مهم‌ترین اصول در انتخاب دستگاه حضور و غیاب

folder_openبلاگ
comment6 دیدگاه
اصول انتخاب دستگاه حضور و غیاب

به احتمال زیاد هنگام مراجعه به ادارات و سازمان‌هاي مختلف دستگاه‌هايي را در نزدیکی ورودي و خروجي مشاهده كرده‌ايد كه پرسنل هنگام ورود و خروج از آن استفاده مي‌كنند. دستگاه حضور و غیاب یک دستگاه با تکنولوژی نسبتا جدید و فناوری مدرن به شمار می‌رود که از طريق روش‌هاي مختلف به منظور ثبت و اعلان حضور، ردیابی و ثبت دقیق میزان ساعات کاری کارکنان یک شرکت، اداره، سازمان، مجموعه و غیره به کار می‌رود؛ در واقع انتخاب دستگاه حضور و غیاب در حالت کلی به شما این امکان را می‌دهد تا برای کنترل ورود و خروج پرسنل و نظم‌دهی به فعالیت کارکنان، برنامه‌ریزی کنید.

با توجه به اینکه هم‌اکنون دستگاه‌های حضور و غیاب متنوع با انواع کارایی و فناوری از نظر ثبت حضور و تردد افراد، ساخته‌شده است، انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب با توجه به تعداد كاركنان و کاربرد در نظر گرفته‌شده مدیران، برای هر سازمان اهمیت بالایی دارد.

میزان واریز حقوق و مزایا، تعداد اخذ مرخصی و مدت‌زمان استفاده‌شده در طول مرخصی‌های اخذشده از طرف پرسنل، تعداد ماموریت کاری در نظر گرفته‌شده برای کارکنان و مدت‌زمان ماموریت و دیگر عوامل متاثر از دستورالعمل در نظر گرفته‌شده هر شرکت، به طور مستقیم به حضور یا عدم حضور پرسنل در ساعات کاری شرکت و مدت حضور فعال آنها بستگی دارد؛ بنابراین انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب مناسب برای هر شرکت و سازمان ضروری به نظر مي‌رسد.

در گذشته عموما برای حضور و غیاب کارکنان از یک دفتر مناسب برای نام‌نويسي اعضا و گرفتن امضا از آنها استفاده مي‌شد؛ بديهي است كه انتخاب دستگاه حضور و غیاب سنتي مانند روش ذكر شده علاوه بر زمان‌بر بودن با درصد بالايي از خطا و اشتباه همراه بوده و امكان اجحاف حق كاركنان، ايجاد اختلال در سيستم مديريتي و عقب‌افتادن کارها و حتی سوء‌استفاده برخی کارکنان برای ثبت ساعات کاری بیشتر وجود دارد؛ در ادامه این مقاله، پس از ذکر خلاصه‌ای از مزایای وجود دستگاه حضور و غیاب برای یک مجموعه و انواع دستگاه های حضور و غیاب موجود، راهکارهایی را به شما معرفی می‌کنیم تا با اصول مهم در انتخاب دستگاه حضور و غیاب آشنا شوید و بهترین انتخاب را برای مجموعه خود داشته باشید.

انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب، هدفمند شدن فعالیت پرسنل شرکت

همانطور که ذکر شد، مخصوصا اگر تعداد پرسنلی که در مجموعه یا شرکت شما فعالیت می‌کنند، زیاد نباشد، انتخاب دستگاه حضور و غیاب ضروری به نظر می‌رسد. از مزایایی که شما با داشتن این دستگاه‌ها در شرکت خود از آنها بهره‌مند می‌شوید، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

