10 ویژگی کلیدی سیستم های مدیریت حضور و غیاب

folder_openبلاگ
comment5 دیدگاه
سیستم مدیریت حضور و غیاب

سیستم های مدیریت حضور و غیاب بایستی از قابلیت های زیر برخوردار باشند تا علاوه بر پوشش کامل نیازهای مجموعه و مدیریت، امکان اشتباه، تقلب و دستکاری سیستم را به حداقل برساند. این ویژگی ها عبارتند از:

1. ثبت ساعت ورود و خروج کارکنان

این ویژگی یکی از ویژگی های اصلی و ضروری برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان است. کارمندان یک مجموعه بایستی بتوانند با استفاده از کارت خوان های مغناطیسی یا سایر راهکارهای شناسایی هویت، ساعت ورود و تایم استراحت خود را ثبت کرده و پس از اتمام روز کاری، ساعت خروج خود را نیز به دستگاه اعلام نمایند. در بین انواع دستگاه حضور و غیاب، دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک مفیدتر از بقیه هستند. چرا که این دستگاه ها خطر تقلب را به طرز چشمگیری کاهش می دهند.

2. امکان تعریف مرخصی تمام وقت و ساعتی

مدیریت مرخصی کارکنان ویژگی دیگری است که در سیستم مدیریت حضور و غیاب بایستی وجود داشته باشد تا از ایجاد مشکلات و مسائل مالی جلوگیری به عمل آید. وقتی یکی از کارکنان به هر دلیلی نتواند حضور خود را در مجموعه ثبت کند، اگر دستگاه از قابلیت تعریف مرخصی برخوردار نباشد عدم حضور این فرد خاص به صورت خودکار به عنوان «غیبت» در نظر گرفته شده و دستمزد روزانه او از حقوق آخر ماه کسر می شود. در عوض، برخورداری از قابلیت ثبت مرخصی به این وضعیت سر و سامان می دهد. در کنار این موضوع، باید به کارمند یادآوری شود که مرخصی تمام وقت یا ساعتی خود را به مدیریت مجموعه اعلام نموده تا مدیریت با ثبت مرخصی به سیستم مدیریت حضور و غیاب، وضعیت حضور کارمند را از «غیبت» به «مرخصی» تغییر دهد. به این شکل در محاسبه حقوق و مزایای کارمند مشکلی ایجاد نخواهد شد.

3. یکپارچه سازی حقوق و دستمزد

اگر سیستم مدیریت حضور و غیاب شما به لیست حقوق و دستمزد مرتبط باشد، کسر دستمزد بر اساس زمان تعیین شده محاسبه شده و هر مرخصی تایید شده یا مرخصی با حقوق تطبیق داده می شود. به یاد داشته باشید، این فقط به معنای حقوق و دستمزد روزانه نیست. یک نرم افزار واقعاً مفید از جبران خسارت ساعتی و پرداخت های انعطاف پذیر نیز پشتیبانی می کند. به طوری که شما می توانید به سیستم مدیریت حضور و غیاب این موضوع را تعریف نمایید که غیبت هر عضو از مجموعه با مقدار خاصی از کاهش دستمزد همراه شود و به طبع ردیف های شغلی حساس تر در مواقع مرخصی با کاهش دستمزد بیشتر و ردیف های شغلی عمومی نیز با کاهش دستمزد یکسان محاسبه شوند.

4. ارائه گزارشات دقیق

ایجاد و نگهداری سوابق حضور و غیاب کارکنان یک مسئولیت کلیدی در قسمت منابع انسانی هر سازمانی است. تولید گزارش اولیه مانند تعداد ساعات حضور فرد در مجموعه، اضافه کاری، غیبت و مرخصی و … باید در قالب گزارش های آماری دقیق در دسترس باشد. سیستمی که نتواند گزارش های دوره ای را به صورت فایل های محاسباتی ارائه کند، بدون شک مشکلات زیادی را به همراه خواهد داشت.

