اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی چیست و چه کاربردی دارد؟
حضور و غیاب در سازمان‌های مختلف اهمیت زیادی دارد و از فرایندهای منابع انسانی محسوب می‌شود. در حال حاضر برای اجرای بهینه‌تر این عملیات‌ها از اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی(Attendance Automation) به منظور ثبت ورود و خروج کارکنان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها استفاده می‌شود. از این طریق عملکردهای سازمان ارتقا یافته و بهره‌وری آن افزایش پیدا می‌کند. با کمک این سیستمها هزینههای سازمانی کاهش یافته و رضایت خاطر کارکنان تامین و تضمین می‌گردد.
در این مقاله به ارائه مطالبی درباره سامانه حضور و غیاب اتوماتیک و مزایای خودکارسازی حضور غیاب در سازمان‌ها خواهیم پرداخت. پس اگر شما هم در این زمینه با دغدغه‌ای روبرو شده و یا پرسشی دارید با ما همراه باشید.
در این مقاله میخوانید:
- تعریف اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی و اداری
- مزایای استفاده از سامانه حضور غیاب اتوماتیک
- چالش‌های خودکارسازی حضور و غیاب
- آینده پیش روی سیستم حضور و غیاب سازمانی
- انواع سیستمهای اتوماسیون حضور و غیاب
- تفاوت سامانه حضور و غیاب با اتوماسیون حضور و غیاب چیست؟
- تفاوت دستگاه و سامانه حضور غیاب
- اهمیت اتوماسیون اداری حضور و غیاب
- سوالات متداول
- نتیجه‌گیری
تعریف اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی و اداری
در گذشته، تردد کارکنان و پرسنل مجموعه های مختلف با استفاده از نیروی انسانی و به صورتی دستی و غیراتوماتیک ثبت می شد. در این شرایط، تمام اطلاعات حاصل از ثبت اطلاعات در آخر هر ماه جمع آوری شده و به کمک این اطلاعات مبالغ حقوق و دستمزد محاسبه می شد. این پروسه که چندین و چند سال راهکار سازمانی و اصلی بسیاری از شرکت ها بود، مشکلات متعددی را برای مدیران ایجاد می کرد.
مشکلاتی از قبیل شمارش اشتباه، تقلب کاربران، وقت گیر بودن پروسه محاسبه و ثبت اطلاعات، از بین رفتن اطلاعات مربوط به ورود و خروج کاربران پس از مدتی و … از جمله این مسائل و معضلات می باشد. این مشکلات تا زمانی که سیستم های حضور و غیاب جدید و مدرن وارد بازار نشده بودند، همواره همراه مدیران سازمان ها بود.
دقت بالا، کاهش خطا، صرفه جویی در زمان و هزینه از جمله مهم ترین مزایا و برتریهای اتوماسیون یا سیستم خودکار ثبت تردد اداری سازمانی میباشد.
مزایای استفاده از سامانه حضور غیاب اتوماتیک
مهمترین فواید و مزایای به کارگیری سیستم اتوماسیون حضور غیاب سازمانی عبارتند از:
دقت و صحت بیشتر
بدون شک یکی از مهمترین مزایای خودکارسازی حضور و غیاب در یک سازمان دقت عمل بالاتر و صحت بیشتر گزارشهای دریافت شده است. اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی عملیات‌های مربوط به ورود و خروج کارکنان را با دقت بالایی به ثبت رسانده و این کار را بدون خطا انجام می‌دهد. به همین دلیل با کمک این سیستمها از بروز مشکلات کسر حقوق و یا پرداخت اضافه حقوق پیشگیری به عمل خواهید آورد.
صرفهجویی در زمان و هزینه
فرایند حضور و غیاب کارکنان با استفاده از اتوماسیون‌های حضور و غیاب سازمانی به صورت خودکار انجام می‌شود. به همین ترتیب این سیستمها نقش قابل توجهی در صرفهجویی در زمان و هزینههای شما دارند.
امکان گزارش گیری دقیق
دستگاه های حضور و غیاب با اتصال به سیستم حسابداری شرکت ها، کار را برای مدیریت بسیار ساده کرده و محاسبه حقوق تمام اعضای مجموعه را در سریع ترین زمان، ممکن ساخته است.
گزارش گیری دقیق از مهمترین الزامات و مزایای سیستم اتوماسیون حضور و غیاب است.
شاید این مورد را بتوان اصلی‌ترین مزیت سیستم حضور و غیاب سازمانی به شمار آورد. با امکان گزارش گیری دقیق مدیران این امکان را دارند که از وضعیت حضور و غیاب و تردد کارکنان خود مطلع شده و برای آنها تصمیم‌های مناسبی اتخاذ کنند.
