جلوگیری از خرابی دستگاه حضور و غیاب و کنترل تردد با قطع برق + راهکار حفاظتی

یکی از بزرگ‌ترین تهدیدها در بخش مدیریت منابع انسانی و حفظ امنیت فیزیکی سازمان‌ها، قطع برق دستگاه حضور و غیاب و نوسانات ناگهانی ولتاژ است. چون در دنیای امروز، دستگاه‌های حضور و غیاب و کنترل تردد نقشی پررنگ در این بخش‌ها ایفا می‌کنند. مشکل قطع برق و نوسان آن می‌تواند منجر به خرابی سخت‌افزار سیستم کنترل تردد، از بین رفتن داده‌ها و اختلال در فرآیندهای روزمره کسب‌وکار شود.

چرا دستگاه‌های حضور و غیاب و کنترل تردد اینقدر حساس هستند؟

این دستگاه‌ها از اجزای الکترونیکی ظریف تشکیل شده‌اند که در برابر نوسانات برق آسیب‌پذیرند. برخی از اجزا عبارتند از:

• بردهای الکترونیکی: مغز هر دستگاه حضور و غیاب، برد الکترونیکی آن است. این بردها پردازش اطلاعات، ارتباط با سنسورها و مدیریت قفل‌ها را بر عهده دارند. نوسانات ولتاژ می‌تواند باعث سوختن اجزای ریز روی برد و از کار افتادن دستگاه شود.
• سنسورها: سنسورهای بیومتریک (مانند سنسور اثر انگشت یا اسکنر تشخیص چهره) و ماژول‌های کارت‌خوان بسیار دقیق و حساس هستند. نوسان برق می‌تواند دقت آن‌ها را کاهش دهد و در عملکرد دستگاه اختلال ایجاد کند.
• حافظه داخلی: اطلاعات مربوط به ورود و خروج پرسنل، زمان‌بندی شیفت‌ها و داده‌های امنیتی، در حافظه داخلی دستگاه ذخیره می‌شوند. قطع ناگهانی برق می‌تواند باعث پاک شدن کامل آن‌ها شود. بازیابی‌ این داده‌ها در بسیاری از موارد غیرممکن است.

دقت کنید که خرابی هر بخش، به شکل مستقیم یا غیرمستقیم باعث توقف عملیات ثبت تردد خواهد شد.

نشانه‌های خرابی دستگاه‌ حضور و غیاب پس از قطع برق

شناسایی زود هنگام این نشانه‌های آسیب، از گسترش مشکل جلوگیری می‌کند:

• روشن نشدن دستگاه: پس از وصل مجدد برق، دستگاه روشن نمی‌شود یا چراغ‌های آن خاموش می‌مانند.
• عملکرد نامنظم یا غیرعادی: دستگاه روشن می‌شود اما سنسورها کار نمی‌کنند، صفحه نمایش اطلاعات اشتباه نشان می‌دهد، یا دستگاه مکرراً ری‌استارت می‌شود.
• بوی سوختگی یا دود: استشمام بوی پلاستیک سوخته یا مشاهده دود از دستگاه، نشانه آسیب جدی مدارهای داخلی است.
• خطاهای نرم‌افزاری یا عدم دسترسی به داده‌ها: نرم‌افزار، ارورهای ناشناخته می‌دهد یا امکان استخراج اطلاعات حضور و غیاب وجود ندارد.
• قفل شدن گیت‌ها یا درب‌ها: در سیستم‌های کنترل تردد، قفل‌های برقی ممکن است در وضعیت باز یا بسته گیر کرده و عبور و مرور را مختل کنند. ممکن است پس از قطعی برق، دستگاه حضور و غیاب خراب شود و در این صورت بررسی فوری توصیه می‌شود.

این علائم نشان‌دهنده این است که دستگاه به بررسی فوری نیاز دارد.

یکی از اصلی‌ترین دلایل خرابی سیستم‌های حضور و غیاب، قطعی برق است. اگر هنگام قطع برق دستگاه حضور و غیاب از یو پی اس (UPS) مناسب استفاده نکنید، ممکن است هم اطلاعات حضور و غیاب کارکنان از بین برود، هم خود سخت‌افزار آسیب ببیند. استفاده از محفاظ برق و پشتیبان‌گیری منظم از داده‌ها، بهترین راهکار برای مقابله با این مخاطرات است.