سیستم حضور و غیاب پیشرفته

سیستم حضور و غیاب پیشرفته

5. پشتیبانی از راهکارهای بیومتریک

استفاده از عوامل شناسایی بیومتریک نکته دیگری است که در بهترین سیستم مدیریت حضور و غیاب به چشم می خورد. اگر نیروی کار زیادی با جدول زمانی مشخص برای ورود و خروج از ساعت اداری مشخص شده دارید، عوامل شناسایی بیومتریک به کاهش میزان تقلب و دور زدن سیستم کمک چشمگیری می کند. به عنوان مثال، یک مرکز تماس که دارای یک شیفت نه ساعته بوده و بیش از صد کارمند را در خود جای داده است، تنها با کمک فناوری شناسایی عوامل بیومتریک (مثل اثر انگشت و عنبیه چشم) می تواند خطر تقلب را از بین ببرد.

 چرا که عوامل بیومتریک در هر فرد با فرد دیگر متفاوت بوده و این یعنی هیچکسی نمی تواند به جای شخص دیگر حضور یا غیبت را ثبت نماید.

6. قابلیت زنگ هشدار

امروزه ساعات کاری به قدری فشرده شده است که گاهی اوقات کارمندان خروج از مجموعه را فراموش کرده و یا در تایم استراحت خود، بیش از زمان مشخص شده غیبت می کنند. قابلیت هشدار زمانی در دستگاه های حضور و غیاب باعث می شود سیستم به صورت اتوماتیک هشدارهایی را مبنی بر حضور یا عدم حضور مدیران و کارمندان اعلام نموده و این افراد را از مسائل پیش آمده مطلع سازد. به این شکل هرگونه مشکلی که از نظر تایمی در مجموعه وجود داشته باشد توسط هشدارهای تعیین شده اعلام خواهد شد.

7. یکپارچه سازی تقویم

یک سیستم مدیریت حضور و غیاب نیز می تواند با تقویم های دیجیتالی مانند تقویم گوگل، outlook و موارد مشابه همگام سازی شود. این به همه اعضای تیم این امکان را می دهد تا از در دسترس بودن یک فرد مطلع شوند. ادغام های تقویم به ویژه برای تیم های دورکار که در آن ها می توانید به سادگی حضور افراد را از طریق یک تقویم مشترک بررسی نمایید، بسیار کاربردی است.

مقاله پیشنهادی: مهم‌ترین اصول در انتخاب دستگاه حضور و غیاب

ویژگی هایی که سیستم مدیریت حضور و غیاب شما را متمایز می کند

علاوه بر موارد ضروری و جذاب، قابلیت های نوظهوری مثل اتصال به فضای ابری، تجزیه و تحلیل فعالیت کارکنان و … می تواند به بهینه سازی عملکرد و ساده سازی وظایف منابع انسانی کمک زیادی.

8. برخورداری از نرم افزار موبایلی و فضای ابری

سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر فضای ابری به طور گسترده از هر دستگاهی قابل اجرا بوده و مدیران می توانند از هر کجا که هستند به اطلاعات مجموعه شان دسترسی داشته باشند. این قابلیت را می توان بدون نصب برنامه خاص و در بستر مرورگر استفاده نمود. همچنین، برخورداری از اپلیکیشن موبایلی می تواند به افزایش بهره وری کارکنان میدانی و کارمندان از راه دور کمک کرده و امکان ثبت و نگهداری دقیق اطلاعات مربوط به حضور و غیاب از هر مکانی را فراهم نماید.