کاهش تقلب در ثبت ورودها و خروج‌ها، امکان کنترل از راه دور، ارائه گزارشهای شخصی به کارکنان و…. از دیگر مزایای این سیستمها است.
چالش‌های خودکارسازی حضور و غیاب
بعد از آشنایی با مزایای اتوماسیون، بهتر است به چالش‌های آن نیز توجه نمایید:
هزینه اولیه
برخی از سازمان‌ها از لحاظ تامین هزینه اولیه خرید اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی با چالش‌هایی روبرو میشوند.
نیاز به آموزش کارکنان
کارکنان یک سازمان باید در زمینه استفاده صحیح از سیستم حضور غیاب سازمانی آموزش کافی دریافت کنند و این موضوع ممکن است برای بعضی از ادارات چالش‌هایی به وجود آورد.
امنیت
بعضی از افراد در زمینه امنیت این سیستمها دغدغه‌هایی دارند و یا با این پرسش روبرو میشوند که آیا اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی می‌تواند اطلاعات کارکنان را به صورت امن در خود ذخیره سازد یا خیر؟.
این چالش‌ها راه حل‌هایی دارند. برای نمونه با برنامه‌ریزی صحیح میتوان هزینه خرید آنها را کاهش داد و یا به آموزش کارکنان دست زد. با خرید سیستم اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی با فناوری پیشرفته‌تر، از امنیت اطلاعات کارکنان خود نیز مطمئن خواهید بود.
آینده پیش روی سیستم حضور و غیاب سازمانی
جهان در حال پیشرفت است و فناوریهای نو روز به روز در حال گسترش هستند. طراحی و تولید اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی نیز تحت تاثیر واقع شده و تحولاتی را تجربه می‌کند. به همین ترتیب ممکن است در سال‌های نه چندان دور شاهد سیستمهای پیشرفته‌تر با قابلیت‌ها و امکانات بیشتر باشیم.
انواع سیستمهای اتوماسیون حضور و غیاب
سیستمهای حضور و غیاب سازمانی در انواع کارتی و بیومتریک طراحی و تولید شده‌اند. دستگاه‌های کارتی عملکردی ساده داشته و سرعت شناسایی آنها بالاست. این سیستمها قیمت مناسبی هم دارند. اما امکان تقلب در کارتزنی وجود دارد.
این عامل کمک کرده تا این روزها از دیگر انواع این سیستمها از قبیل دستگاه اثر انگشتی استفاده شود. سیستمهای اثر انگشتی از فناوری بیومتریک اثر انگشت برای احراز هویت و ثبت تردد استفاده میکنند.
دیگر نوع پرکاربرد این تجهیزات دستگاه ثبت تردد و حضور و غیاب تشخیص چهره است که هویت فرد را از روی مشخصات چهره بررسی می‌کند. یکی دیگر از فناوریهای اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی الگوی کف دست است که بر اساس مشخصات کف دست خطوط و عروق خونی فرد را مورد شناسایی قرار می‌دهد.
تفاوت سامانه حضور و غیاب با اتوماسیون حضور و غیاب چیست؟
سامانه حضور و غیاب با اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی مشابهت‌هایی دارد. با این حال این دو کاملاً یکسان نیستند. به طور کلی میتوان گفت اتوماسیون ثبت تردد سازمانی از فناوری استفاده می‌کند تا به خودکارسازی حضور و غیاب دست بزند.
این فرایند مواردی از قبیل ثبت ورود و خروج، محاسبه حقوق و دستمزد، ارائه گزارش و…. را در بر می‌گیرد. در حالی که سامانه حضور و غیاب یک نرم‌افزار سیستمی برای ثبت ورود و خروج، محاسبه حقوق و دستمزد و…. است و می‌تواند به صورت مستقل و یا به عنوان بخشی از سیستم اتوماسیون مورد استفاده قرار بگیرد.
تفاوت دستگاه و سامانه حضور غیاب
دستگاه حضور و غیاب یک ابزار فیزیکی به منظور ثبت ورودها و خروج‌ها است. اما سامانه را میتوان یک نرم‌افزار یا سیستم برای ثبت تردد به شمار آورد. دستگاه حضور و غیاب با تکنولوژی‌هایی از قبیل کارت، اثر انگشت، تشخیص چهره و عنبیه و…. به شناسایی کارکنان پرداخته و ورود و خروج آنها را ثبت می‌کند.