پیشگیری از آسیب ناشی از قطع برق دستگاه حضور و غیاب

برای جلوگیری از آسیب‌های ناشی از قطع برق و تضمین عملکرد درست دستگاه‌های کنترل تردد، این اقدامات پیشگیرانه الزامی هستند:

1. استفاده از UPS (منبع تغذیه بدون وقفه):

یک UPS با کیفیت، ضروری‌ترین ابزار حفاظتی است که برای جریان برق پایدار و بدون نوسان نیاز دارید. در صورت قطع برق، UPS بسته به ظرفیتش، برای مدت مشخصی برق مورد نیاز دستگاه را تأمین می‌کند. این امر از خاموش شدن ناگهانی دستگاه جلوگیری کرده و فرصت کافی برای ثبت آخرین اطلاعات و خاموش شدن ایمن سیستم را فراهم می‌کند.

علاوه بر این، UPS ولتاژ ورودی را نیز تنظیم و از نوسانات لحظه‌ای محافظت می‌کند.

2. پشتیبان‌گیری (بک‌آپ) منظم از اطلاعات:

سیستم پشتیبان‌گیری خودکار را فعال کنید تا داده‌های حضور و غیاب به صورت روزانه یا حتی چند بار در روز (بسته به میزان تردد) به سرورهای محلی، فضای ابری یا حافظه‌های خارجی منتقل شوند.

در این صورت با آسیب دیدن دستگاه یا اطلاعات، می‌توانید به راحتی داده‌ها را از بک‌آپ بازگردانی کنید.

3. بررسی و بهبود کابل‌کشی و اتصالات:

کابل‌کشی فرسوده، اتصالات سست یا پریزهای نامناسب می‌توانند آسیب‌پذیری دستگاه را در برابر نوسانات افزایش دهند. اطمینان از سلامت و استاندارد بودن تمامی کابل‌ها و اتصالات برق حیاتی است.

4. نصب محافظ برق استاندارد:

گرچه UPS اصلی‌ترین محافظ است، اما استفاده از یک محافظ برق باکیفیت در مسیر برق ورودی به UPS یا دستگاه، یک لایه حفاظتی اضافه در برابر نوسانات کوچک‌تر ایجاد می‌کند.

5. سرویس و نگهداری دوره‌ای توسط متخصصین:

انجام سرویس‌های دوره‌ای، به شناسایی مشکلات پنهان قبل از تبدیل شدن به خرابی‌های بزرگ کمک می‌کند. در این سرویس‌ها، عملکرد بردها، سنسورها، اتصالات و نرم‌افزار دستگاه بررسی می‌شود.

با انجام این قدم‌ها ریسک از دست رفتن اطلاعات و هزینه تعمیرات را به حداقل می‌رسانید.

جدول راهکارهای محافظتی

جدول زیر شما را در صورت مواجهه با هر مشکل ناشی از قطع برق راهنمایی می‌کند:

جدول راهکارهای پیشنهادی هنگام وقوع مشکلات ناشی از قطع برق دستگاه حضور و غیاب

چرا محافظ برق به‌تنهایی کافی نیست؟

در واقع، محافظ برق به‌تنهایی برای حفاظت کامل از سیستم‌های حساس کنترل تردد کافی نیست و در بسیاری از موارد، حتی با وجود محافظ، دستگاه‌ها دچار آسیب می‌شوند. برای درک بهتر این موضوع، باید تفاوت عملکرد محافظ برق و منبع تغذیه بدون وقفه را  که در جدول زیر شرح داده شده، بشناسیم.

جدول مقایسه عملکرد محافظ برق و UPS در حفاظت از دستگاه حضور و غیاب و کنترل تردد.

برای درک بهتر کافی نبودن محافظ برق، جهت جلوگیری از آسیب به سیستم کنترل تردد و حضور و غیاب در اثر قطع مکرر برق، به موارد زیر توجه نمایید:

1. عدم تأمین برق در زمان قطع کامل:

وظیفه اصلی یک محافظ برق، جذب شوک‌های ولتاژ بالا و جلوگیری از رسیدن آن‌ها به دستگاه است. اما وقتی برق به طور کامل قطع می‌شود، محافظ برق هیچ نقشی در تأمین انرژی دستگاه ندارد. در نتیجه، دستگاه حضور و غیاب شما به طور ناگهانی خاموش می‌شود.

2. خطر از دست رفتن اطلاعات (Data Loss):

خاموش شدن ناگهانی دستگاه حضور و غیاب، درست مانند کشیدن دوشاخه یک کامپیوتر در حال کار، می‌تواند منجر به پاک شدن اطلاعات حافظه دستگاه شود. این اطلاعات شامل زمان ورود و خروج کارکنان، تنظیمات دستگاه و حتی اطلاعات بیومتریک (اثر انگشت، چهره) است که بازیابی آن‌ها بسیار دشوار یا حتی غیرممکن خواهد بود. محافظ برق هیچ راهکاری برای جلوگیری از این مشکل ندارد.

