پنج مزیت سیستم حضور غیاب

جمله “وقت طلاست” ممکن است بیش از حد کلیشه‌ای به نظر برسد، اما در واقع بسیار دقیق و صحیح است. در مقوله تجارت، زمان و سرمایه دو منبع محدودی هستند که رابطه تنگاتنگی با هم دارند. یک کسب و کار، بدون استراتژیِ مدیریت زمان در معرض از دست دادن سرمایه به دلایلی مانند برنامه‌ریزی ضعیف، خطای انسانی، تقلب در ساعت کاری و سایر ناکارآمدی‌ها است.

بیایید چند حوزه را که در آن وجود سیستم حضور غیاب همراه با نرم‌افزار خودکار مدیریت نیروی کار می‌تواند تعیین کننده درآمدزایی و یا از دست دادن سرمایه و پول باشد، را بررسی کنیم.

1- اندازه گیری بهره وری و بازدهی

مدیریت زمان در محل کار به این معنی است که مراقب باشید کارکنان شما در ساعات مختلف چه کاری انجام می‌دهند. اگر کارکنان شما از این زمان به طور موثر و کارآمد استفاده نکنند، ابزارها و سیاستهای صرفه جویی در زمان ممکن است ارزش اجرا را نداشته باشند. یک نرم افزار حضور و غیاب خودکار، به تیم منابع انسانی اجازه می‌دهد تا میزان بهره وری در نیروی کار شما را اندازه گیری کند.

سیستم حضور غیاب(مدیریت زمان ) در مورد استراتژی‌ها و فرایندهایی که بیشترین بازده را دارند و همچنین زمینه‌های مشکل ساز که بهره وری را کاهش می‌دهند، برای ایجاد محیط کاری کارآمد و پربار برای کل سازمان، اطلاعات لازم را به شما می‌دهد.

به عنوان مثال، داده‌های مربوط به زمان به شما نشان می‌دهد که کارگران در یک شیفت به طور مداوم وظایف خود را کندتر از تیمی ‌انجام می‌دهند که کار مشابهی را در شیفت‌های دیگر انجام می‌دهند، این ممکن است نشانگر این باشد که شما به ارزیابی مجدد روش‌های برنامه ریزی خود نیاز دارید و باید آموزش بیشتری ارائه دهید. همچنین باید فرصت‌ها یا شیوه‌های استخدامی خود را دوباره ارزیابی کنید.

2- تعیین اهداف معقول

هیچ اشکالی ندارد که کارفرمایی اهداف بلندپروازانه داشته باشد، مادامی‌که نیروی کار قادر به دستیابی به آن‌ها باشد. با تجزیه و تحلیل داده‌های ایجاد شده توسط یک سیستم حضور غیاب خودکار، یک کارفرما می‌تواند دید بهتری از زمینه‌هایی که زمانِ کارکنان در آن‌ها صرف می‌شود، بدست آورد. این امر به تعیین اهداف قابل اندازه گیری، معقول و دست یافتنی کمک زیادی می‌کند.

در برخی موارد، حتی کارکنانی که از زمان کار خود استفاده موثر می‌کنند، ممکن است به طور مداوم کمتر کار کنند، فقط به این دلیل که اهداف تعیین شده برای آن‌ها غیرقابل دسترسی است. به عنوان مثال، یک تولید کننده ممکن است هدف تولیدی را تعیین کند و محدودیت‌های خاص یک فضای کاری فیزیکی را برای نیل به آن هدف در نظر نگیرد یا سطح آموزش یا تخصصی را می‌خواهد که نیروی کار فعلی ندارد. بررسی دقیق وقت کارکنان می‌تواند این ناکارآمدی‌ها را روشن کرده و به مدیریت در جهت اصلاح مسائل یا تعیین اهداف مختلف کمک کند.