فراموش نکنیم که دستگاه حضور غیاب ابزاری فیزیکی برای ثبت ترددکاربران است. اما سامانه، نرم‌افزار یا سیستمی برای مدیریت ترددهای ثبت شده می باشد.
محل نصب این دستگاه نیز در ورودی‌ها و خروجی‌های سازمان‌هاست. در حالی که سامانه حضور و غیاب علاوه بر دستگاه، نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب را نیز شامل می‌شود و به پردازش و ذخیره اطلاعات ثبت شده نیز دست می‌زند. سامانه حضور و غیاب از امکان گزارش گیری اطلاعات مربوط به تردد کارکنان نیز برخوردار شده است.
? مقاله پیشنهادی: انواع نرم افزار حضور و غیاب + کاربرد و مزایا ?
اهمیت اتوماسیون اداری حضور و غیاب
در واقع تمامی ادارات و سازمان هایی که تعداد پرسنل آن بالا میباشد و امکان ثبت و ضبط دستی اطلاعات مربوط به ورود و خروج کاربران در آن وجود ندارد بایستی با بکارگیری یک اتوماسیون حضورغیاب خوب و کارآمد، مشکلات خود را در این زمینه برطرف سازند.
در حال حاضر اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی یکی از الزاماتی است که در ادارات و مجموعه های مختلف در نظر گرفته می شود. این اتوماسیون به شما این امکان را می دهد تا ساعات کاری افراد حاضر در مجموعه را به صورت دقیق محاسبه کرده و به این شکل کارها و برنامه های سازمان را به شکل بهتری پیش ببرید. اگر شما به عنوان مدیر و مسئول یک مجموعه اداری یا سازمانی با تعداد زیادی از کارمندان مواجه بوده و می خواهید بهترین راندمان کاری را داشته باشید، سامانه حضور و غیاب اتوماتیک کار شما را بسیار آسان تر کرده و هزینه های اضافی تان را کاهش می دهد.
به طور کلی مهمترین مزایای اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی، صرفه جویی در هزینه و زمان، دسترسی راحت و سریع به سوابق کارکنان، جلوگیری از تقلب در سیستم ورود و خروج، امکان ایجاد و پیاده سازی گزارشهای اختصاصی و در نهایت افزایش راندمان و بهره وری مجموعه می باشد.
برای انتخاب بهترین و کاربردی ترین اتوماسیون حضور و غیابی که مختص فعالیت مجموعه تان است با کارشناسان شرکت ایران اکسس تماس حاصل فرمائید.
شرکت ایران اکسس نماینده انحصاری برندهای virdi و zkteco در ایران بوده و محصولات خود را در تمام شهرهای ایران عرضه می کند. شما با انتخاب این مجموعه می توانید از صفر تا صد پروژه خرید، نصب و راه اندازی اتوماسیون اداری را با خیال راحت و در سریع ترین زمان ممکن ترتیب دهید.
سوالات متداول
در ادامه به سوالات پرتکرار در خصوص اتوماسیون تردد می پردازیم:
- در صورت استفاده از اتوماسیون آنلاین حضور و غیاب، استفاده از دستگاه ساعتزنی ضروری است؟
خیر، در صورت استفاده از سامانه اتوماسیون ورود و خروج آنلاین، نیازی به تهیه و استفاده از دستگاه حضور و غیاب نیست.
- امکان تقلب و فریب سامانه اتوماسیون حضور و غیاب آنلاین کارمندان چقدر است؟
امنیت این سامانه به نوع بهره وری و آموزش کاربری بستگی دارد. در صورت رعایت استانداردهای لازم، تقلب در اتوماسیون آنلاین ورود و خروج کارمندان تقریبا امکان پذیر نیست.
- اتوماسیون آنلاین حضور و غیاب چیست؟
امنظور همان سامانه حضور و غیاب، تردد یا ورود و خروج است که ثبت اطلاعات تردد کاربران در آن به صورت آنلاین و از طریق نرم افزار صورت میپذیرد. در اتوماسیون آنلاین حضور غیاب نیازی به استفاده از دستگاه حضور و غیاب به صورت فیزیکی یا سخت افزاری وجود ندارد.
- مزایای استفاده از سامانه حضور و غیاب اتوماتیک چیست؟
با کمک این دستگاهها دقت و صحت فرایندهای مربوط به حضور و غیاب کارکنان، محاسبه حقوق و دستمزد آنها و…. افزایش یافته و در هزینههای سازمان و زمان شما صرفهجویی به عمل میآید. امکان گزارش گیری دقیق دیگر مزیت استفاده از این سیستمهاست.
