5 مزیت + 10 ویژگی کلیدی سیستم های مدیریت حضور و غیاب

جمله “وقت طلاست” ممکن است بیش از حد کلیشه‌ای به نظر برسد، اما در واقع بسیار دقیق و صحیح است. در مقوله تجارت، زمان و سرمایه دو منبع محدودی هستند که رابطه تنگاتنگی با هم دارند. یک کسب و کار، بدون استراتژیِ مدیریت زمان در معرض از دست دادن سرمایه به دلایلی مانند برنامه‌ریزی ضعیف، خطای انسانی، تقلب در ساعت کاری و سایر ناکارآمدی‌ها است. به همین منظور، سیستم های مدیریت حضور و غیاب بایستی از قابلیت هایی که در ادامه به بیان آنها می­پردازیم، برخوردار باشند تا علاوه بر پوشش کامل نیازهای مجموعه و مدیریت، امکان اشتباه، تقلب و دستکاری سیستم را به حداقل برسانند.

سیستم مدیریت حضور و غیاب و کنترل دسترسی را می توان به عنوان یکی از مهم ترین ملزومات مورد نیاز در بسیاری از اماکن اداری، تجاری و فرهنگی-آموزشی قلمداد کرد. بسیاری از فروشگاه ها، سازمان ها، شرکت ها، مدارس، دانشگاه‌ها، فروشگاه‌ها و ‌… از این سیستم ها برای مدیریت کاربران و پرسنل مجموعه خود استفاده کرده و بدین شکل نظم بیشتری به فعالیت های خود می دهند.

10 ویژگی مهم دستگاه های مدیریت حضور و غیاب

این ویژگی ها عبارتند از:

1- ثبت ساعت ورود و خروج کارکنان

این مورد یکی از ویژگی های اصلی و ضروری برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان است. کارمندان یک مجموعه بایستی بتوانند با استفاده از کارت خوان های مغناطیسی یا سایر راهکارهای شناسایی هویت، ساعت ورود و تایم استراحت خود را ثبت کرده و پس از اتمام روز کاری، ساعت خروج خود را نیز به دستگاه اعلام نمایند. در بین انواع دستگاه حضور و غیاب، دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک مفیدتر از بقیه هستند. چرا که این دستگاه ها خطر تقلب را به طرز چشمگیری کاهش می دهند.

2- امکان تعریف مرخصی تمام وقت و ساعتی

مدیریت مرخصی کارکنان، ویژگی دیگری است که در سیستم حضور و غیاب بایستی وجود داشته باشد تا از ایجاد مشکلات و مسائل مالی جلوگیری به عمل آید. وقتی یکی از کارکنان به هر دلیلی نتواند حضور خود را در مجموعه ثبت کند، اگر دستگاه از قابلیت تعریف مرخصی برخوردار نباشد عدم حضور این فرد خاص به صورت خودکار به عنوان «غیبت» در نظر گرفته شده و دستمزد روزانه او از حقوق آخر ماه کسر می شود. در عوض، برخورداری از قابلیت ثبت مرخصی به این وضعیت سر و سامان می دهد. در کنار این موضوع، باید به کارمند یادآوری شود که مرخصی تمام وقت یا ساعتی خود را به مدیر مربوطه اعلام نموده تا با ثبت مرخصی در سیستم مدیریت حضور و غیاب، وضعیت حضور کارمند را از «غیبت» به «مرخصی» تغییر دهند. به این شکل در محاسبه حقوق و مزایای کارمند مشکلی ایجاد نخواهد شد.

3- یکپارچه سازی حقوق و دستمزد

اگر سیستم مدیریت حضور و غیاب شما به سامانه حقوق و دستمزد مرتبط باشد، کسر دستمزد بر اساس زمان تعیین شده محاسبه می­شود. به یاد داشته باشید، این فقط به معنای حقوق و دستمزد روزانه نیست. یک نرم افزار واقعاً مفید از جبران خسارت ساعتی و پرداخت های انعطاف پذیر نیز پشتیبانی می کند. به طوری که شما می توانید در سامانه مدیریت حضور و غیاب این موضوع را تعریف نمایید که غیبت هر عضو از مجموعه با مقدار خاصی از کاهش دستمزد همراه شود و به طبع ردیف های شغلی حساس تر در مواقع مرخصی با کاهش دستمزد بیشتر و ردیف های شغلی عمومی نیز با کاهش دستمزد یکسان محاسبه شوند.

