدیریت مراجعه نیاز دارید.
- دسترسی به اطلاعات را به کارکنان مجاز محدود کنید.
- هنگام انتخاب سامانه، امکانات امنیتی مانند رمزنگاری و مدیریت سطح دسترسی کاربران را بررسی کنید.
- مدت نگهداری داده‌ها را مشخص کنید و اطلاعات را بیشتر از زمان لازم نگه ندارید.
- به بازدیدکننده اطلاع دهید چه اطلاعاتی ثبت میشود و چرا از آن‌ها استفاده می‌کنید.
در دفتر کاغذی، هر فردی که به دفتر دسترسی دارد ممکن است اطلاعات بازدیدکنندگان قبلی را ببیند. یک سامانه مدیریت ورود و خروج مهمان مناسب، امکان محدود کردن دسترسی به این اطلاعات را فراهم میکند.
کاربردهای دیگر اطلاعات نرم افزار مدیریت مهمان
اطلاعات نرم افزار VMS در موارد زیر قابل استفاده است:
- بررسی زمان حضور پیمانکار: زمان ورود و خروج ثبت‌شده را می‌توان با گزارش کار پیمانکار مقایسه کرد.
- بررسی شلوغی پذیرش: گزارش‌ها نشان می‌دهند در چه ساعت‌هایی مراجعه‌کنندگان بیشتری وجود دارند و آیا به نیروی پذیرش بیشتری نیاز است.
- مدیریت پذیرش در زمان نبود مسئول: در مجموعه‌هایی که کیوسک یا ثبت‌نام خودکار دارند، ممکن است ثبت اولیه مهمان بدون حضور مسئول پذیرش انجام شود؛ با این حال، تأیید میزبان یا مجوز ورود همچنان می‌تواند لازم باشد.
- کاهش معطلی مهمان: پیش‌ثبت‌نام، آماده بودن اطلاعات ملاقات و صدور کارت موقت می‌تواند زمان پذیرش را کاهش دهد.
![گزارش نرم افزار مدیریت مهمان اطلاعات مفیدی به ما می دهد.]()
اطلاعات ثبت‌شده در سامانه مدیریت مراجعین می‌تواند برای بهبود کارهای روزمره مجموعه هم مفید باشد.
جمع‌بندی
نرم افزار مدیریت مهمان یا سامانه مدیریت مراجعین، فرایند ثبت و پیگیری ورود و خروج افرادی را که کارمند مجموعه نیستند، هوشمند و خودکار میکند. این نرم‌افزار امکاناتی مانند ثبت مشخصات، اطلاع‌رسانی به میزبان، صدور مجوز موقت و گزارش‌گیری را دارد.
اگر سامانه به سیستم کنترل تردد متصل باشد، می‌توان دسترسی مهمان را به درها و بازه زمانی مشخص محدود کرد و گزارش عبور از ورودی‌های مجهز به سیستم را دریافت کرد. هنگام انتخاب نرم‌افزار، امکانات واقعی محصول را با نیازهای مجموعه تطبیق دهید و فقط بر اساس عنوان تجاری آن تصمیم نگیرید.
منابع:
- https://signinapp.com/blog/what-is-a-visitor-management-system
- https://security.gallagher.com/en-CA/Blog/What-is-a-Visitor-Management-System
- https://www.pitneybowes.com/uk/what-is-visitor-management.html
سوالات متداول
بله، در صورت اتصال سامانه به دوربین پلاک‌خوان و راهبند، امکان ثبت مشخصات خودرو و بررسی خودکار مجوز ورود وجود دارد.
برخی نرم‌افزارها قابلیت اتصال به گیت کنترل تردد و تجهیزات مرتبط را دارند. در این حالت می‌توان پس از تأیید مراجعه، مجوز ورود را تعریف کرد و عبور از ورودی‌های مجهز به سیستم را ثبت کرد. این قابلیت به سازگاری نرم‌افزار و تجهیزات بستگی دارد.
در برخی سامانه‌ها امکان ورود گروهی اطلاعات بازدیدکنندگان وجود دارد. این قابلیت برای همایشها، نمایشگاهها و جلساتی که تعداد زیادی شرکت کننده دارند، مفید است و در زمان صرفه جویی میکند.
خیر. مجتمع‌های مسکونی، دفاتر کوچک، مراکز اداری، کارخانه‌ها، مراکز درمانی و برگزارکنندگان رویداد نیز می‌توانند از این نرم‌افزار استفاده کنند. تصمیم گیری در مورد استفاده از این سامانه به تعداد مراجعه‌کنندگان و سطح امنیت محل بستگی دارد.
اگر این دو سامانه یکپارچه نباشند، مسئول پذیرش ممکن است مجبور شود پس از ثبت مهمان، مجوز ورود را جداگانه در نرم‌افزار کنترل تردد تعریف کند. این روش زمان بیشتری می‌برد و احتمال خطا دارد چون ممکن است مهمان از ساختمان خارج شده باشد، ولی مجوز ورود او همچنان فعال بماند.
مقالات پیشنهادی مشابه
-
۲۰۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان
-
۳۱۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان
-
۱۸.۹۰۰.۰۰۰ تومان
نظرات
کاربر عزیز نظر شما در مورد این مقاله چیست؟