- انواع سیستمهای اتوماسیون حضور و غیاب کدامند؟
این سیستمها انواع متنوعی داشته و با فناوریهای گوناگونی به ثبت تردد کارکنان اقدام مینمایند. از مهمترین و پرکاربردترین آنها میتوان به اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی کارتی، اثر انگشتی، تشخیص چهره، تشخیص عنبیه، الگوی کف دست و…. اشاره کرد.
نتیجه‌گیری
بر اساس آنچه گفته شد و با توجه به مزایای اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی و نقش آن در افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان، حضور چنین سیستمی در مجموعه شما ضرورت دارد. به ویژه اگر از جمله مدیران شرکت‌های بزرگ هستید و تمایل به کنترل هرچه بیشتر کارکنان و ثبت بهینه ترددهای آنها دارید بهتر است به فکر خودکار سازی حضور و غیاب برای مجموعه خود باشید.
مقالات پیشنهادی مشابه
-
۶۷.۵۰۰.۰۰۰ تومان
-
۶۵.۵۰۰.۰۰۰ تومان
-
۱.۹۰۰.۰۰۰ تومان
نظرات
بابا واسه سیستم حضور و غیاب چقدررررر اسم میذارن :)) آدم گیج میشه مثلا: اتوماسیون کنترل تردد پرسنل سیستم حضور و غیاب اداری اتوماسیون حضور و غیاب حضور و غیاب آنلاین حضور و غیاب کارمندان لیست ورود و خروج کارکنان همگی اشاره به سیستم و سامانه و دستگاه حضور و غیاب داره ی اصطلاح واحد بیابید لطفاااااااااااااااااا گمرااااه شدیم
تا 10 سال پیش کی باورش میشد که اتوماسیون حضور غیاب اینقدر جابیفته تو ایران که از مدارس گرفته تا کمیته امداد و امام زاده صالح و حوزه علمیه و آموزشگاه و بیمارستان گرفته تااااااااااااا تک تک ادارات و شرکت ها و سازمان های بزرگ و کوچک و کارگاه ها همه از اتوماسیون کنترل تردد پرسنل استفاده کنند. واقعا جز آیتم های ضروری و مهم هست که باید بهش توجه بشه!
نمیدونم پرسیدن سوال اینجا درسته یا خیر امکان سرویس اتوماسیون حضور غیاب که از مجموعه شما تهیه نشده رو دارید؟ تعدادی از دستگاه ها مشکلاتی دارند و کند شدند. اثری از شرکت قبلی نیست و ظاهرا بسته شده
درود بر شما اگر برند دستگاه ها ویردی و زدکا هست، بله امکان پذیره اما به اطلاعات بیشتری نیاز هست. لطفا با واحد پشتیبانی تماس بگیرید تا راهنمایی بهتری ارائه بشه خدمت شما
واقعا اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی، ابزاری قدرتمند برای ارتقای نظم، راندمان و امنیت در سازمان‌ها است. با وجود تنوع در روش‌ها و ابزارهای اتوماسیون، انتخاب و پیاده‌سازی مناسب آن، متناسب با نیازها و شرایط هر سازمان، گامی مهم در مسیر پیشرفت و تعالی خواهد بود.
واقعا تو شرایط فعلی و ازدهام جمعیت و وجود این همه شرکت و سازمان و کارخانه های بزرگ، فرایند خودکارسازی حضور و غیاب بسیار ضروری، مهم و لازم هست. سپاس از تلاشتون برای انتقال چالش ها و مزایای این سیستم پایدار باشید
برای تهیه، انتخاب و خرید سیستم حضور و غیاب اداری راهنمایی درست خیلی مهمه چون قطعا دغدغه همه شرکت ها هزینه نیست و مهمتر از هزینه سرمایه انسانی و استفاده صحیح از زمان و دریافت بالاترین راندمان کاری و نهاتیا سود هست، هم برای شرکت و مالکین و سهامداران و هم برای کارکنان و سایر ذینفعان و قطعا وجود اتوماسیون حضور غیاب خیلی در این فرایند مهم و تاثیرگذار هست
اتوماسیون حضور و غیاب کارمندان آنلاین هم خیلی خوبه هااا {اما به ظرفیت طرف بستگی داره} میرن گشت و گذار و تفریح، GPS هم خاموش میکنند و میگن که گوشی خرابه یا اینترنت نداریم تو مجموعه مون این مشکل رو داشتیم، واسه همین تصمیم گرفتیم از دستگاه ثابت استفاده کنیم و حضور فیزیکی کاربر!
