در مورد سیستم حضور و غیاب بیشتر بدانید!

محاسبه کارکرد پرسنل و پرداخت به موقع حقوق و دستمزد آنها، همواره یکی از چالش‌های مدیران کسب و کارهای مختلف بوده است. از طرف دیگر مدیریت ورود و خروج کارکنان و ایجاد نظم و انضباط کاری در بین آنها، یکی از اهداف اصلی هر سازمان بوده و تأثیر بسیاری در ارتقاء بهره‌وری دارد. سیستم حضور و غیاب راهکاری مناسب برای مدیریت بهینه ورود و خروج پرسنل و محاسبه صحیح کارکرد آنهاست.

با گذر زمان، بر تعداد شرکت ها و مراکزی که تقاضای خرید و استفاده از سیستم های حضور و غیاب را می کنند افزوده شده و محصولات مرتبط با حضور و غیاب کاربران امروزه جزو پر فروش ترین محصولاتی هستند که مدیران از آن ها بهره مند می شوند.

سیستم حضور و غیاب چیست و چه کاربردی دارد ؟

سیستم کنترل ورود و خروج، حضور و غیاب یا ساعتزنی، مجموعه‌ای از تجهیزات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری است که برای ثبت ورود و خروج پرسنل و محاسبه کارکرد آنها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

به طور معمول، یک سیستم حضور و غیاب شامل یک یا چند دستگاه ساعت زنی و یک نرم‌افزار حضور و غیاب است. ورود و خروج پرسنل از روشهای مختلف مانند کارت، اثر انگشت و …، بر روی دستگاه ثبت می‌شود. این اطلاعات در نهایت به نرم‌افزار منتقل شده و پس از پردازش‌های لازم، گزارشات مورد نیاز در اختیار ما قرار می‌گیرد.

مدیریت شرکت با استفاده از گزارشات سیستم حضور غیاب، در جریان وضعیت ورود و خروج پرسنل قرار می‌گیرد. علاوه بر این، از اطلاعات خروجی این سیستم می‌توان جهت محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان استفاده نمود.

سیستم حضور و غیاب و کنترل دسترسی را می توان به عنوان یکی از مهم ترین ملزومات مورد نیاز در بسیاری از اماکن اداری و تجاری قلمداد کرد. بسیاری از فروشگاه ها، سازمان ها، شرکت ها، مدارس و ‌… از این سیستم ها برای مدیریت کاربران و پرسنل مجموعه خود استفاده کرده و بدین شکل نظم بیشتری به فعالیت های خود می دهند.

سیستم حضور و غیاب چه بخش‌هایی دارد؟

همانطور که گفته شده یک سیستم حضور غیاب از دو بخش اصلی تشکیل شده است :

دستگاه حضور و غیاب

دستگاه حضور غیاب یا ساعت زنی، یک ابزار الکترونیکی است که ورود و خروج کارکنان را ثبت و جمع‌آوری کرده و در اختیار نرم‌افزار حضور غیاب قرار می‌دهد. این دستگاه‌ها از روش‌های مختلفی تردد پرسنل را ثبت می‌کنند، که پرکاربردترین آنها روش کارتی، انگشتی و تشخیص چهره است.

دستگاه های حضور و غیاب را می توان در زمره دستگاه ها و کالاهایی قرار داد که برای کسب و کارهای پرتردد یک محصول فوق العاده ضروری به شمار آمده و برای کسب و کارها و مراکزی که خلوت تر هستند، یک سیستم کارآمد محسوب می شوند.

سیستم حضور غیاب کارتی، از جمله پرفروش ترین سیستم های تردد بازار در چند سال گذشته می باشد.

سیستم‌ های حضور و غیاب هوشمند را بر اساس تکنولوژی و نوع شناسایی نیز دسته‌بندی می‌کنند. مهم‌ترین انواع سیستم حضور غیاب بر اساس نوع دستگاه عبارتند از :

• سیستم تردد کارتی
• سیستم شناسایی چهره
• سیستم کنترل تردد و حضور و غیاب اثر انگشتی
• سیستم چشمی یا تشخیص عنبیه
• سیستم شناسایی اسکن کف دست

قیمت سیستم حضور و غیاب هوشمند، بستگی به روش ثبت تردد دارد، روش کارت و اثر انگشت قیمت ارزان‌تری دارند و روشهای بیومتریک بدون تماس مانند چهره، عنبیه و کف دست، گران‌تر هستند.

نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزار حضور و غیاب، اطلاعات ورود و خروج را از دستگاه دریافت کرده و پس از انجام اصلاحات و پردازش‌های لازم، گزارشات متنوع و کاربردی در اختیار شما قرار می‌دهد. در حال حاضر نرم‌افزارهای حضور غیاب به دو گروه تقسیم می‌شوند:

• نرم افزار های ویندوزی : این نرم‌افزارها در نسخه‌های مختلف پایه و پیشرفته ارائه می‌شوند که با توجه به نیازهای هر شرکت (تعداد پرسنل، نوع شیفت و …) می‌توان از هر کدام از آنها استفاده کرد.
• نرم افزارهای تحت وب : نرم افزار حضور و غیاب تحت وب، مستقل از پلتفرم و سیستم عامل است و نیازی به نصب بر روی کامپیوتر کاربران ندارد. برای اجرای این نرم‌افزار فقط کافی است یک مرورگر وب (کروم، فایرفاکس و …) و ارتباط اینترنت (یا شبکه) داشته باشید.