4- ارائه گزارشات دقیق

ایجاد و نگهداری سوابق حضور و غیاب کارکنان یک مسئولیت کلیدی در قسمت منابع انسانی هر سازمانی است. تولید گزارش اولیه مانند تعداد ساعات حضور فرد در مجموعه، اضافه کاری، غیبت و مرخصی و … باید در قالب گزارش های آماری دقیق در دسترس باشد. سیستمی که نتواند گزارش های دوره ای را به صورت فایل های محاسباتی ارائه کند، بدون شک مشکلات زیادی را به همراه خواهد داشت.

5- پشتیبانی از راهکارهای بیومتریک

استفاده از عوامل شناسایی بیومتریک نکته دیگری است که در بهترین دستگاه مدیریت حضور و غیاب به چشم می خورد. اگر نیروی کار زیادی با جدول زمانی مشخص برای ورود و خروج از ساعت اداری مشخص شده دارید، عوامل شناسایی بیومتریک به کاهش میزان تقلب و دور زدن سیستم کمک چشمگیری می کند. به عنوان مثال، یک مرکز تماس که دارای یک شیفت نه ساعته بوده و بیش از صد کارمند را در خود جای داده است، تنها با کمک فناوری شناسایی بیومتریک (مثل چهره، اثر انگشت و عنبیه چشم) می تواند خطر تقلب را از بین ببرد.

❞پیشنهاد مطالعه: مشخصات و قیمت انواع سیستم حضور و غیاب و کنترل تردد هوشمند❝

چرا که عوامل بیومتریک در هر فرد با فرد دیگر متفاوت بوده و این یعنی هیچکسی نمی تواند به جای شخص دیگر حضور یا غیبت را ثبت نماید.

6- قابلیت زنگ هشدار

امروزه ساعات کاری به قدری فشرده شده است که گاهی اوقات کارمندان خروج از مجموعه را فراموش کرده و یا در تایم استراحت خود، بیش از زمان مشخص شده غیبت می کنند. قابلیت هشدار زمانی در دستگاه های حضور و غیاب باعث می شود سیستم به صورت اتوماتیک هشدارهایی را مبنی بر حضور یا عدم حضور مدیران و کارمندان اعلام نموده و این افراد را از مسائل پیش آمده مطلع سازد. به این شکل هرگونه مشکلی که از نظر تایمی در مجموعه وجود داشته باشد توسط هشدارهای تعیین شده اعلام خواهد شد.

7- یکپارچه سازی تقویم

یک سیستم حضور و غیاب نیز می تواند با تقویم های دیجیتالی مانند تقویم گوگل،  Outlook و موارد مشابه همگام سازی شود. این به همه اعضای تیم این امکان را می دهد تا از در دسترس بودن یک فرد مطلع شوند. ادغام های تقویم به ویژه برای تیم های دورکار که در آن ها می توانید به سادگی حضور افراد را از طریق یک تقویم مشترک بررسی نمایید، بسیار کاربردی است.

علاوه بر موارد ضروری و جذاب، قابلیت های نوظهوری مثل اتصال به فضای ابری، تجزیه و تحلیل فعالیت کارکنان و … می تواند به بهینه سازی عملکرد و ساده سازی وظایف منابع انسانی کمک زیادی.

8- برخورداری از نرم افزار موبایلی و فضای ابری

سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر فضای ابری به طور گسترده از هر دستگاهی قابل اجرا بوده و مدیران می توانند از هر کجا که هستند به اطلاعات مجموعه شان دسترسی داشته باشند. این قابلیت را می توان بدون نصب برنامه خاص و در بستر مرورگر استفاده نمود. همچنین، برخورداری از اپلیکیشن موبایلی می تواند به افزایش بهره وری کارکنان میدانی و کارمندان از راه دور کمک کرده و امکان ثبت و نگهداری دقیق اطلاعات مربوط به حضور و غیاب از هر مکانی را فراهم نماید.

❞پیشنهاد مطالعه: آشنایی با انواع نرم افزار حضور و غیاب❝

9- امکان ارتباط کارکنان با مدیر سیستم

سرویس های آنلاین و ابری یک تغییر اساسی برای دستگاه مدیریت حضور و غیاب شما به شمار می رود. اگر سیستم شما از این قابلیت برخوردار باشد، کارمندان شما دیگر نیازی به حضور فیزیکی در محل کار نداشته و در عوض می توانند پشت میز خود نشسته و در محل خود با استفاده از یک برنامه یا مرورگر وارد سیستم شده و درخواست های مرخصی، اصلاحات در سوابق حضور و غیاب و انطباق با خود را بدون دخالت منابع انسانی یا مدیریت انجام دهند.