  • ‌مدیریت حضور و غیاب به صورت دقیق و با کارایی بالا
  • ردیابی ساعات فعال کاری حضوری پرسنل شرکت و انعطاف پذیری در تنظیم زمان کار پرسنل دورکار
  • تطابق کامل میزان دستمزد و مزایای پرسنل بر اساس ساعات فعال و اضافی کاری بدون وجود خطاهای انسانی
  • صرفه‌جویی زمان و هزینه برای پرداخت حقوق پرسنل(بخش بزرگی از حقوق که بر اساس ساعات کار تنظیم می‌شود).
  • هدفمند بودن فعالیت‌های شرکت، ایجاد اعتماد دوطرفه میان کارکنان و مدیران و جلوگیری از ایجاد بی‌نظمی
  • شفاف‌بودن نحوه رابطه بین پرسنل و مدیران و دسترسی به اطلاعات نحوه حضور و ساعات کاری پرسنل بصورت یکجا در بازه‌های زمانی دلخواه و مدیریت آنلاین

انواع دستگاه حضور و غیاب

انواع دستگاه‌های حضور و غیاب

پیش از آمدن سیستم‌های حضور و غیاب کاملا اتوماتیک، فعالیت دستگاه‌های مورد استفاده در اکثر شرکت‌ها بصورت نیمه‌اتوماتیک بود؛ بطوریکه انتخاب دستگاه حضور و غیاب توسط مدیران شرکت، محدود به انتخاب دستگاه‌هایی با عملکرد کارتی و پانچی بود که حضور و غیاب پرسنل در آنها بصورت نیمه‌اتوماتیک ثبت می‌شد.

با توجه به امکان وجود دستکاری و تقلب در دستگاه‌های حضور و غیاب با فعالیت نیمه‌اتوماتیک و هم‌چنین گسترش‌دادن فعاليت‌هاي دستگاه‌ها علاوه بر ثبت حضور پرسنل، راه‌حل‌هایی اتخاذ شد که در نتیجه آن دستگاه‌های حضور و غیاب با فعالیت کاملا اتوماتیک مانند گیت کنترل تردد طراحی شدند؛ امروزه بیشتر مدیران به انتخاب این دستگاه‌ها برای شرکت و مجموعه‌ خودشان می‌پردازند.

دستگاه‌های حضور و غیاب امروزی شامل یک بخش سخت‌افزار و هم‌چنین نرم‌افزار متناسب هستند؛ قسمت سخت افزاري شامل فيزيك خود دستگاه حضور و غياب است كه بصورت كاملا آفلاين اطلاعات حضور و غياب پرسنل را در خود ذخیره می‌کند. بخش نرم‌افزاری هم شامل یک لوح حاوی نرم‌افزار است که در سیستم کامپیوتر یا لب‌تاپ شرکت نصب شده و با متصل‌شدن به بخش سخت‌افزاری(به صورت باسيم يا بي‌سيم)، اطلاعاتی از قبیل تردد پرسنل شرکت، تعداد و مدت زمان مرخصی ثبت‌شده و غیره را در اختیار کاربر کنترل‌كننده قرار مي‌دهد؛ هم‌چنين اكثر اين نرم‌افزارها داراي بخش حسابرسي بوده كه به وسيله آن مقدار حقوق و مزاياي پرداختي محاسبه مي‌شود.

از جمله پرکاربردترین گزینه‌ها در انتخاب دستگاه‌ حضور و غیاب مناسب و موجود در بازار، که در فروشگاه سایت ایران اكسس هم ارائه می‌شود، دستگاه‌های حضور و غیاب زیر هستند که به صورت اجمالی توضیح می‌دهیم:

  • دستگاه‌ حضور و غیاب کارتی

در این نوع دستگاه، برای هر پرسنل یک کارت از طرف شرکت صادر می‌شود که شامل سریال یکتا می‌باشد؛ با قرارگیری کارت در روبروی دستگاه، ورود و خروج فرد به شرکت ثبت و کنترل می‌شود. انتخاب دستگاه حضور و غیاب با این روش مشکلاتی از قبیل نیاز به صدور کارت، عدم ثبت اطلاعات حضور و غیاب در صورت مفقودشدن کارت پرسنلی هر شخص، امکان آسیب به سنسورهای تشخیص کارت، وجود تقلب در ثبت کارت و غیره در پی خواهد ‌داشت. از طرفی انتخاب دستگاه حضور و غیاب با استفاده از کارت، ارزان‌تر از ساير دستگاه‌ها خواهد بود.