9. امکان ارتباط کارکنان با مدیر سیستم

سرویس های آنلاین و ابری یک تغییر اساسی برای سیستم مدیریت حضور و غیاب شما به شمار می رود. اگر سیستم شما از این قابلیت برخوردار باشد، کارمندان شما دیگر نیازی به حضور فیزیکی در محل کار نداشته و در عوض می توانند پشت میز خود نشسته و در محل خود با استفاده از یک برنامه یا مرورگر وارد سیستم شده و درخواست های مرخصی، اصلاحات در سوابق حضور و غیاب و انطباق با خود را بدون دخالت منابع انسانی یا مدیریت انجام دهند.

در حقیقت قابلیت دسترسی کارکنان به سیستم مدیریت حضور و غیاب برای ایجاد هماهنگی بیشتر در مجموعه بوده و باعث یکپارچه سازی فعالیت ها و کاهش مشکلات و مسائل در شرایط خاص می شود. برای مثال کارمندانی که در شرایط حاد کرونایی امکان مراجعه حضوری به دفتر کار را ندارند با این قابلیت می توانند تمام درخواست های خود را به صورت برخط به مدیریت مجموعه ارسال نموده و با تائید این درخواست ها از وضعیت خود در آینده مطلع شوند.

سیستم مدیریت حضور و غیاب

سیستم مدیریت حضور و غیاب

10. تجزیه و تحلیل پیشرفته داده ها

سیستم های مدیریت حضور و غیاب حرفه ای اغلب مجهز به تجزیه و تحلیل پیشرفته ای هستند که به صورت دقیق داده ها را تحت بررسی قرار داده و الگوهای حضور و غیاب منحصر به فرد هر مجموعه را ارائه می دهند. این قابلیت باعث می شود افرادی که اغلب اضافه کاری کرده یا از ساعات برنامه ریزی شده فاصله می گیرند، برجسته تر از سایر کارکنان مشخص شوند. رفتارهایی از این قبیل را می توان به درستی یادداشت و اصلاح نمود و به این شکل سطح بهره وری بهینه را در دفتر کار حفظ کرد.

مزیت بکارگیری سیستم های مدیریت حضور و غیاب

اتخاذ سیستم های مدیریت حضور و غیاب حرفه ای می تواند نحوه مدیریت نیروی کارتان را تغییر دهد. ویژگی ها و قابلیت های تعبیه شده در این پلت فرم ها برای گردش کار روزمره کارمندان شما ضروری بوده و سیستم های دیجیتال از خطاهایی که می تواند منجر به دردسرهای آخر ماه و چالش های محاسبه حقوق و دستمزد شود، جلوگیری می کند. ما به شما توصیه می کنیم که تحقیقات خود را در حوزه کاری تان به دقت انجام داده و با درک بهتر نیازهای منحصر به فرد خود مجموعه، بهترین راهکار و سیستم مدیریت حضور و غیاب برای رسیدن به شرایط عالی را برگزینید.

با سیستم هوشمند و دیجیتال حضور و غیاب، مدیریت ساعات حضور و غیاب کارمندان می تواند به عنوان یک چالش آسان برای شما قلمداد شود. در واقع این سیستم ها فرآیند پیچیده و سخت محاسبه حقوق و دستمزد را به یک فعالیت ساده و قابل نظارت تبدیل کرده و به این شکل بسیاری از مشکلاتی که در گذشته وجود داشت را عملا از بین می برد. شرکت ایران اکسس به عنوان یکی از مراکز اصلی ارائه دهنده سیستم های حضور و غیاب سازمانی در ایران، پیشرفته ترین دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک و کارتی را به مشتریان عرضه می کند. اگر قصد دارید از خدمات حرفه ای و محصولات درجه یک در زمینه حضور و غیاب کارکنان بهره مند شوید، همین حالا با شماره تلفن های ایران اکسس در تماس باشید تا با مشاوره رایگان از سمت متخصصین ما، بهترین انتخاب را ترتیب دهید.

منبع: hrtechnologist

نیاز به راهنمایی بیشتر دارید؟

پست های مرتبط

5 دیدگاه. Leave new

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Fill out this field
Fill out this field
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.
You need to agree with the terms to proceed

فهرست