در ادامه به بررسی امکانات سیستم حضور غیاب می­پردازیم.

سیستم حضور غیاب چه امکاناتی دارد؟

همانطور که گفتیم؛ سیستم حضور و غیاب شامل دو بخش دستگاه و نرم‌افزار است که هر کدام امکانات متنوعی دارند. به طور مثال دستگاه حضور غیاب امکان ثبت تردد به روشهای مختلف را در اختیار شما قرار می‌دهد. این دستگاه، حافظه‌ای دارد که اطلاعات ورود و خروج در آن ذخیره شده و امکان فراخوانی این اطلاعات و انتقال آنها به نرم‌افزار وجود دارد.

نرم‌افزار حضور غیاب امکانات مختلف در اختیار شما قرار می‌دهد. 3 بخش اصلی در نرم‌افزارهای حضور غیاب عبارتند از :

• اطلاعات پایه: جهت ثبت اطلاعات اولیه پرسنل، واحدها، تعریف شیفت‌ها و …
• بخش اصلاحات: ویرایش اطلاعات ورود و خروج، ثبت ترددهای فراموش شده، حذف ترددهای تکراری، ثبت ماموریت و مرخصی و ….
• بخش گزارشات

در ادامه به بررسی مزایای سیستم ورود خروج می­پردازیم.

استفاده از سیستم حضور و غیاب چه مزایایی دارد؟

سیستم ساعتزنی مزایای بسیاری نسبت به روش سنتی دارد، از جمله مهمترین این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد :

• ثبت سریع ترددها و تسریع فرآیند حضور و غیاب کارکنان
• ثبت دقیق ترددها و حذف اشتباهات انسانی
• حذف تقلب و دستکاری ساعات ورود و خروج
• ذخیره‌سازی اطلاعات در یک بانک اطلاعاتی امن و امکان دسترسی سریع به آنها
• اعتماد بیشتر پرسنل و مدیریت سازمان از صحت اطلاعات حضور و غیاب
• ارائه گزارشات متنوع در کارکرد پرسنل و استفاده از این گزارشات در ارزیابی عملکرد کارکنان
• محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل با استفاده از اطلاعات دقیق سیستم حضور و غیاب و حذف اشتباهات ناشی از محاسبات دستی و به طبع آن افزایش رضایت کارکنان از پرداخت صحیح و به موقع دستمزدها

در ادامه به این سوال که ضرورت خرید سیستم حضور غیاب چیست، پاسخ خواهیم داد.

چرا سیستم حضور غیاب سازمانی را خریداری کنیم؟

یکی از سوالات متداولی که برای بسیاری از مدیران پیش می آید این است که چرا باید از سیستم کنترل ورود و خروج استفاده کرده و آن را خریداری نماییم؟ اگر بخواهیم به شکل خلاصه به این سوال پاسخ دهیم می توان گفت موفقیت و پیشبرد اهداف یک مجموعه نیازمند همکاری عوامل مختلفی است که این عوامل در یک ویژگی به نام نظم مشترک هستند.

سیستم مدیریت تردد و کنترل ورود و خروج، ابزاری است که نظم و انضباط را به مجموعه شما هدیه کرده و با بررسی و ثبت دقیق آمار و اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان یک مرکز، به مدیر مجموعه گزارش کاملی از وضعیت موجود داده و به این شکل روال کارها را مشخص و منظم می کند.

همچنین استفاده از یک سیستم حضور و غیاب هوشمند موجب کاهش چشمگیر هزینه های سازمانی شده و راندمان کاری پرسنل را نیز افزایش می بخشد. با راه اندازی سیستم کنترل تردد در یک سازمان، تمام کارها به صورت کاملاً هوشمند و سریع انجام شده و دیگر نیازی به کاغذبازی های اداری و وقت گیر نیست. پس اگر قصد بهبود وضعیت مجموعه خود را دارید، بهترین کار در وهله اول استفاده از یک سیستم حضور و غیاب می باشد.

سیستم حضور و غیاب سازمانی در ایران اکسس

امروزه اهمیت به کارگیری سیستم حضور و غیاب بر کسی پوشیده نیست و حتی شرکت‌های کوچک با تعداد انگشت شمار پرسنل نیز، از این سیستم‌ها برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان خود استفاده می‌کنند.

با به کارگیری سیستم های حضور و غیاب هوشمند، خیالتان از بابت ثبت دقیق و صحیح ورود و خروج‌ها راحت خواهد بود. با استفاده از گزارشات این سیستم می‌توانید ارزیابی دقیق‌تری از عملکرد پرسنل خود داشته باشید.

محاسبه کارکرد پرسنل با استفاده از اطلاعات سیستم حضور غیاب، با دقت و سرعت بیشتری انجام شده و دستمزدها به موقع پرداخت می‌شود و در نهایت رضایت کارکنان و افزایش بهره‌وری سازمان را در پی خواهد داشت.

شرکت ایران اکسس یکی از شرکت های معتبر و با سابقه در ایران است که انواع سیستم های حضور غیاب و کنترل تردد را به کاربران عرضه می کند. این شرکت با توجه به نیازهای مشتریان خود، بستری را فراهم کرده تا مشتریان بتوانند با پرداخت کمترین هزینه بابت خرید و راه اندازی سیستم حضور و غیاب، بیشترین بازدهی و راندمان را از آن داشته باشند.