دستگاه‌ حضور غیاب بیومتریک چگونه کار می‌کند؟

امروزه از فناوری بیومتریک در صنایع مختلفی از جمله سیستم‌های ثبت و کنترل تردد پرسنل استفاده می‌شود و در حال حاضر دستگاه حضور و غیاب بیومتریک پرکاربردترین سیستم ثبت ورود و خروج کارکنان محسوب می‌شود. سیستم بیومتریک به راهکاری اطلاق می‌شود که از ویژگی‌های منحصر به فرد انسانی جهت احراز هویت و شناسایی آنها استفاده می‌کند. نقاط و ویژگی‌های مختلف بدن انسان (چشم، چهره، دست، صدا و …) دارای مشخصات یکتایی است که تقریباً مشابه هیچ فرد دیگری نیست. از این رو از این مشخصات می‌توان برای شناسایی افراد و تمایز آنها از یکدیگر استفاده کرد.

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک از مشخصات منحصر به فرد چهره، اثر انگشت، عنبیه، کف دست و … برای شناسایی و ثبت تردد پرسنل استفاده می‌کنند. بر روی این سیستم‌ها اسکنر یا دوربینهایی تعبیه شده است که شناسه بایومتریک مورد نظر را اسکن کرده و با مقایسه آن با الگوهای موجود در بانک اطلاعاتی، اقدام به شناسایی کارکنان می‌نمایند.

8 مزیت مهم دستگاه حضور و غیاب بیومتریک

در ادامه به معرفی مهم ترین مزیت های سیستم های بایومتریک می­پردازیم.

1. دقت بالا

صرف نظر از هر چیز دیگری که یک دستگاه حضور غیاب بیومتریک می‌تواند فراهم کند، توانایی پیگیری دقیق حضور و غیاب کارکنان شماست که ممکن است به تنهایی ارزش خرید این سیستم را داشته باشد. به لطف انبوهی از انواع اسکنرهای بیومتریک، برای هر شخصی بسیار دشوار خواهد بود که در زمان ورود یا خروج خود دست برده و یا آن را جعل کند.

علاوه بر این، سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک به شما اجازه می‌دهند تا به آمار تعداد افراد حاضر در مجموعه به طور همزمان و بدون خطا دسترسی داشته باشید. در واقع، دستگاه حضور و غیاب بیومتریک قادر است کارکنان یک شرکت را با استفاده از نشانگرهای Biometric متعدد مانند چهره، حتی در صورت استفاده از ماسک شناسایی کند.

2. عدم امکان دستکاری ساعت‌های ورود و خروج (حذف سرقت زمان)

این یک مزیت بزرگ است که یک سیستم حضور غیاب بیومتریک ارائه می‌کند و نباید از این موضوع غافل شد که بر کاهش سرقت زمان (دستکاری ساعت ورود و خروج) تأثیر شدیدی دارد. حتی اگر کارمندان بسیار سربه‌راه و متعهدی داشته باشید، اما انسان همیشه کامل نیست و ممکن است به صورت تصادفی سرقت زمان رخ دهد.

منظور از سرقت زمان توسط کارکنان، اعلام یا ثبت زمان ورود و خروج غیر واقعی به متصدی یا مسئول سیستم حضور و غیاب، برای محاسبه کارکرد آنهاست.

 استفاده از سیستم بیومتریک چطور در جلوگیری از سرقت زمان و تقلب کارکنان موثر است؟

توقف سرقت زمان نه تنها باعث صرفه جویی در هزینه شما می‌شود، بلکه با نشان دادن اینکه چه عواقبی برای رفتار ناشایست برخی پرسنل وجود دارد، می تواند افراد بعدی را از تلاش مشابه منصرف کند. این موضوع در نهایت به شکل گیری فرهنگ مناسب در شرکت کمک می‌کند.