در حقیقت قابلیت دسترسی کارکنان به سیستم مدیریت حضور و غیاب برای ایجاد هماهنگی بیشتر در مجموعه بوده و باعث یکپارچه سازی فعالیت ها و کاهش مشکلات و مسائل در شرایط خاص می شود. برای مثال کارمندانی که در شرایط حاد کرونایی امکان مراجعه حضوری به دفتر کار را ندارند با این قابلیت می توانند تمام درخواست های خود را به صورت برخط به مدیریت مجموعه ارسال نموده و با تائید این درخواست ها از وضعیت خود در آینده مطلع شوند.

10- تجزیه و تحلیل پیشرفته داده ها

سیستم های مدیریت حضور غیاب حرفه ای اغلب مجهز به سیستم تجزیه و تحلیل پیشرفته ای هستند که به صورت دقیق داده ها را تحت بررسی قرار داده و الگوهای حضور و غیاب منحصر به فرد هر مجموعه را ارائه می دهند. این قابلیت باعث می شود افرادی که اغلب اضافه کاری کرده یا از ساعات برنامه ریزی شده فاصله می گیرند، برجسته تر از سایر کارکنان مشخص شوند. رفتارهایی از این قبیل را می توان به درستی یادداشت و اصلاح نمود و به این شکل سطح بهره وری بهینه را در دفتر کار حفظ کرد.

5 مزیت بکارگیری سیستم های مدیریت حضور و غیاب

اتخاذ سیستم های مدیریت حضور و غیاب حرفه ای می تواند نحوه مدیریت نیروی کارتان را تغییر دهد. ویژگی ها و قابلیت های تعبیه شده در این پلت فرم ها برای گردش کار روزمره کارمندان شما ضروری بوده و سیستم های دیجیتال از خطاهایی که می تواند منجر به دردسرهای آخر ماه و چالش های محاسبه حقوق و دستمزد شود، جلوگیری می کند. ما به شما توصیه می کنیم که تحقیقات خود را در حوزه کاری تان به دقت انجام داده و با درک بهتر نیازهای منحصر به فرد خود مجموعه، بهترین راهکار و سیستم مدیریت حضور و غیاب برای رسیدن به شرایط عالی را برگزینید.

در ادامه به بیان پنج مزیت مهم سیستم حضور غیاب می­پردازیم:

1- اندازه گیری بهره وری و بازدهی

مدیریت زمان در محل کار به این معنی است که مراقب باشید کارکنان شما در ساعات مختلف چه کاری انجام می‌دهند. اگر کارکنان شما از این زمان به طور موثر و کارآمد استفاده نکنند، ابزارها و سیاستهای صرفه جویی در زمان ممکن است ارزش اجرا را نداشته باشند. یک نرم افزار حضور و غیاب خودکار، به تیم منابع انسانی اجازه می‌دهد تا میزان بهره وری در نیروی کار شما را اندازه گیری کند.

سیستم حضور غیاب(مدیریت زمان) در مورد استراتژی‌ها و فرایندهایی که بیشترین بازده را دارند و همچنین زمینه‌های مشکل ساز که بهره وری را کاهش می‌دهند، برای ایجاد محیط کاری کارآمد و پربار برای کل سازمان، اطلاعات لازم را به شما می‌دهد.

به عنوان مثال، داده‌های مربوط به زمان به شما نشان می‌دهد که کارگران در یک شیفت به طور مداوم وظایف خود را کندتر از تیمی ‌انجام می‌دهند که کار مشابهی را در شیفت‌های دیگر انجام می‌دهند، این ممکن است نشانگر این باشد که شما به ارزیابی مجدد روش‌های برنامه ریزی خود نیاز دارید و باید آموزش بیشتری ارائه دهید. همچنین باید فرصت‌ها یا شیوه‌های استخدامی خود را دوباره ارزیابی کنید.

