آشنایی با سامانه حضور غیاب دانشگاه و اجزای آن

یکی از متداول ترین کاربرد‌های سیستم حضور و غیاب، استفاده از آن‌ در سامانه حضور غیاب دانشگاه به منظور کنترل تردد و ورود و خروج افراد است. با توجه به حجم بالای تردد و عبور و مرور در دانشگاه ها، مسلماً استفاده از سیستم حضور و غیاب دانشگاهی می‌تواند با ساماندهی و امنیت بیشتری همراه باشد.

ما در این مقاله جامع به نکاتی در خصوص سامانه حضور و غیاب، امکانات و مزایای بسیار آن در دانشگاه‌ها خواهیم پرداخت.

منظور از سیستم حضور و غیاب دانشگاهی چیست؟

مقصود از چنین سامانه‌ای استفاده از تجهیزات مناسب، برای حضور و غیاب پرسنل، اساتید و دانشجویان دانشگاه است که شرایط را برای کنترل تردد آن‌ها فراهم می‌سازد. این سیستم مجوز تردد را بر اساس موارد تعریف شده صادر می‌کند به این ترتیب که در صورت تأیید هویت کاربر در سامانه حضور و غیاب، گیت تردد باز خواهد شد و در صورت عدم تأیید هویت شخص اجازه ورود به مجموعه را نخواهد داشت.

این سیستم به منظور نظارت بر زمان ورود و خروج دانشجویان و اطلاع به والدین، بررسی ظرفیت خوابگاه و برنامه رزرو غذا به کار گرفته شده و امکان جلوگیری از تردد دانشجویان خاطی یا اخراج شده، عدم صدور مجوز تردد دانشجویان بدهکار و جلوگیری از عبور افراد غیرمجاز، جلوگیری از هرج و مرج و بی نظمی در خوابگاه و رستوران و … را فراهم می کند.

سامانه حضور غیاب دانشگاه شامل چه اجزایی است ؟

این سیستم متشکل از بخش های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری بوده که مواردی چون ورود و خروج پرسنل و دانشجویان را در طی ترم مدیریت کرده و قابلیت ارتباط با سامانه اتوماسیون دانشگاه (متشکل از مدیریت خوابگاه و رستوران) را دارد. در زیر به توضیح هر بخش می‌پردازیم:

1. بخش سخت‌افزاری سیستم حضور و غیاب دانشگاهی: در چنین سیستم‌هایی، بخش سخت افزاری شامل گیت‌های کنترل تردد یا گیت‌های ورودی و خروجی و همچنین دستگاه‌های شناسایی فرد (شامل انواع دستگاه‌های تشخیص چهره، عنبیه، اثر انگشت، کارت و کد) می‌باشد. به این ترتیب قبل از ورود هر فردی به مجموعه پروسه احراز هویت، تأیید هویت و ثبت ورود یا خروج انجام می‌گیرد.
2. بخش نرم‌افزاری سیستم حضور و غیاب دانشگاهی: قسمت نرم‌افزاری سامانه‌ بستگی به کاربرد آن در مجموعه دارد. نرم‌افزار‌های مناسب برای هر یک از بخش‌های اداری، دانشکده‌ها، خوابگاه‌ها و آزمایشگاه و سالن‌های غذاخوری با توجه به قوانین موجود و نیاز‌های هربخش به صورت جداگانه و مستقل قابل تعریف است.

بنابراین، توصیه می شود در زمان انتخاب و خرید سامانه تردد مورد نظر، اطلاعات کامل و جزئیات مربوط به مجموعه را دراختیار شرکت مورد نظر قرارداده تا بتوان با در نظرگرفتن تمام جوانب، بهترین سامانه تردد دانشگاهی ممکن را بر اساس نیاز و بودجه موزد نظر تهیه کرد.

کدام سیستم‌های حضوروغیاب در دانشگاه‌ها رایج‌اند؟

سیستم تردد دانشجویی رایج در دانشگاه شامل بخش های گیت کنترل تردد و سیستم‌های حضورغیاب با هدف ثبت ورود و خروج کاربر و احراز هویت او، و همچنین نرم افزارهای اتوماسیون دانشگاهی (university automation software) است. در حال حاضر شناخته شده ترین نرم افزارهای حضور و غیاب دانشگاهی موجود در بازار شامل نرم افزارهای صدف، گلستان، بوستان، اکسیر، سایبری، رسا سیستم البرز، ماداکتو، جهان گستر و… است.

استفاده از گیت تردد در کنار دستگاه شناسایی به منظور مدیریت تردد افراد در سامانه دانشگاهی

اگرچه هیچ محدودیتی برای استفاده از انواع دستگاه‌های حضور غیاب مثل دستگاه تشخیص چهره، تشخیص عنبیه، کد خوان و… وجود ندارد، اما از میان سیستم های تشخیص هویت و حضور غیاب، استفاده از سیستم کارت و اثر انگشت با توجه به قیمت و سرعت آن متداول تر است.

دلایلی چون گران بودن دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره و عنبیه و همچنین زمانبر بودن پروسه تشخیص هویت در سیستم چشمی یا تشخیص عنبیه نسبت به سایر مدل‌ها، باعث شده استفاده از چنین سیستم‌هایی در دانشگاه مرسوم نباشد.