3. جلوگیری از ثبت تردد پرسنل به جای یکدیگر

این مزیت به پیشگیری از سرقت زمان مربوط می شود، اما با توجه به آمارهای چشمگیر پیرامون وقوع آن، بهتر بود که به صورت جداگانه هم مورد بحث قرار گیرد.  به طور مثال این موضوع ( ثبت تردد به جای همکاران) در کشور ایالات متحده، به تنهایی 373 میلیون دلار در سال هزینه اضافی بر شرکتها و صاحبان مشاغل تحمیل می‌کند. بالطبع کارت کشیدن یا ثبت تردد به جای همکاران هزینه‌های پرداخت به پرسنل را به صورت غیر واقعی افزایش خواهد داد.

یک آمار نشان می‌دهد که در سیستم‌های رمزی یا کارتی تا 16٪ از کارکنان به سوء استفاده از آن و کارت کشیدن به جای همکاران اعتراف می کنند و این فقط افرادی هستند که به آن اعتراف کردند. به خاطر داشته باشید، کارت زدن به جای دوستان یکی از انواع سرقت زمان است که موجب نقض حقوق سایر کارکنان می شود.

این عمل نه تنها برای شرکت شما هزینه دارد، بلکه فرهنگ سازمانی را نیز از بین می برد، زیرا افراد بیشتری به شکستن خط مشی ها عادت می کنند. خوشبختانه، بر روی دستگاه حضور و غیاب بایومتریک، ثبت تردد به جای همکاران به طور کلی حذف می‌شود، زیرا یک فرد نمی‌تواند به طور منطقی شناسه‌های Biometric (اثر انگشت، کف‌دست، چهره و انبیه) شخص دیگر را تقلید یا جعل کند.

از آنجا که بیومتریک ها ویژگی های قابل اندازه گیری و منحصر به فرد بدن انسان هستند، هر فرد شخصاً برای احرازهویت خود باید اقدام کند و امکان ثبت ورود توسط دیگر اشخاص وجود ندارد.

4. بازگشت سرمایه

بعضی از دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک با ارائه فرمت‌های خاصی، نیاز شما به سخت‌افزار را از بین برده و به این صورت هزینه‌های جانبی را کاهش می‌دهند. به عنوان مثال، با انتخاب یک سیستم حضور و غیاب بیومتریک مبتنی بر ابر، برای پیگیری داده‌ها نیازی به استفاده از یک سرور در محل شرکت نخواهید داشت. همچنین می‌توانید با استفاده از این سرویس برای مدیریت حضور و غیاب پرسنل از راه دور، به‌ویژه با توجه به تغییر محیط‌های کاری، قدمی فراتر بردارید و در هزینه فضای اداری صرفه‌جویی کنید.

5. تقویت روحیه کارکنان

وقتی اکثریت کارکنان که متعهد به حضور به موقع در محل کار هستند، مشاهده کنند که کارکنان خاطی یا بی‌نظم در ثبت ورود و خروج به راحتی توسط سیستم حضور و غیاب بیومتریک شناخته شده و راهکاری برای مجازات پرسنل کم‌کار وجود دارد، باعث دلگرمی آنها خواهد شد.
سیستم Biometric با هدف جلوگیری از بی‌نظمی‌

بنابراین نصب یک سیستم حضور و غیاب Biometric با هدف جلوگیری از سرقت زمان و بی‌نظمی‌های موجود در ورود و خروج، امری ضروری به نظر می‌رسد. نصب یک سیستم هوشمند مدرن موجب تمایز کارکنان متعهد و بانظم از کارکنان بی‌نظم و تنبل خواهد شده و رشد بهره‌وری آنان را درپی خواهد داشت.

اعمال تنبیه و پاداش که مستند به داده‌های سیستم Biometric است، به شکل فوق‌العاده‌ای در انگیزش کارکنان در راستای افزایش انضباط ورود و خروج تأثیرگذار خواهد بود و افزایش مسئولیت پذیری پرسنل را در پی خواهد داشت.