2- تعیین اهداف معقول

هیچ اشکالی ندارد که کارفرمایی اهداف بلندپروازانه داشته باشد، مادامی‌که نیروی کار قادر به دستیابی به آن‌ها باشد. با تجزیه و تحلیل داده‌های ایجاد شده توسط یک سیستم حضور غیاب خودکار، یک کارفرما می‌تواند دید بهتری از زمینه‌هایی که زمانِ کارکنان در آن‌ها صرف می‌شود، بدست آورد. این امر به تعیین اهداف قابل اندازه گیری، معقول و دست یافتنی کمک زیادی می‌کند.

در برخی موارد، حتی کارکنانی که از زمان کار خود استفاده موثر می‌کنند، ممکن است به طور مداوم کمتر کار کنند، فقط به این دلیل که اهداف تعیین شده برای آن‌ها غیرقابل دسترسی است. به عنوان مثال، یک تولید کننده ممکن است هدف تولیدی را تعیین کند و محدودیت‌های خاص یک فضای کاری فیزیکی را برای نیل به آن هدف در نظر نگیرد یا سطح آموزش یا تخصصی را می‌خواهد که نیروی کار فعلی ندارد. بررسی دقیق وقت کارکنان می‌تواند این ناکارآمدی‌ها را روشن کرده و به مدیریت در جهت اصلاح مسائل یا تعیین اهداف مختلف کمک کند.

3- کاهش تقلب در ساعات کاری

تقلب در زمان یک مشکل ثابت در همه صنایع است، به ویژه آن‌هایی که متکی به کارمندان ساعتی ای هستند که ساعات کار هفتگی خود را ثبت می‌کنند یا به صورت فیزیکی وارد و خارج می‌شوند. هر سال، کارفرمایان در ایران به دلیل تقلب در زمان میلیاردها ریال از دست می‌دهند.

کارمندان از همکار خود می‌خواهند که برایشان ورود بزند، و یا بدون آنکه از کارفرما تایید داشته باشند از کار غیبت می‌کنند و شیفت کاری خود را به صورت غیر مجاز تغییر می‌دهند؛ که همه اینها ضرر قابل توجهی را متوجه کارفرمایان می‌کند. سیستم حضور غیاب، تقلب و دور زدن را برای کارمندان متخلف بسیار سخت می‌کند و به نفع کارفرمایان و کارمندان درستکار است.

4- ایجاد تطابق

در همین راستا، یک نرم افزار حضور و غیاب خودکار، جهت برابری و تطابق قوانین شرکت با قوانین مربوط به اداره کار به شما کمک میکند. بررسی صحت اجرای قوانین اداره کار و تامین اجتماعی در محاسبات صورت گرفته، فرایندی حساس است که به صورت دستی نمی توان آن را انجام داد.

به عنوان مثال، کارفرمایان موظفند در طول روزهای کاری، ساعت مشخصی را برای ناهار و استراحت به کارمندان اختصاص دهند. علاوه بر این، محاسبه میزان اضافه کار، کسرکار، محاسبه حقوق و دستمزد و سایر موارد به صورت دستی، بسیار سخت و چه بسا برای مجموعه ها بزرگ فرایندی نشدنی است.

لذا مهم است برای اطمینان از صحت محاسبات انجام شده، مستند سازی و جلوگیری از خطاهای احتمالی در فرایند محاسبه، از یک سیستم حضور غیاب همراه با نرم افزار حضور و غیاب استفاده کرد.

5- افزایش مشارکت کارکنان

یک نرم افزار حضور و غیاب دقیق و جامع، زمان بندی‌های یک روز کاری را مشخص می‌کند. داشتن یک تصویر فوری از وظایفی که سریع‌تر به پایان می‌رسند، نقش‌هایی که بیشترین بهره وری را ایجاد می‌کند و عواملی که باعث کاهش سرعت می‌شود، به تیم مدیریتی شما اجازه می‌دهد تا در آینده تصمیماتی آگاهانه بگیرند.

این نوع تجزیه و تحلیل کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که به کارگران وظایفی محول می‌شود و ابزارهایی در اختیار آن‌ها قرار می‌گیرد که بهره وری آن‌ها را افزایش دهد. کارکنانی که احساس می‌کنند وظایف خود را به خوبی انجام می‌دهند، بیشتر درگیر وظایف خود می‌شوند و احساس رضایت می‌کنند.