بودجه ما بسیار محدوده. قیمت کم هزینه ترین سیستم اتوماسیون حضور غیاب حدوداً چقدر میشه؟
لطفا از صفحه قیمت دستگاه حضور و غیاب و کنترل تردد بازدید داشته باشید تا بر اساس امکانات، لیست قیمت دستگاه ها را بررسی بفرمایید. با بودجه حداقل 2 میلیون تومان هم امکان تهیه سیستم ساعتزنی وجود داره.
وقت بخیر من قصد راه اندازی اتوماسیون حضور و غیاب در مدرسه را دارم. لطفا راهنمایی کنید چه سیستمی مناسب است؟
وقت شما هم بخیر برای جلوگیری از تقلب دانش آموزان و مواردی چون ثبت تردد به جای یکدیگر یا گم شدن کارت تردد یا لو رفتن رمز عبور، پیشنهاد میشه از سیستم تشخیص چهره استفاده بشه. به علاوه تهیه پنل ارسال پیامک، همراه با نرم افزار جهت ارائه گزارش تاخیر و تردد دانش آموزان در مدارس به والدین هم ضرورت داره. با بررسی قیمت دستگاه های حضور و غیاب و میتوانید سیستم را بر اساس سلیقه، نیاز، بودجه و ظرفیت دستگاه انتخاب نمایید. در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر لطفا با همکاران ما در ایران اکسس در تماس باشید
سلام و عرض ادب سپاسگذار میشم بفرمایید که اتوماسیون حضور و غیاب آنلاین کارمندان چه تفاوتی با اتوماسیون آنلاین حضور و غیاب داره؟
دستگاه mb10 با دستگاه bio face E240 تفاوتشون در چیه؟
هر دو دستگاه یکی هستند، اسم اصلی دستگاه mb10 هست، بعضی شرکت ها این دستگاه را با نام دلخواه خود ارائه میدهند.
سلام وقت بخیر من بابایی هستم، از دانشگاه آزاد واحد تهران جنوب امکان ارائه لیست قیمت سامانه یکپارچه حضور و غیاب سازمانی وجود دارد؟
آقای بابایی فکر میکنم لازم باشه اطلاعات لازم در مورد اتوماسیون حضور غیاب مورد نیازتون رو اعلام کنید تا بر اساس اون قیمت خدمتتون اعلام بشه چون تنوع محصول و خدمات خیلی زیاده در تهیه اتوماسیون ورود و خروج
در پاسخ به پیام. سلام جناب بابایی وقت شما هم بخیر خواهش میکنم، حتما لطفا با همکارن واحد فروش در تماس باشید تا اطلاعات را خدمت شما ایمیل کنند. البته همان طور که خودتون هم در جریان هستید، انتخاب سیستم اتوماسیون ورود و خروج حساسیت های خودش را داره که دوستان در زمان تماس، جزئیات رو خدمتتون اعلام میکنند. ممنون
عالی خسته نباشید ممنون میشم بفرمایید منظور از اتوماسیون حضور و غیاب آنلاین چیه؟ و چه مزیتی نسبت سامانه های عادی داره؟
ممنون از توجه شما بهتره بدونید که اتوماسیون آنلاین حضور و غیاب یا تحت وب، تعریف های مختلفی میتونه داشته باشه که رایج ترینش، سیستمی ست که کاربر به راحتی در هر لحظه از شبانه روز و از طریق موبایل یا کامپیوتر امکان دیدن گزارش کارکرد و ثبت درخواست مرخصی یا ماموریت و... را خواهد داشت. به علاوه کارفرماها نیز امکان نظارت و مدیریت بر تردد پرسنل مجموعه را به راحتی خواهند داشت. به علاوه اینکه بعضی از سیستم های اتوماسیون حضور و غیاب آنلاین، امکان ثبت تردد ها و ارائه گزارش کارکرد را بدون نیاز به دستگاه سخت افزاری دارند. مزیت عمده این سیستم نسبت به سیستم های عادی که روی سیستم عامل ویندوز نصب میشوند، دسترسی راحت و نامحدود است، البته در نظر داشته باشید این سیستم برای مجموعه هایی که تعداد پرسنل بالایی دارند، بسیار به صرفه و مناسب خواهد بود چرا که کاربران خودشون امکان ثبت درخواست و مشاهده کارکرد را دارند. امیدوارم توضیحات ارائه شده مفید باشه، لطفا در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر کامنت بذارید یا با همکاران ما در تماس باشید.
مطلب بسیار کامل و مفید بود.مرسی از ایران اکسس
کاربر عزیز نظر شما در مورد این مقاله چیست؟