6. اطمینان خاطر مدیریت و کارکنان از داده‌های حضور و غیاب

امکان دستکاری و تقلب بر روی دستگاه حضور و غیاب بیومتریک در حد صفر است و این اطلاعات با دقت و سرعت بالایی ثبت و جمع‌آوری شده و در بانک اطلاعاتی نرم افزار ذخیره می‌شوند. از این رو هم مدیریت و هم پرسنل از صحت ساعت‌های ورود و خروج ثبت شده اطمینان خاطر داشته و مطمئن خواهند بود که حقی از پرسنل یا شرکت ضایع نخواهد شد.

7. تسریع و ساده‌سازی محاسبه حقوق و دستمزد

ثبت ساعات کار پرسنل، تأیید و جمع‌بندی حقوق و دستمزد آنها به روش سنتی می‌تواند فرآیندی پرزحمت، زمان‌بر و پرهزینه باشد. خوشبختانه، سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک می‌توانند این روند را به یک فرآیند خودکار تبدیل کنند که نیازی به هزینه اضافی ندارد و به همان اندازه عملکردهای ردیابی اولیه آن دقیق است.

ثبت تردد بر روی سیستم حضور غیاب بیومتریک به صورت مکانیزه صورت می‌گیرد و به علت کاهش عدم دخالت نیروی انسانی در آن، تخلفات و اشتباهات عمدی و سهوی به حداقل رسیده و در نتیجه به سرعت می‌توان داده‌های صحیحی را در اختیار نرم‌افزار حقوق و دستمزد قرار داد. در نتیجه محاسبه حقوق و پرداخت به پرسنل با سرعت و سهولت بیشتری انجام می‌گیرد.

8. کاهش انتقال بیماری بعلت عدم تماس فیزیکی

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک بدون تماس، می‌توانند گسترش بیماری‌ها از طریق تماس فیزیکی با دستگاه را در سازمان شما کاهش دهند. با توجه به آمار احتمال افزایش شیوع بیماریهای همه گیر در زمان ما، پیاده سازی سیستم های بدون تماس Biometric مانند دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، عنبیه و … می‌تواند احتمال فراگیری بیماری‌های مسری مانند کرونا را از طریق تماس فیزیکی به حداقل برساند.

بهترین انواع دستگاه حضور و غیاب بیومتریک

فناوری Biometric شاخه‌های متنوعی دارد که هر یک از آنها امکان استفاده بر روی انواع تجهیزات را دارند.

به چه صورت می توان بهترین نوع سیستم حضور غیاب بیومتریک را شناسایی کرد؟

در حال حاضر بر روی دستگاه حضور و غیاب بیومتریک بیشتر از 5 راهکار یا فناوری استفاده می‌شود که در ادامه به صورت مختصر با آنها آشنا می‌شویم.

• اثر انگشت

دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی یکی از پرکاربردترین و پرطرفدارترین سیستم های حضور و غیاب بیومتریک است که از مشخصات منحصر به فرد انگشتان دست برای شناسایی و ثبت تردد استفاده می‌کند. مزیت رقابتی این فناوری این است که قابلیت تعریف هر ده انگشت شخص با یک شماره کاربری بر روی دستگاه وجود دارد.

• تشخیص چهره

دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره نیز یکی از محبوب‌ترین راهکارهای ثبت تردد است که با اسکن چهره پرسنل، آنها را شناسایی کرده و تردد آنها را ثبت می‌کند. در حال حاضر حتی امکان شناسایی چهره با وجود پوشش ماسک بر صورت نیز وجود دارد.

• عنبیه

دستگاه حضور و غیاب تشخیص عنبیه یا چشمی یکی از جدیدترین و دقیق‌ترین فناوری‌هایی است که در حوزه شناسایی و ثبت ورود و خروج کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. این دستگاه توسط دوربینهایی عنبیه چشم را اسکن کرده و تردد شخص را ثبت می‌کند.