کنترل زمان همچنین می‌تواند به شناسایی وظایفی که زمان زیادی را می‌طلبند کمک کند و به مدیران این امکان را می‌دهد که این فرایندها را ساده‌تر کرده و زمان تلف شده را از برنامه کارکنان حذف کنند. از آنجا که تحقیقات نشان می‌دهد که مشارکتِ کارکنان، محرک اصلی بهره وری است؛ تنظیم دقیق شیوه‌های مدیریت زمان می‌تواند مستقیماً به تعامل و فعالیت بیشتر نیروی کار و بازده نهایی بالاتر منجر شود.

چرا باید سیستم حضور غیاب بخریم؟

یکی از سوالات متداولی که برای بسیاری از مدیران پیش می آید این است که چرا باید از سیستم کنترل ورود و خروج استفاده کرده و آن را خریداری نماییم؟ اگر بخواهیم به شکل خلاصه به این سوال پاسخ دهیم می توان گفت موفقیت و پیشبرد اهداف یک مجموعه نیازمند همکاری عوامل مختلفی است که این عوامل در یک ویژگی به نام نظم مشترک هستند.

سیستم مدیریت تردد و کنترل ورود و خروج، ابزاری است که نظم و انضباط را به مجموعه شما هدیه کرده و با بررسی و ثبت دقیق آمار و اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان یک مرکز، به مدیر مجموعه گزارش کاملی از وضعیت موجود داده و به این شکل روال کارها را مشخص و منظم می کند.

همچنین استفاده از یک سیستم حضور و غیاب هوشمند موجب کاهش چشمگیر هزینه های سازمانی شده و راندمان کاری پرسنل را نیز افزایش می بخشد. با راه اندازی سامانه کنترل تردد در یک سازمان، تمام کارها به صورت کاملاً هوشمند و سریع انجام شده و دیگر نیازی به کاغذبازی های اداری و وقت گیر نیست. پس اگر قصد بهبود وضعیت مجموعه خود را دارید، بهترین کار در وهله اول استفاده از یک دستگاه حضور و غیاب می باشد.

سوالات رایج

در ادامه به چند مورد از سوالات پرتکرار کاربران اشاره خواهیم داشت:

• سیستم‌ های مدیریت حضور و غیاب هوشمند بر اساس تکنولوژی و نوع شناسایی به چند دسته هستند؟

رایج‌ترین سیستمهای مدیریت ورود و خروج عبارتند از سیستم تردد کارتی، سیستم شناسایی چهره، سیستم کنترل تردد و حضور و غیاب اثر انگشتی، سیستم چشمی یا تشخیص عنبیه و سیستم شناسایی اسکن کف دست

• حدود قیمت سیستم حضور غیاب چقدر است؟

قیمت سیستمهای حضور و غیاب ، بستگی به تکنولوژی و روش ثبت تردد دارد، روش کارت و اثر انگشت قیمت ارزان‌تری دارند و روشهای بیومتریک بدون تماس مانند چهره، عنبیه و کف دست، گران‌تر هستند.

• مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب چیست؟

سیستم های حضور و غیاب مزایای زیادی برای کارفرمایان و کارمندان دارند. مهمترین آنها عبارتند از: افزایش بهره وری، کاهش هزینه ها و بهبود مدیریت کارکنان

کلام پایانی

به بیان ساده، مزایای سرمایه گذاری در سیستم های مدیریت حضور و غیاب، بسیار بیشتر از مضرات آن است. با سیستم هوشمند و دیجیتال حضور و غیاب، مدیریت ساعات حضور و غیاب کارمندان می تواند به عنوان یک چالش آسان برای شما قلمداد شود. در واقع این سیستم ها فرآیند پیچیده و سخت محاسبه حقوق و دستمزد را به یک فعالیت ساده و قابل نظارت تبدیل کرده و به این شکل بسیاری از مشکلاتی که در گذشته وجود داشت را عملا از بین می برد.

شرکت ایران اکسس به عنوان یکی از مراکز اصلی ارائه دهنده سیستم های حضور و غیاب سازمانی در ایران، پیشرفته ترین دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک و کارتی را به مشتریان عرضه می کند. اگر قصد دارید از خدمات حرفه ای و محصولات درجه یک در زمینه حضور و غیاب کارکنان بهره مند شوید، همین حالا با شماره تلفن های ایران اکسس در تماس باشید تا با مشاوره رایگان از سمت متخصصین ما، بهترین انتخاب را ترتیب دهید.

منبع: hrtechnologist