مزایای سامانه حضور غیاب دانشگاه چیست؟

مهمترین مزایایی که برای استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب دانشگاهی می‌توان نام برد عبارتند از:

• نظارت و ثبت اطلاعات تردد پرسنل دانشگاه، اساتید و دانشجویان هر دانشکده
• بررسی وضعیت خوابگاه‌ها توسط سیستم حضور و غیاب دانشگاهی
• ثبت ساعت ورود و خروج دانشجویان به خوابگاه با امکان ارسال پیامک برای والدین
• امکان ارسال پیامک هشدار برای دانشجویان یا سایر کاربران، به دلیل تردد در ساعت‌ها یا مکان‌های غیر مجاز
• امکان اتصال اتوماسیون به دوربین های مداربسته جهت کنترل و امنیت بیشتر
• امکان رزرو غذا و دریافت نوبت در سالن‌های غذاخوری
• امکان تعریف دانشجویان مجاز و غیر مجاز برای ورود و خروج از دانشگاه و سایر مکان‌ها
• ایجاد امنیت بالا با امکان عدم اجازه تردد به افراد غریبه
• جلوگیری از ایجاد هرج و مرج و بی‌نظمی در خوابگاه‌ها و سالن غذاخوری
• مدیریت زمان و تردد در اماکن پر رفت و آمد مثل خوابگاه یا سالن غذاخوری
• امکان استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب در کنار سیستم‌های سخت‌افزاری چون گیت‌های ورود و خروج یا فیش پرینت و نرم‌افزار‌های مدیریت مشتری
• کاهش هزینه‌ها توسط سامانه حضور غیاب دانشگاه با کاهش نیاز به نیروی انسانی در بخش های کنترل و بازرسی

تا به اینجا با برخی مزایای سیستم حضورغیاب دانشگاهی آشنا شدید. در صورت تمایل به دریافت اطلاعات بیشتر، می توانید به مقاله‌ی کاربرد، مزایا و راهنمای خرید بهترین سامانه حضور غیاب مراجعه نمایید.

چگونه سیستم حضور و غیاب دانشگاهی مناسب را انتخاب کنیم؟

انتخاب اتوماسیون حضور و غیاب دانشگاهی باید بر اساس فاکتور‌هایی چون بودجه و جمعیت کارکنان و دانشجویان دانشگاه، تعداد ساختمان‌های مستقل، پیک زمان‌های رفت و آمد و… صورت گیرد.

در دانشگاه‌های بزرگ می‌توان به تعداد دانشکده‌ها و ساختمان‌های اداری یا خوابگاه‌ها، از دستگاه‌های حضور و غیاب مستقل و گیت‌های مناسب استفاده کرد. همینطور در مورد ساختمان‌هایی که ممکن است با میزان بالای ورود دانشجویان یا کارکنان در زمان‌های مشخصی همراه باشد، نیاز است که از گیت‌های متعددی استفاده شود تا با ایجاد صف یا اختلال در تردد روبه‌رو نباشیم.

در مورد دانشگاه‌های کوچکتر مسلماً تعداد سیستم‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری کمتری مورد نیاز خواهد بود. مثلاً برای یک دانشگاه با جمعیت کم و یا تنها یک ساختمان اصلی استفاده از یک یا دو گیت تردد و یک دستگاه حضور و غیاب کافی است.

داشتن اطلاعات کامل در خصوص مشخصات فنی و قیمت انواع گیت کنترل تردد، از موارد حیاتی به منظور انتخاب درست و هوشمندانه این سیستم ها است.

سوالات متداول

در ادامه به سوالات پرتکرار در خصوص سامانه دانشگاهی می پردازیم، همراه ما باشید.

• چگونه می توان متوجه تعداد غیبت هر دانشجو شد؟

با دریافت گزارش روزانه از نرم افزار حضور و غیاب می توانید تعداد غیبت ها را متوجه شوید.

• آیا می توان شرایطی غیر از «حاضر» یا «غایب» را ثبت کرد؟

بله، اگر نیاز داشته باشید چندین وضعیت مختلف برای “حضور”، “غیبت” یا “تأخیر” ثبت کنید، آن وضعیت ها و نحوه محاسبه میزان حضور و غیاب را می‌توانید تعریف کنید.

•  آیا در سیستم حضور و غیاب دانشگاه، امکان اصلاح غیبت کارکنان یا دانشجویان هست؟

بله این مورد توسط  کارکنانی که سطح دسترسی لازم  در نرم افزار  حضور و غیاب یا اتوماسیون دانشگاه  را دارند امکان پذیر است. البته در نظر داشته باشید که در گزارشات نرم افزار، تمامی تغییرات صورت گرفته توسط اپراتور کاملا مشخص و قابل پیگیری است.

• ثبت تردد و حضور و غیاب دانشجویان چه ضرورتی دارد؟

میتوان تعداد غیبت دانشجو در خوابگاه یا کلاس را در هر ترم مشخص نمود و بر اساس ضوابط،  کنترل بیشتری در ارائه خدمات خوابگاهی به دانشجویان داشت.

• آیا امکان مدیریت سلف دانشگاه و رزرو غذا از طریق اتوماسیون دانشگاهی و سیستم حضور و غیاب وجود دارد؟

بله، از طریق ارتباط سیستم کنترل تردد یا حضور  و غیاب به نرم افزار و سامانه اتوماسیون دانشگاه، دانشجویان امکان رزرو غذا و تعیین نوع غذای درخواستی در روزهای مورد نظرشان را از طریق پنل شخصی خود خواهند داشت.

آنچه درمقاله آشنایی با سامانه تردد دانشگاهی خواندید:

سیستم‌ حضور و غیاب دانشگاهی با هدف مدیریت و کنترل بهتر محیط‌های دانشگاهی مورد استفاده قرار می‌گیرد و دارای دو بخش سخت‌افزاری و نرم‌افزاری می‌باشد. مزایای سامانه حضور غیاب دانشگاه پیشرفته و بروز، شامل ایجاد امنیت بیشتر در دانشگاه، برقراری نظم در محیط‌های پر تردد و همچنین صرفه‌جویی در وقت و هزینه‌ها می‌شود.

از طریق بخش تماس با ما می توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ایران اکسس بهره ببرید.