• تشخیص صدا یا گفتار

دستگاه حضور و غیاب تشخیص صدا، یک سیستم ورود و خروج بیومتریک است که با تشخیص صدای کاربران، تردد آنها را ثبت می‌کند. در زمان ورود و خروج، صدای پرسنل با الگوهای ذخیره شده مطابقت داده شده و در صورت تأیید، تردد ثبت خواهد شد.

• اسکن کف دست یا الگوی وریدی

سیستم حضور غیاب بیومتریک کف دست با استفاده از الگوهای رگهای خونی کف دست، عمل شناسایی و ثبت تردد را انجام می‌دهد. این سیستم نیز دقت بسیار بالایی در شناسایی دارد.

اگرچه سیستمهای بیومتریک دیگری چون تشخیص صدا یا گرمای بدن نیز وجود دارند، اما در حال حاضر فراگیر نشده و در بازار ایران مورد استفاده قرار نمیگیرد.

سوالات بحث برانگیز در خصوص سیستم بیومتریک

و اما برخی از سوالات رایج پر تکرار در خصوص بیومتریک عبارتند از:

• کدام دستگاه حضور و غیاب بیومتریک بیشترین امنیت را دارد؟

دستگاه حضور غیاب اسکن ورید به دلیل در معرض دید نبودن، یکی از امن ترین و دقیق ترین گزینه ها برای احراز هویت بیومتریک در نظر گرفته می شود.

• پرکاربرد ترین بیومتریک کدام است؟

تشخیص اثر انگشت یکی از رایج ترین فناوری های بیومتریک امروزی است. سرعت و سهولت تشخیص اثر انگشت آن را به یکی از پرطرفدارترین بیومتریک ها تبدیل کرده است.

• آیا استفاده از دستگاه ساعت‌زنی بیومتریک ایجاد ریسک می‌کند؟

در سیستم های بیومتریک قدیمی، در صورتی که یک شخص غیرمجاز به اطلاعات بیومتریک شما در پایگاه داده دسترسی پیدا می کرد، ممکن بود حریم خصوصی شما را نقض کند. اما دستگاه های نسل جدید، اطلاعات بیومتریک افراد در دیتا بیس را رمزنگاری می کند.

• آیا احرازهویت بیومتریک روشی کاملاً امن است؟

راه هایی برای دور زدن برخی دستگاه‌های بیومتریک وجود دارد مانند: ساخت اثرانگشت تقلبی یا تهیه ماسک سه بعدی برای تقلب در سیستم تشخیص چهره. اما این دستگاه‌ها با توسعه قابلیت زنده یاب این مشکل را برطرف کرده اند.

آنچه در این مقاله خواندیم

فناوری Biometric یک راهکار مدرن، دقیق و قابل اطمینان در احراز هویت است که در صنایع مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد. دستگاه حضور و غیاب بیومتریک نیز یکی از راهکارهای مطمئن در ثبت و کنترل ورود و خروج کارکنان است که در سازمان‌ها و شرکتهای مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در حال حاضر 4 مدل از این نوع دستگاه تولید و عرضه شده است که با توجه به نیازهای هر سازمان می‌توان از آنها به صورت مجزا یا به صورت ترکیبی استفاده کرد.

مزایای سیستم حضور و غیاب بایومتریک بسیار بیشتر از خرید و هزینه اولیه راه‌اندازی آن‌ است. چه از منظر کارایی، سرمایه‌گذاری یا فرهنگی به آن نگاه کنید، این سیستم یک راهکار مدرن، دقیق و مطمئن برای کسب و کار شما خواهد بود. بنابراین هر چه زودتر این سرمایه گذاری را انجام دهید، تا بتوانید از مزایای کاربردی آن استفاده نمائید.

برای خرید و اطلاع از قیمت دستگاه حضور و غیاب بیومتریک و دریافت مشاوره با کارشناسان ایران اکسس در تماس باشید.

Reference:

• https://www.ncheck.net/biometric-attendance-systems-advantages/