3- کاهش تقلب در ساعات کاری

تقلب در زمان یک مشکل ثابت در همه صنایع است، به ویژه آن‌هایی که متکی به کارمندان ساعتی ای هستند که ساعات کار هفتگی خود را ثبت می‌کنند یا به صورت فیزیکی وارد و خارج می‌شوند. هر سال، کارفرمایان در ایران به دلیل تقلب در زمان میلیاردها ریال از دست می‌دهند. کارمندان از همکار خود می‌خواهند که برایشان ورود بزند، و یا بدون آنکه از کارفرما تایید داشته باشند از کار غیبت می‌کنند و شیفت کاری خود را به صورت غیر مجاز تغییر می‌دهند؛ که همه اینها ضرر قابل توجهی را متوجه کارفرمایان می‌کند. سیستم حضور غیاب، تقلب و دور زدن را برای کارمندان متخلف بسیار سخت می‌کند و به نفع کارفرمایان و کارمندان درستکار است.

4- ایجاد تطابق

در همین راستا، یک نرم افزار حضور و غیاب خودکار، جهت برابری و تطابق قوانین شرکت با قوانین مربوط به اداره کار به شما کمک میکند. بررسی صحت اجرای قوانین اداره کار و تامین اجتماعی در محاسبات صورت گرفته، فرایندی حساس است که به صورت دستی نمی توان آن را انجام داد.

به عنوان مثال، کارفرمایان موظفند در طول روزهای کاری، ساعت مشخصی را برای ناهار و استراحت به کارمندان اختصاص دهند. علاوه بر این، محاسبه میزان اضافه کار، کسرکار، محاسبه حقوق و دستمزد و سایر موارد به صورت دستی، بسیار سخت و چه بسا برای مجموعه ها بزرگ فرایندی نشدنی است.

لذا مهم است برای اطمینان از صحت محاسبات انجام شده، مستند سازی و جلوگیری از خطاهای احتمالی در فرایند محاسبه، از یک سیستم حضور غیاب همراه با نرم افزار حضور و غیاب استفاده کرد.

5- افزایش مشارکت کارکنان

یک نرم افزار حضور و غیاب دقیق و جامع، زمان بندی‌های یک روز کاری را مشخص می‌کند. داشتن یک تصویر فوری از وظایفی که سریع‌تر به پایان می‌رسند، نقش‌هایی که بیشترین بهره وری را ایجاد می‌کند و عواملی که باعث کاهش سرعت می‌شود، به تیم مدیریتی شما اجازه می‌دهد تا در آینده تصمیماتی آگاهانه بگیرند.

 آشنایی با مدلهای دستگاه حضور و غیاب بیومتریک

این نوع تجزیه و تحلیل کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که به کارگران وظایفی محول می‌شود و ابزارهایی در اختیار آن‌ها قرار می‌گیرد که بهره وری آن‌ها را افزایش دهد. کارکنانی که احساس می‌کنند وظایف خود را به خوبی انجام می‌دهند، بیشتر درگیر وظایف خود می‌شوند و احساس رضایت می‌کنند.

کنترل زمان همچنین می‌تواند به شناسایی وظایفی که زمان زیادی را می‌طلبند کمک کند و به مدیران این امکان را می‌دهد که این فرایندها را ساده‌تر کرده و زمان تلف شده را از برنامه کارکنان حذف کنند. از آنجا که تحقیقات نشان می‌دهد که مشارکتِ کارکنان، محرک اصلی بهره وری است؛ تنظیم دقیق شیوه‌های مدیریت زمان می‌تواند مستقیماً به تعامل و فعالیت بیشتر نیروی کار و بازده نهایی بالاتر منجر شود.

به بیان ساده، مزایای سرمایه گذاری در سیستم حضور غیاب، بسیار بیشتر از مضرات آن است. شیوه‌ها و فرآیندهای مرتبط با رهگیری دقیق ساعات نیروی کار بسیار پیچیده و مهم تر از آن است که به صورت دستی انجام شود.