3. آسیب به سخت‌افزار در اثر خاموشی ناگهانی:

خاموش شدن ناگهانی به بردها و قطعات حساس دستگاه شوک وارد می‌کند. این اتفاق می‌تواند به به منبع تغذیه داخلی، حافظه فلش و سایر اجزای دستگاه آسیب برساند، حتی اگر نوسان ولتاژی هم در کار نباشد.

4. اخلال در کارکرد سیستم‌های کنترل تردد:

اگر دستگاه حضور و غیاب یا کنترل تردد شما به قفل‌های برقی، گیت‌ها یا راهبندها متصل است، قطع ناگهانی برق به معنای از کار افتادن کامل سیستم کنترل دسترسی است. این مسئله می‌تواند منجر به باز ماندن درب‌های امنیتی (خطر امنیتی) یا بسته ماندن آن‌ها (ایجاد مشکل در تردد) شود. محافظ برق نمی‌تواند به تداوم عملکرد سیستم کمک کند.

5. زمان لازم برای پردازش و ذخیره داده‌ها:

بسیاری از دستگاه‌های حضور و غیاب برای ثبت دقیق و ذخیره داده‌ها به چند ثانیه زمان نیاز دارند. قطع برق ناگهانی فرصت این پردازش را از دستگاه می‌گیرد و می‌تواند باعث ثبت ناقص اطلاعات آخرین ترددها شود.

به طور کلی محافظ برق نمی‌تواند به تنهایی دستگاه حضور و غیاب را از آسیب هنگام قطع کامل برق نجات دهد. اما این ابزار شوک‌های لحظه‌ای ولتاژ را دفع می‌کند.

◊♦◊ قیمت روز دستگاه‌های حضور و غیاب و کنترل تردد با تحویل و نصب فوری ◊♦◊

حرف آخر

آسیب ناشی از قطع برق دستگاه حضور و غیاب، ممکن است تمام زحمات سازمان را مختل کند. با تهیه UPS برای سیستم کنترل تردد، استفاده از محافظ برق استاندارد و اجرای برنامه پشتیبان‌گیری منظم، می‌توان ریسک را به حداقل رساند. این اقدامات نه تنها باعث افزایش طول عمر تجهیزات می‌شوند، بلکه مانع از توقف عملیات ثبت تردد و از بین رفتن اطلاعات ارزشمند خواهند شد.

سوالات پرتکرار

تعدادی از پرسش‌های کاربران در این باره عبارتند از:

• آیا می‌توان دستگاه حضور و غیاب را مستقیماً به UPS کل مجموعه، مثل UPS سرورها متصل کرد؟

استفاده از یو پی اس عمومی برای دستگاه حضور و غیاب توصیه نمی‌شود، زیرا این دستگاه‌ها به منبع تغذیه پایدارتری نیاز دارند. بهتر است به ازای هر دستگاه، از یک یو پی اس اختصاصی با توان پایین استفاده شود.

• در صورت پاک شدن اطلاعات با قطع برق دستگاه حضور و غیاب و نداشتن بک‌آپ، می‌توان اطلاعات را بازیابی کرد؟

در برخی از دستگاه‌های حضور و غیاب، اطلاعات ورود و خروج در حافظه داخلی یا روی سرور ذخیره می‌شود. در صورتی که دستگاه روشن شود، امکان بازیابی بخشی از داده‌ها توسط یک متخصص وجود دارد، اما اگر حافظه داخلی بسوزد، بازیابی اطلاعات ممکن نخواهد بود.

• آیا امکان دارد استفاده از UPS بی‌کیفیت باعث آسیب به دستگاه حضور و غیاب شود؟

بله. UPS‌های ارزان یا غیر‌استاندارد ممکن است نوسان لحظه‌ای ایجاد کنند. این نوسان برای بردهای الکترونیکی ظریف دستگاه‌های حضور و غیاب خطرناک است.

• بهترین روش برای حفظ امنیت فیزیکی و ثبت تردد در هنگام قطع برق طولانی‌مدت، چیست؟

برای این منظور می‌توان از دستگاه‌های حضور و غیاب با قابلیت ذخیره آفلاین استفاده کرد که ترددها را موقتاً در حافظه داخلی نگه می‌دارند. برای برای حفظ امنیت نیز نصب قفل‌های مغناطیسی با کلید مکانیکی اضطراری و سیستم هشدار مستقل از برق شهری، الزامی است.