در این دستگاه، با قرارگرفتن اثرانگشت هر فرد در مکان خاص تعبیه‌شده (سنسور اثر انگشت)، اطلاعات ورود و خروج وی ثبت شده و به نرم‌افزار منتقل می‌شود. از مزایای این روش نسبت سیستم کارتی، همراه بودن شناسه کاربری فرد و عدم امکان ثبت تردد پرسنل به جای یکدیگر میباشد، همچنین در نسل جدید سیستم های اثرانگشتی، امکان شناسایی اثرانگشت تقلبی وجود دارد. نکته مهم در استفاده از سیستم حضور و غیاب اثرانگشتی، رعایت استاندارد لازم در ثبت و اسکن اولیه اثر انگشت میباشد.

  • دستگاه حضور و غياب با استفاده از تشخيص چهره

انتخاب دستگاه حضور و غياب با استفاده از تشخيص چهره، اطلاعات به مراتب درست‌تر و دقيق‌تري در اختيار مديريت شركت قرار مي‌دهد؛ براي يك مجموعه شلوغ با چگالي تردد بالا با توجه به سرعت بیشتر ثبت اطلاعات، انتخاب این نوع دستگاه‌ها مناسب‌تر است.

  • دستگاه حضور و غیاب با استفاده از تشخیص عنبیه چشم پرسنل

مانند مورد قبلی، سیستم تشخیص عنبیه، اطلاعات دقیق‌تری ارائه می‌دهد؛ انتخاب دستگاه حضور و غیاب با استفاده از تشخیص چهره یا عنبیه، هزینه بیشتری نسبت به سایر دستگاه‌ها برای مدیران مجموعه خواهد داشت.

برای کسب آگاهی بیشتر راجع‌ به دستگاه‌های حضور و غیاب، انواع آنها و ویژگی‌های بهترین دستگاه حضور و غیاب می‌توانید مقاله آشنایی با انواع مختلف دستگاه‌های حضور و غیاب را  مطالعه کنید.

دستگاه حضور و غیاب تشخیص عنبیه

اصول مهم در انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب

با توجه به تنوعی که برای دستگاه‌های حضور و غیاب و کنترل تردد از لحاظ دستورالعمل شناسایی افراد ذکر شد، شاید در ابتدا انتخاب بهترین نوع دستگاه سخت به نظر برسد، اما دسته‌بندی که در ادامه ذکر می‌شود، انتخاب دستگاه حضور و غیاب را برای شما بسیار آسان می‌کند:

1-انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب با توجه به مکان مورداستفاده

در این قسمت باتوجه به مکان استفاده از این دستگاه‌ها به بررسی مدل‌های مختلف خواهیم پرداخت.

  • انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای کارخانه‌های بزرگ و سازمان‌های پزشکی

با توجه به امکان از بین‌رفتن یا کم‌رنگ شدن اثر انگشت افراد به دلیل سختی مشغله و کار با مواد مختلف، انتخاب دستگاه حضور و غياب با استفاده از تشخيص چهره يا استفاده از كارت پرسنلی منطقی‌تر است.

  • انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای اداره‌های مختلف

از پرکاربردترین مکان‌ها در استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب که پرسنل در آنها بصورت منظم و شیفت مشخص کار می‌کنند، ادارات هستند که انتخاب دستگاه حضور و غیاب با اثرانگشت و تشخیص چهره مناسب‌تر به نظر می‌رسد.

  • انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای مدارس

مدارس و آموزشگاه‌ها نیز از جمله مکان‌هایی هستند که با توجه به تعدد پرسنل مدیریتی و دانش‌آموزان می‌توانند تکنولوژی تشخیص چهره و اثرانگشت را برای کنترل ورود و خروج در نظر بگیرند. توجه به نوع  نرم افزار حضور و غیاب مدارس هم علاوه بر انتخاب دستگاه ضروری است.

  • انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای باشگاه‌ها و استخرها

در انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب برای باشگاه‌ها و نرم‌افزار مناسب درجه آزادی بیشتری داریم که دستگاه‌های کارتی، تشخیص چهره و اثر انگشتی پرکاربردترین هستند. اما برای مکان هایی که دارای رطوبت زیادی هستند، مانند استخر ها و یا مناطق شمالی و جنوبی کشور که دارای آب و هوای شرجی هستند، انتخاب دستگاه  حضور و غیاب IP دار، امری ضروری است.

2-انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب با توجه به مشخصات خود دستگاه

علاوه بر مکان مورداستفاده دستگاه حضور و غیاب، مشخصات خود دستگاه و ویژگی‌های نرم افزاری نیز برای انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب نقش دارند که توجه به نکات زیر ضروری است:

  • ظرفیت دستگاه انتخاب‌شده و تعداد دستگاه‌ها با توجه به چگالی تردد
  • قیمت دستگاه حضور و غیاب و بودجه موجود
  • امکان ایجاد روش ارتباطی دستگاه انتخاب‌شده با بخش نرم‌افزاری(سیم، LAN، WIFI و غیره)
  • سرعت ثبت و انتقال اطلاعات دستگاه و دیگر تجهیزات جانبی
  • وجود محل مناسب برای نصب دستگاه و تجهیزات
  • وجود نرم‌افزار مناسب با کاربری مدیریت شرکت برای دستگاه انتخاب شده

برای کسب اطلاعات جامع و بیشتر به صفحه معرفی دستگاه‌های حضور و غیاب مراجعه کنید.

در پروسه انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب در کنار شما خواهیم بود!

امروزه دستگاه‌های حضور و غیاب به بخش جدانشدنی ادارات و شرکت‌ها تبدیل شده‌اند که مدیریت پرسنل، پرداخت حقوق و مزایا و دیگر کارهای مدیریتی را آسان‌تر از گذشته کرده‌اند.

اگر شما مدیر یک مجموعه یا سازمان خاص هستید، شرکت ایران اکسس، با ارائه انواع دستگاه‌های حضور و غیاب به همراه تکنولوژی جدید، آماده تامین و تجهیز دستگاه حضور و غیاب مناسب برای مجموعه شماست.

نیاز به راهنمایی بیشتر دارید؟

پست های مرتبط

6 دیدگاه. Leave new

  • سلام.یه سوال:دستگاه حضور و غیاب، بجز ثبت تردد پرسنل کاربرد دیگری دارد؟

    پاسخ
    • سلام
      عملکرد اصلی دستگاه حضور و غیاب، ثبت سیستمی ساعات تردد و ورود و خروج کاربران است که در نهایت این اطلاعات از طریق نرم افزار حضور غیاب مرتب شده و بر اساس شیفت و تنظیمات انجام شده، گزارش خروجی مناسبی که میزان ساعات کاری و عملکرد کارمندان رو نشون میده، ارائه خواهد شد.
      اما بعضی دستگاه های حضور و غیاب، مجهز به حروجی رله هستند که این امکان را دارند که به قفل های الکتریکی و گیت های تردد و دربهای اتوماتیک متصل بشوند و فرمان باز و بسته شدن را از طریق دستگاه به این تجهیزات ارسال کرد. در این صورت این دستگاه ها به عنوان دستگاه کنترل تردد یا اکسس کنترل شناخته میشن که نرم افزار متفاوتی هم دارند.
      در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر لطفا تماس بگیرید

      پاسخ
  • عالی توضیح دادید

    پاسخ
  • سلام.اسکنر دستگاه حضورغیاب من ضعیفه راهی برای بهبودش هست؟

    پاسخ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Fill out this field
Fill out this field
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.
You need to agree with the terms to proceed

فهرست